Milyarlarca kayıp: Yanlış şantiye iletişimi nedeniyle gizli maliyetler
İletişim eksiklikleri, inşaatta hata maliyetlerinin başlıca nedenlerinden biridir ve 2020’de bu maliyetler 18,3 milyar Euro’ya ulaştı. WhatsApp gibi özel mesajlaşma uygulamalarının kullanımı bu sorunu önemli ölçüde artırmaktadır. Önemli anlaşmalar, fotoğraflar ve talimatlar, 10’dan fazla katılımcının yer aldığı yapılandırılmamış sohbetlerde kaybolmaktadır. WhatsApp üzerinden gönderilen bir eksiklik bildirimi, mahkemeler tarafından genellikle VOB/B anlamında yazılı bildirim olarak kabul edilmemektedir ve bu durum garanti haklarının kaybına yol açabilir. Herhangi bir belgelenmemiş talimat, birkaç bin Euro’luk bir sorumluluk riski taşımaktadır. Sohbetlerden bilgilerin inşaat günlüğüne manuel aktarımı, bir inşaat yöneticisine haftada 5 saate kadar mal olmaktadır. Bu verimsiz çalışma biçimi, doğrudan bir yol açıcıdır şantiyedeki iletişim sorunlarına, projeleri geciktirir ve bütçeleri aşar. Çalışanların cihazlarındaki özel ve iş verileri arasındaki ayrımın olmaması ayrıca sürekli bir güvenlik riski teşkil etmektedir.
Bu yetersiz veri yönetimi, bir sonraki kritik noktaya doğrudan yol açmaktadır: yasal veri koruma gerekliliklerine uyum.
DSGVO ihlallerinden kaçınmak: Şantiyede WhatsApp kullanımı neden yasadışıdır
WhatsApp’ın işletme iletişimi için kullanımı, veri koruma temel yönetmeliği (DSGVO) açısından açık bir ihlaldir. Servis, kullanıcının tüm adres defterine erişim sağlamakta ve bu verileri, WhatsApp kullanmayan kişilerin yer aldığı sunuculara iletmektedir. Her bir kişinin açık onayı olmadan bu durum geçerli değildir ve 20 milyon Euro’ya kadar veya yıllık gelirin %4’ü kadar ceza ile sonuçlanabilir. İnşaat şirketlerinin p’inden fazlası bu riski her gün görmezden gelmektedir. Profesyonel bir inşaat şirketleri için mesajlaşma uygulaması aşağıdaki kriterleri karşılamalıdır, böylece DSGVO’ya uygun olur:
- Sunucu lokasyonu Almanya: Tüm veriler, yalnızca Avrupa Birliği’ndeki sunucularda, ideal olarak Almanya’da saklanmalıdır.
- Özel kişisel irtibatlara erişim yok: Uygulama, akıllı telefonun özel adres defterine erişim sağlayamaz.
- Veri işleme sözleşmesi (AVV): İnşaat şirketi ile yazılım sağlayıcı arasında, DSGVO’nın 28. maddesine uygun geçerli bir AVV olmalıdır.
- Ayrı kullanıcı yönetimi: Yönetici, kullanıcıların erişim hakları üzerinde kontrol sahibi olmalı ve gerektiğinde bunları engelleyebilmelidir.
Bu kriterlere uyum sağlamak yalnızca hukuki bir güvence değil, aynı zamanda kanıt güvenilir belgelerin temeli olacaktır.
