La trampa de miles de millones: Costos ocultos por una mala comunicación en la obra
Los fallos de comunicación son una de las principales causas de los costos de errores en la construcción, que ascendieron a 18,3 mil millones de euros en 2020. El uso de mensajeros privados como WhatsApp agrava enormemente este problema. Acuerdos importantes, fotos e instrucciones se pierden en chats no estructurados con más de 10 participantes. Una notificación de defectos por WhatsApp a menudo no es reconocida por los tribunales como una notificación escrita según la VOB/B, lo que puede llevar a la pérdida de reclamaciones de garantía. Cada instrucción no documentada implica un riesgo de responsabilidad de varios miles de euros. La transferencia manual de información de los chats al diario de obra puede costarle a un jefe de obra hasta 5 horas por semana. Esta forma de trabajo ineficiente es un camino directo hacia los problemas de comunicación en la obra, que retrasan los proyectos y desbordan los presupuestos. La falta de separación entre datos privados y laborales en los dispositivos de los empleados también representa un riesgo de seguridad permanente.
Esta gestión de datos inadecuada conduce directamente al siguiente punto crítico: el cumplimiento de las regulaciones legales sobre protección de datos.
Evitar violaciones del RGPD: Por qué WhatsApp es ilegal en la obra
El uso de WhatsApp para la comunicación empresarial es una clara violación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). El servicio accede a toda la agenda de contactos del usuario y transmite estos datos a servidores en EE. UU., incluso de personas que no utilizan WhatsApp. Sin el consentimiento expreso de cada contacto individual, esto es ilegal y puede resultar en multas de hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual. Más del 70 % de las empresas de construcción ignoran este riesgo a diario. Un mensajero profesional para empresas de construcción debe cumplir con los siguientes criterios para ser conforme al RGPD:
- Ubicación del servidor en Alemania: Todos los datos deben almacenarse exclusivamente en servidores dentro de la UE, idealmente en Alemania.
- Sin acceso a contactos privados: La aplicación no debe tener acceso a la agenda privada del smartphone.
- Contrato de procesamiento de pedidos (AVV): Entre la empresa de construcción y el proveedor de software debe existir un AVV válido según el Art. 28 del RGPD.
- Gestión de usuarios separada: Los administradores deben tener control sobre los derechos de acceso de los usuarios y poder bloquearlos si es necesario.
Cumplir con estos criterios no solo es una protección legal, sino también la base para una documentación fiable.
Automatizar la documentación de obra fiable según VOB y HOAI
Una documentación de obra completa es un servicio básico de la fase de rendimiento 8 de la HOAI y es crucial para la seguridad jurídica. El diario de obra debe registrar todos los eventos relevantes, desde datos climáticos hasta defectos. Un mensajero especializado para la obra automatiza este proceso. Cada mensaje, cada foto y cada documento se asignan automáticamente al proyecto de construcción correcto y al informe diario correspondiente. Esto reduce el esfuerzo de documentación manual para los jefes de obra en hasta un 70%. Las fotos reciben automáticamente una marca de tiempo y un lugar, lo que aumenta su valor probatorio en tribunales de manera masiva. A diferencia de WhatsApp, donde las imágenes a menudo se almacenan comprimidas y sin metadatos, una solución profesional asegura todos los datos en calidad original. Esta recopilación estructurada es la base para un gestión de proyectos con mensajero. La documentación automática asegura que todos los pasos de comunicación son trazables y cumplen con los requisitos de la VOB. Así, la simple comunicación se convierte en una base de datos sólida para todo el proyecto.
Sin embargo, la simple recopilación de datos solo resuelve una parte del problema, ya que en muchas obras la comunicación falla por el idioma mismo.
Superar las barreras idiomáticas: Aumentar la eficiencia a través de la traducción en tiempo real
En las obras alemanas trabajan equipos de más de 10 nacionalidades diferentes, lo que frecuentemente conduce a malentendidos. Los errores de comunicación debidos a barreras idiomáticas son una causa común de accidentes laborales y defectos de construcción. Por lo tanto, un mensajero moderno para la obra debe ofrecer una función de traducción integrada. Los mensajes pueden mostrarse en el idioma materno del destinatario, lo que reduce la tasa de errores en un 15 % comprobado. Instrucciones claras evitan reprocesos costosos que pueden representar hasta el 5 % del costo total de construcción. La posibilidad de comunicar en tiempo real, asegura que las alertas de seguridad y los cambios de planificación sean entendidos de inmediato por todos. Esto es especialmente importante para la seguridad en la obra, ya que todos los empleados deben comprender las instrucciones sin demora. Esta función no solo fomenta la eficiencia, sino también la inclusión y la seguridad laboral en el equipo. Hace que el proyecto sea más fácil y seguro para todos los involucrados. La facilidad de uso es un factor decisivo para la aceptación entre los empleados.
