O papel decisivo dos documentos de revisão da VOB para uma aceitação bem-sucedida da construção
Completo Documentos de revisão da VOB não são uma tarefa opcional, mas sim uma obrigação contratual principal do empreiteiro. Eles documentam o estado final e realmente executado de uma obra (“as-built”) e são essenciais para a operação posterior. A base legal para isso se encontra na Regulamentação de Licitações e Contratos para Serviços de Construção, especialmente na VOB/C, que define requisitos específicos para cada ofício.
Esses documentos abrangem muito mais do que apenas alguns planos corrigidos. Eles incluem uma variedade de documentos necessários para a manutenção e operação segura. Uma documentação incompleta pode aumentar o custo de manutenção em até 40%. Os requisitos estão detalhados nas Condições Gerais Técnicas de Contrato (ATV) da VOB/C, bem como em numerosas normas DIN. Uma correta elaboração dos documentos de revisão é, portanto, decisiva para o cumprimento do contrato.
Os componentes essenciais geralmente incluem os seguintes documentos:
- Planos de situação e esquemas atualizados (por exemplo, para elétrica ou TGA)
- Instruções de operação e manutenção para todos os sistemas técnicos
- Protocolos de testes e medições (por exemplo, testes de pressão, regulações)
- Certificados e aprovações de produtos usados
- Fotos que documentam o estado antes da cobertura
- Comprovações de material e informações de contato dos fabricantes
- Comprovantes de treinamento para a equipe operacional
A elaboração precisa desses documentos não é apenas uma obrigação formal, mas também garante a qualidade e a rastreabilidade do serviço prestado. Sem eles, uma entrega suave ao cliente é quase inimaginável, o que leva diretamente a consequências legais.
Consequências legais em caso de falta de documentos segundo VOB/B § 13
A falta de Documentos de revisão da VOB é claramente considerada um vício conforme o § 13 VOB/B. Isso dá ao contratante um poderoso meio de pressão, que pode ter consequências financeiras de longo alcance para sua empresa. Um tal vício pode até impedir a aceitação de toda a prestação da obra. O faturamento final pode assim ser emitido semanas ou meses depois, o que pode diminuir sua liquidez em até 25%.
O contratante tem o direito de reter parte da remuneração até que os documentos sejam entregues integralmente. Os tribunais frequentemente aprovam um adicional de pressão equivalente ao dobro do custo para a recriação dos documentos. Esse bloqueio pode rapidamente representar de 5 a 10% do valor do contrato. Além disso, o prazo de garantia só começa com a aceitação completa, que é bloqueada pela falta de documentos. Um bom software de gestão de documentos de construção ajuda a minimizar esses riscos.
A obrigação de entrega é inequívoca e não sujeita a negociação, desde que acordada contratualmente. Ela serve para permitir ao operador um uso correto e seguro do edifício. Sem uma documentação completa, isso não é garantido, razão pela qual a jurisprudência é bastante rigorosa. Assim, os riscos de documentos incompletos vão muito além de meras formalidades e afetam o cerne de suas obrigações contratuais.
Transformação digital: reduzir o esforço de elaboração em 50%
A elaboração tradicional de Documentos de revisão da VOB é um processo ineficiente e propenso a erros. As informações muitas vezes são reunidas arduamente apenas no final do projeto por diferentes colaboradores e de diversas fontes. Mais de 60% das empresas de construção ainda usam papel, e-mail e pastas não estruturadas. Isso resulta em um enorme esforço manual e um alto risco de que detalhes importantes se percam.
Uma solução digital como o software de arquivo de construção digital da Valoon transforma esse processo fundamentalmente. Em vez de juntar tudo no final, os dados são capturados continuamente ao longo de todo o fluxo de construção. Um colaborador no canteiro de obras simplesmente tira uma foto ou vídeo com seu smartphone e envia pelo WhatsApp. Esse simples processo leva menos de 30 segundos.