VOB ve HOAI’ye göre kanıt güvenilir yapı belgelerini otomatikleştirin
Kapsamlı bir yapı belgelemesi, HOAI’nın performans aşamasının 8. aşamasının temel bir hizmetidir ve hukuki güvenlik için kritik öneme sahiptir. İnşaat günlüğü, hava durumundan eksikliklere kadar tüm ilgili olayları kaydetmelidir. Şantiye için özel bir mesajlaşma uygulaması, bu süreci otomatikleştirir. Her mesaj, her fotoğraf ve her belge otomatik olarak doğru inşaat projesine ve doğru inşaat günlüğüne atanır. Bu, inşaat yöneticileri için manuel belgeleme yükünü p’e kadar azaltır. Fotoğraflar, otomatik olarak zaman ve yer damgası alır ve bu, mahkemelerdeki kanıt değerini önemli ölçüde artırır. WhatsApp’a kıyasla, burada görüntüler genellikle sıkıştırılmakta ve metadata olmaksızın kaydedilmektedir; profesyonel bir çözüm ise tüm verileri orijinal kalitede güvence altına alır. Bu yapılandırılmış kayıt, etkili bir mesajlaşma ile proje yönetiminin temelidir. Otomatik kaydetme, tüm iletişim adımlarının izlenebilir olmasını garanti eder ve VOB’nun gerekliliklerine uygun olmasını sağlar. Böylece basit iletişim, projenin tamamı için sağlam bir veri temeli olur.
Ama yalnızca veri toplamak, sorunun yalnızca bir kısmını çözer çünkü birçok şantiyede iletişim, dilin kendisi nedeniyle başarısız olmaktadır.
Dil engellerini aşmak: Gerçek zamanlı çeviri ile verimliliği artırmak
Alman şantiyelerinde, 10’dan fazla farklı milletten ekipler bir arada çalışmakta ve bu durum sıklıkla yanlış anlamalara yol açmaktadır. Dil engellerinden kaynaklanan iletişim hataları, iş kazalarının ve yapı eksikliklerinin yaygın nedenlerinden biridir. Şantiye için modern bir mesajlaşma uygulaması, dolayısıyla, entegre bir çeviri işlevi sunmalıdır. Mesajlar, alıcının ana dilinde görüntülenebilir; bu da hata oranını oranında kanıtlanabilir bir şekilde azaltmaktadır. Açık talimatlar, toplam inşaat maliyetlerinin %5’ine kadar ulaşabilen maliyetli yeniden çalışmaları önler. Gerçek zamanlı ile iletişim kurma imkanı, güvenlik uyarılarının ve plan değişikliklerinin derhal herkes tarafından anlaşılmasını sağlar. Bu, şantiyede güvenlik için özellikle önemlidir çünkü tüm çalışanların talimatları gecikmeden anlaması gerekir. Bu tür bir işlev, yalnızca verimliliği artırmakla kalmaz, aynı zamanda takımda kapsayıcılığı ve iş güvenliğini de teşvik eder. Projeyi herkes için daha kolay ve güvenli hale getirir. Basit kullanılabilirlik bu noktada çalışanlar arasında benimseme için belirleyici bir faktördür.
Sonuç: Valoon ile avantajınız
WhatsApp gibi güvensiz ve yapılandırılmamış kanallardan, şantiye için profesyonel bir mesajlaşma uygulamasına geçmek, dijitalleşme için kritik bir adımdır. Valoon, inşaat sektörünün gereksinimleri için özel olarak geliştirilmiştir ve iletişimdeki temel sorunları çözmektedir. Siz de maksimum basitlikten faydalanırsınız, çünkü çalışanlarınız şantiyede WhatsApp’ı kullanmaya devam ederken, iletişim arka planda hukuken güvenilir bir şekilde belgelenmektedir. Siz, ‘den fazla verimlilik artışı otomatikleştirilmiş inşaat günlükleri ve açık görev dağılımı sayesinde sağlarsınız. Ve mutlak hukuki güvenceyi DSGVO’ya uygun depolama ve VOB ile HOAI’ye uygun kesintisiz bir belgeleme sayesinde sağlarsınız. Size zaman kazandıran ve firmanızı pahalı hatalardan ve sorumluluk risklerinden koruyan bir çözümden daha fazlasından vazgeçmeyin. Şimdi ücretsiz demo talep edin ve avantajlarını kendiniz görün.