Conclusión: Tu ventaja con Valoon
El cambio de canales inseguros y no estructurados como WhatsApp a un mensajero profesional para la obra es un paso decisivo hacia la digitalización. Valoon ha sido diseñado específicamente para las necesidades del sector de la construcción y resuelve los problemas centrales de la comunicación. Te beneficias de máxima simplicidad, ya que tus empleados en la obra pueden seguir utilizando WhatsApp, mientras que la comunicación se documenta de manera legal en segundo plano. Aumentas la eficiencia en más del 20 % a través de informes de obra automatizados y una distribución clara de tareas. Y creas una seguridad jurídica absoluta a través del almacenamiento conforme al RGPD y una documentación completa, reconocida según VOB y HOAI. No renuncies más a una solución que te ahorra tiempo y protege a tu empresa de costosos errores y riesgos de responsabilidad. Reserva ahora tu demostración gratuita y comprueba por ti mismo las ventajas.
Más enlaces
Fraunhofer IESE ofrece una publicación de blog sobre un estudio sobre digitalización en la industria de la construcción.
Das Oficina Federal de Estadística (Destatis) proporciona un documento PDF sobre el potencial de digitalización en la estadística de actividades de construcción.
Der Asociación Central de la Construcción Alemana (ZDB) publica un documento de posición sobre el tema de digitalización.
Haufe ofrece un artículo sobre documentación legalmente segura en la protección laboral.
Die Cámara de Oficios de Mecklenburg-Pomerania Occidental (HWK OMV) proporciona conocimientos prácticos sobre documentación de construcción según VOB.
Die Cámara de Arquitectos de Baden-Württemberg (AKBW) informa sobre la aplicación del RGPD en el uso de WhatsApp.
ingenieur.de analiza los daños causados por la falta de comunicación en las obras.
Das Instituto Federal de Investigación de Construcción, Ciudad y Espacio (BBSR) ofrece información sobre planificación y construcción digitales.
FAQ
¿Deben mis empleados instalar una nueva aplicación?
No. La ventaja decisiva de Valoon es que tus empleados en la obra pueden seguir utilizando WhatsApp como normalmente lo hacen. Toda la documentación legal se realiza en segundo plano, sin que nadie necesite ser capacitado o instalar un nuevo software.
¿Es la documentación con Valoon válida ante los tribunales?
Sí. Todos los datos procesados a través de Valoon, como fotos, mensajes y documentos, se marcan con una fecha y hora inalterables y se almacenan conforme al RGPD en servidores alemanes. Esto cumple con los requisitos para una documentación fiable según VOB y HOAI.
¿Cómo funciona la creación automática de informes de obra?
Todos los mensajes, imágenes y archivos enviados a través del chat del proyecto se asignan automáticamente por Valoon al proyecto de construcción y la fecha correctos. Al final del día, puedes generar con un solo clic un informe de obra completo y cronológico en PDF que contenga toda la información relevante.
¿Valoon también apoya equipos multilingües?
Sí, Valoon cuenta con una función integrada de traducción en tiempo real. Los mensajes pueden ser leídos por cada empleado en su idioma preferido. Esto elimina barreras idiomáticas, reduce malentendidos y aumenta considerablemente la seguridad en la obra.
¿Cuánto cuesta Valoon para los empleados en la obra?
Para los empleados en la obra, el uso es completamente gratuito. Nuestro modelo de precios está diseñado de tal manera que solo se cobra una cuota por los usuarios en la oficina (por ejemplo, jefes de obra, directores de proyecto). Así, disminuimos la barrera de entrada y aseguramos una alta aceptación en todo el equipo.
¿Cuán rápido puedo comenzar con Valoon?
La configuración de Valoon es sencilla y generalmente toma menos de un día laborable. Después de una breve introducción, puedes crear inmediatamente tu primer proyecto y comenzar con la comunicación y documentación legales. Simplemente reserva una demostración gratuita y te mostraremos cómo funciona.
