Ключевая роль ревизионной документации VOB для успешного завершения строительства
Полный ревизионная документация VOB не является опциональной задачей, а представляет собой основную контрактную обязанность подрядчика. Она документирует финальное, фактически выполненное состояние строительного объекта («as-built») и необходима для дальнейшей эксплуатации. Правовая основа для этого содержится в Порядке закупок и договоров на строительные работы, в частности в VOB/C, который определяет специфические требования для каждой отрасли.
Эти документы включают гораздо больше, чем просто несколько исправленных планов. Они содержат множество документов, необходимых для обслуживания и безопасной эксплуатации. Неполная документация может увеличить стоимость обслуживания на 40 %. Требования к документации четко определены в Общих технических условиях контрактов (ATV) VOB/C и множества стандартов DIN. Корректное составление ревизионной документации является ключевым для выполнения контракта.
К важным элементам обычно относятся следующие документы:
- Обновленные плановые и схемные чертежи (например, для электрооборудования или технического оборудования)
- Инструкции по эксплуатации и обслуживанию всех технических систем
- Протоколы проверок и измерений (например, проверки давления, регулировки)
- Сертификаты и разрешения на использованные продукты
- Фотографии, документирующие состояние до покрытия
- Документы, подтверждающие материалы, и контактные данные производителей
- Свидетельства о прохождении обучения для обслуживающего персонала
Точное составление этих документов является не только формальным требованием, но и гарантией качества и возможности отслеживания выполненной работы. Без них плавная передача результатов строительству едва ли возможна, что прямо ведет к юридическим последствиям.
Юридические последствия при отсутствии документов по VOB/B § 13
Отсутствие ревизионная документация VOB по § 13 VOB/B следует считать явным недостатком. Это дает заказчику мощный рычаг давления, который может иметь серьезные финансовые последствия для вашей компании. Такой недостаток может помешать принятию всех строительных работ. Конечный расчет может быть выставлен только через недели или месяцы, что может снизить вашу ликвидность на 25%.
Заказчик имеет право удерживать часть вознаграждения до полного получения документов. Суды часто одобряют дополнительно к удерживаемой сумме двойную стоимость для замены документов. Это удержание может составить от 5 до 10% от суммы контракта. Кроме того, срок гарантии начинается только с полной приемки, которая блокируется отсутствием документов. Хорошее Программное обеспечение для управления документами в строительстве помогает минимизировать эти риски.
Обязанность передачи документов однозначна и не подлежит обсуждению, если это оговорено в контракте. Это необходимо для обеспечения надлежащего и безопасного использования здания. Без полной документации этого не обеспечивается, поэтому судебная практика здесь очень строгая. Риски неполных документов выходят далеко за рамки простых формальностей и касаются самой сути ваших обязательств по контракту.
Цифровая трансформация: снизить затраты на составление на 50%
Традиционное составление ревизионная документация VOB является неэффективным и подверженным ошибкам процессом. Информация часто собирается только в конце проекта трудоемким способом от различных сотрудников и из разных источников. Более 60% строительных компаний по-прежнему используют бумагу, электронную почту и неструктурированные папки. Это ведет к огромному ручному труду и высокому риску потерь важных деталей.
Цифровое решение, такое как программное обеспечение для цифровой строительной документации от Valoon в корне трансформирует этот процесс. Вместо того чтобы в конце всего собирать информацию, данные собираются непрерывно на протяжении всего строительного процесса. Один из сотрудников на строительной площадке просто делает фото или видео с помощью своего смартфона и отправляет его через WhatsApp. Этот простой процесс занимает менее 30 секунд.
Платформа Valoon автоматически обрабатывает эту информацию в фоновом режиме. Данные сопровождаются временной меткой, местом и информацией о сотруднике и привязываются к конкретному строительному проекту. Так создается непрерывная, хронологическая и юридически безопасная документация в реальном времени. Этот подход уменьшает административную нагрузку для составления ревизионной документации минимум на 50% и практически полностью устраняет количество ошибок. Так, документация превращается из обременительной обязанности в эффективный и добавляющий ценность процесс.
В 4 этапа к документации, соответствующей VOB с Valoon
Переход на цифровую регистрацию ваших ревизионная документация VOB с Valoon невероятно прост и не требует обучения для ваших сотрудников на стройплощадке. Процесс делится на четыре простых шага:
- Сбор информации через WhatsApp: Ваш сотрудник на стройплощадке документирует актуальный факт – будь то проложенный кабель, недостаток или замер – с помощью фото, видео или голосового сообщения и отправляет это на проектный номер WhatsApp. Это занимает в среднем всего 25 секунд.
- Автоматическая обработка в фоновом режиме: Valoon получает сообщение и анализирует его содержимое. Система автоматически назначает информации юридически безопасную временную и дату метку и связывает ее с правильным сотрудником.
- Структурированный архив в веб-приложении: Собранные данные немедленно становятся доступны в центральном веб-приложении в офисе. Там они сортируются по строительным проектам, отраслям и ключевым словам (например, «протокол проверки») и всегда доступны для просмотра. Функция поиска находит любой документ менее чем за 5 секунд.