A plataforma Valoon processa essas informações automaticamente em segundo plano. Os dados são marcados com timestamp, local e informações do colaborador e associados ao projeto de construção correto. Assim, surge uma documentação completa, cronológica e legalmente segura em tempo real. Essa abordagem reduz o esforço administrativo para a elaboração dos documentos de revisão em pelo menos 50% e elimina quase completamente a taxa de erro. Isso transforma a documentação de uma obrigação incômoda em um processo eficiente e gerador de valor.
Em 4 etapas para uma documentação conforme a VOB com Valoon
A transição para uma coleta digital de seus Documentos de revisão da VOB é incrivelmente simples com Valoon e não requer treinamento para seus colaboradores no canteiro de obras. O processo é dividido em quatro etapas simples:
- Coletar informações via WhatsApp: Seu colaborador no canteiro documenta um fato relevante – seja uma tubulação instalada, um defeito ou uma mensuração – com uma foto, vídeo ou mensagem de voz e envia isso para um número de WhatsApp relacionado ao projeto. Isso leva em média apenas 25 segundos.
- Processamento automático em segundo plano: A Valoon recebe a mensagem e analisa o conteúdo. O sistema automaticamente fornece à informação um timestamp legalmente seguro e a associa ao colaborador correto.
- Organização estruturada na web app: Os dados coletados estão imediatamente disponíveis na aplicação web central no escritório. Lá, eles são organizados por projeto de construção, ofício e palavra-chave (por exemplo, “protocolo de teste”) e podem ser acessados a qualquer momento. A função de busca encontra qualquer documento em menos de 5 segundos.
- Exportação com um clique: No final do projeto ou conforme necessário, você exporta toda a documentação de revisão com apenas um clique como um documento PDF conforme a VOB. Este contém todas as imagens, protocolos e comentários em uma estrutura limpa e cronológica, pronta para entrega ao contratante.
Esse fluxo de trabalho digital garante que nenhuma informação se perca e que a documentação para as aceitações segundo a VOB esteja sempre completa. Assim, a elaboração dos documentos passa de uma carga reativa para um processo proativo e simples.
Garantir qualidade e completude para cada ofício
Os requisitos para Documentos de revisão da VOB variam conforme o ofício, desde documentos de revisão na construção subterrânea até a instalação técnica de edifícios. Um desafio central é garantir a completude em todas as áreas. Muitas vezes faltam até 15% dos documentos necessários, pois eles se perdem na correria do dia a dia da construção. A Valoon aborda esse problema com uma coleta estruturada que pode ser adaptada às necessidades específicas dos ofícios.
Por meio do uso de hashtags predefinidas ou grupos relacionados ao projeto, os colaboradores podem atribuir informações diretamente ao ofício correto. Uma foto de um quadro de distribuição pode, por exemplo, ser marcada com #Elétrica e automaticamente ir para a pasta correta. Isso reduz o trabalho de classificação no escritório em mais de 80%. Assim, é garantido que detalhes como folhas de dados de materiais ou protocolos de teste para instalações específicas não fiquem faltando.
Essa coleta de dados estruturada aumenta consideravelmente a qualidade da documentação. Em vez de coleções de imagens desordenadas, você obtém uma história completa, que também é compreensível para terceiros. Isso é um requisito essencial para documentos de revisão, que devem possibilitar uma operação suave e modificações futuras. Com uma solução digital como a Valoon, você atende a essa exigência sem esforço adicional e fortalece sua posição na aceitação da construção.
Conclusão: Com Valoon para documentos de revisão legalmente seguros sem esforço
A elaboração de Documentos de revisão da VOB é uma tarefa crítica que decide sobre a aceitação pontual e o pagamento completo. Processos manuais são lentos, caros e propensos a erros. Eles levam a um esforço administrativo que pode atribuir até 10 horas por semana a cada gerente de projeto. A Valoon oferece uma solução testada na prática, para digitalizar e simplificar esse processo.