Daha Fazla Bağlantı
Fraunhofer IESE inşaat sektöründe dijitalleşme üzerine bir çalışmayı konu alan bir blog yazısı sunmaktadır.
Das İstatistiksel Federal Ofisi (Destatis) inşaat faaliyetleri istatistiğindeki dijitalleşme potansiyeli hakkında bir PDF belgesi sunmaktadır.
Der Alman İnşaatçılar Birliği (ZDB) dijitalleşme konusunda bir pozisyon belgesi yayınlamaktadır.
Haufe iş sağlığı ve güvenliği konusunda hukuken güvenilir belgeleme üzerine bir makale sunmaktadır.
Die Doğu Mecklenberg-Vorpommern Zanaat Odası (HWK OMV) VOB’ya göre yapı belgeleme konusunda uygulamalı bilgiler sunmaktadır.
Die Baden-Württemberg Mimarlar Odası (AKBW) WhatsApp kullanımında DSGVO’nın uygulanması hakkında bilgi vermektedir.
ingenieur.de şantiyelerde yetersiz iletişimden kaynaklanan zararları ele almaktadır.
Das Federal İnşaat, Şehir ve Mekan Araştırmaları Enstitüsü (BBSR) dijital planlama ve inşaat konusunda bilgiler sunmaktadır.
FAQ
Çalışanlarım yeni bir uygulama kurmak zorunda mı?
Hayır. Valoon’un kritik avantajı, çalışanlarınızın şantiyede alıştıkları gibi WhatsApp’ı kullanmaya devam edebilmeleridir. Tüm hukuki belgeler ve proje atamaları arka planda gerçekleştirilmekte, kimsenin yeniden eğitilmesi veya yeni bir yazılımın yüklenmesi gerekmemektedir.
Valoon ile yapılan belgeleme mahkemede geçerli mi?
Evet. Valoon üzerinden işlenen tüm veriler, fotoğraflar, mesajlar ve belgeler, değiştirilemeyen bir zaman ve yer damgası ile işaretlenir ve DSGVO’ya uygun olarak Almanya’daki sunucularda saklanır. Bu durum, VOB ve HOAI’ya göre kanıt güvenilir belgeleme gerekliliklerini karşılamaktadır.
Otomatik inşaat günlüğü oluşturma süreci nasıl işler?
Proje sohbeti üzerinden gönderilen tüm mesajlar, görüntüler ve dosyalar, Valoon tarafından otomatik olarak doğru inşaat projesine ve tarihe atanır. Günün sonunda, yalnızca bir tıklama ile, tüm ilgili bilgileri içeren tam, kronolojik bir inşaat günlüğünü PDF formatında oluşturabilirsiniz.
Valoon, çok dilli ekipleri de destekliyor mu?
Evet, Valoon entegre bir gerçek zamanlı çeviri işlevine sahiptir. Mesajlar, her çalışan tarafından tercih ettiği dilde okunabilir. Bu, dil engellerini ortadan kaldırır, yanlış anlamaları azaltır ve şantiyedeki iş güvenliğini önemli ölçüde artırır.
Valoon’un şantiyedeki çalışanlar için maliyeti nedir?
Şantiyedeki çalışanlar için kullanım tamamen ücretsizdir. Fiyatlandırma modelimiz, yalnızca ofisteki kullanıcılar (örneğin inşaat yöneticileri, proje yöneticileri) için bir lisans ücreti alınacak şekilde tasarlanmıştır. Böylece giriş engelini düşürmekte ve tüm ekipte yüksek kabul görmesini sağlamaktayız.
Valoon ile ne kadar hızlı başlayabilirim?
Valoon’un kurulumu basit ve genellikle bir iş günü kadar sürmez. Kısa bir tanıtımdan sonra hemen ilk projenizi oluşturabilir ve hukuken güvenilir iletişim ve belgelemeye başlayabilirsiniz. Sadece bir ücretsiz demo talep edin, ve nasıl yapılacağını sizlere göstereceğiz.