Seus benefícios com a Valoon são claros: você alcança segurança jurídica por meio de uma documentação completa e com timestamp, uma economia de tempo de até 50% na elaboração dos documentos e uma aceitação significativamente maior entre os colaboradores, já que eles podem permanecer confortavelmente no WhatsApp. Garanta sua liquidez e evite disputas caras. Assegure-se de que sua documentação de construção esteja completa e correta desde o início. bei den Mitarbeitern, da diese einfach bei WhatsApp bleiben können. Sichern Sie Ihre Liquidität und vermeiden Sie teure Streitigkeiten. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Baudokumentation von Anfang an vollständig und korrekt ist.
Prepare seus processos agora para o futuro. Agende uma demonstração gratuita e descubra como você pode criar seus documentos de revisão em menos de 30 minutos por semana.
Mais Links
Wikipedia oferece uma visão abrangente sobre a Regulamentação de Licitações e Contratos para Serviços de Construção (VOB).
Die Cidade de Mülheim an der Ruhr fornece um caderno de encargos para licitações que contém requisitos detalhados para os documentos de revisão.
VOB.de oferece um artigo especializado sobre a aceitação de serviços de construção de acordo com a VOB.
Der Forum Verlag publica conhecimentos especializados sobre a aceitação da construção segundo BGB e VOB.
TAB – O meio especializado para planejadores e decisores de TGA informa sobre decisões judiciais recentes que são relevantes para a instalação técnica de edifícios.
Rödl & Partner explica acordos contratuais sobre a documentação de serviços realizados no setor imobiliário.
Die Sociedade Alemã para Transferência de Conhecimento e Pesquisa do Futuro (DGWZ) explora como a versão revisada da VOB de 2019 contribui para mais clareza nos contratos de construção.
FAQ
Documentos de revisão digitais são reconhecidos legalmente?
Sim, documentos de revisão digitais são reconhecidos legalmente, desde que atendam aos mesmos requisitos de completude, legibilidade e autenticidade que documentos em papel. É importante que os formatos sejam comuns (por exemplo, PDF/A) e que os documentos sejam rastreáveis e à prova de falsificação, o que é garantido por timestamps e um registro claro.
Preciso instalar um novo aplicativo para usar o Valoon?
Não. A grande vantagem para seus colaboradores no canteiro de obras é que eles não precisam aprender ou instalar um novo aplicativo. Toda a comunicação e coleta de dados acontece por meio do WhatsApp, uma aplicação já utilizada por mais de 90% dos profissionais. Apenas os gerentes de projeto do escritório usam a aplicação web central para gerenciamento.
Quão trabalhoso é implementar o Valoon em nossa empresa?
A implementação é extremamente simples e normalmente leva menos de um dia. Você receberá um número de telefone exclusivo para cada projeto de construção. Esse número é passado para seus colaboradores, que podem começar a documentação imediatamente. Não é necessária uma integração complexa de TI ou treinamento demorado.
Posso importar documentos existentes para o Valoon?
Sim, a plataforma Valoon é projetada para servir como um hub central para sua documentação de construção. Você pode facilmente carregar documentos digitais existentes, como planos, protocolos ou e-mails, arrastando e soltando-os no projeto correspondente, reunindo assim todas as informações relevantes em um só lugar.
Quais custos estão associados ao uso no canteiro de obras?
Para os colaboradores no canteiro de obras que enviam informações pelo WhatsApp, o uso do Valoon é completamente gratuito. Custos são incorridos apenas para as licenças dos usuários no escritório que gerenciam e exportam os dados. Esse modelo de preços reduz a barreira de entrada e promove a aceitação em toda a equipe.
Meus dados estão seguros com o Valoon e em conformidade com a GDPR?
Sim, absolutamente. A Valoon é uma empresa alemã e dá grande importância à segurança dos dados e à conformidade com a GDPR. Todos os dados são hospedados em servidores seguros na Alemanha e processados segundo os mais altos padrões de segurança, para garantir a confidencialidade e integridade dos seus dados de projeto em todos os momentos.