- Экспорт нажатием кнопки: В конце проекта или по мере необходимости вы экспортируете всю ревизионную документацию одним нажатием кнопки в виде PDF-документа, соответствующего VOB. Этот документ содержит все изображения, протоколы и комментарии в чистой, хронологической структуре и готов для передачи заказчику.
Этот полностью цифровой рабочий процесс гарантирует, что никакая информация не потеряется и документация для приемки по VOB всегда будет полной. Таким образом, составление документов становится проактивным, простым процессом, а не реактивной нагрузкой.
Обеспечение качества и полноты для каждой отрасли
Требования к ревизионная документация VOB варьируются в зависимости от отрасли, от ревизионной документации в строительстве до технического оборудования зданий. Центральная задача – обеспечить полноту во всех областях. Часто отсутствует до 15% необходимых документов, потому что они теряются в суете строительного процесса. Valoon решает эту проблему с помощью структурированной регистрации, адаптированной к специфическим нуждам отраслей.
Используя заранее определенные хэштеги или проектные группы, сотрудники могут напрямую связывать информацию с правильной отраслью. Например, фотография распределительного щита может быть помечена как #Электрика и автоматически помещается в нужную папку. Это сокращает работу по сортировке в офисе более чем на 80%. Таким образом, обеспечивается, что и такие детали, как спецификации материалов или протоколы проверок для специфического оборудования, не будут пропущены.
Эта структурированная регистрация данных значительно повышает качество документации. Вместо неструктурированных коллекций изображений вы получаете непрерывную историю, которая также доступна для третьих лиц. Это важное требование к ревизионной документации, обеспечивающей бесперебойное функционирование и последующие переделки. С помощью цифрового решения, такого как Valoon, вы можете выполнить это требование без дополнительных усилий и укрепить свои позиции при приемке строительства.
Вывод: с Valoon к юридически безопасной ревизионной документации без усилий
Составление ревизионная документация VOB является критически важной задачей, которая определяет своевременное принятие и полное вознаграждение. Ручные процессы медлительны, дороги и подвержены ошибкам. Они ведут к административным затратам, которые могут занимать до 10 часов в неделю и для руководителя проекта. Valoon предлагает вам проверенное на практике решение для цифровизации и упрощения этого процесса.
Ваши преимущества с Valoon ясны: вы достигаете Юридической безопасности благодаря непрерывной и временной документированию, экономии времени до 50% при составлении документов и значительно более высокого von bis zu 50 % bei der Erstellung der Unterlagen und eine deutlich höhere Принятия среди сотрудников, так как они могут просто продолжать использовать WhatsApp. Обеспечьте свою ликвидность и избегайте дорогостоящих споров. Убедитесь, что ваша строительная документация полностью и корректна с самого начала.
Обеспечьте свои процессы сейчас в будущем. Запишитесь на бесплатную демонстрацию и узнайте, как вы можете составлять свои ревизионные документы менее чем за 30 минут в неделю.
Больше ссылок
Википедия предоставляет полное представление о Порядке закупок и договоров на строительные работы (VOB).
Die Город Мюльхайм на Руне предоставляет спецификацию для тендеров, содержащую детализированные требования к ревизионной документации.
VOB.de предлагает специалистическую статью о приемке строительных работ в соответствии с VOB.
Der Издательство Форум публикует профессиональные знания о строительной приемке по BGB и VOB.
TAB — профессиональное СМИ для проектировщиков и лиц, принимающих решения по ТГА информирует о современных строительных судебных решениях, имеющих значение для технического оборудования зданий.
Rödl & Partner разъясняет контрактные соглашения по документированию выполненных работ в области недвижимости.
Die Немецкое общество по передаче знаний и будущему (DGWZ) освещает, как пересмотренный VOB 2019 способствует большей ясности в строительных контрактах.
FAQ
Признаны ли цифровые ревизионные документы юридически?
Да, цифровые ревизионные документы признаны юридически, при условии, что они соответствуют тем же требованиям к полноте, читаемости и подлинности, что и бумажные документы. Важно, чтобы форматы были распространенные (например, PDF/A) и документы были отслеживаемыми и защищенными от подделки, что обеспечивается временными метками и четким протоколированием.
Должен ли я устанавливать новое приложение для использования Valoon?
Нет. Главное преимущество для ваших сотрудников на строительной площадке в том, что им не нужно учиться или устанавливать новое приложение. Вся коммуникация и сбор данных происходит через WhatsApp, приложение, которое уже используется более 90% специалистов. Только руководители проектов в офисе используют централизованное веб-приложение для управления.
Насколько сложна внедрение Valoon в нашей компании?
Внедрение крайне простое и обычно занимает менее дня. Вы получаете для каждого строительного проекта отдельный номер телефона. Этот номер вы передаете своим сотрудникам, которые могут немедленно начать документировать. Не требуется сложная ИТ-интеграция или длительное обучение.
Могу ли я импортировать существующие документы в Valoon?
Да, платформа Valoon разработана как центральный хаб для вашей строительной документации. Вы можете просто перетащить существующие цифровые документы, такие как планы, протоколы или электронные письма, в соответствующий проект, чтобы объединить всю актуальную информацию в одном месте.
Какие затраты возникают за использование на строительной площадке?
Для сотрудников на строительной площадке, которые отправляют информацию через WhatsApp, использование Valoon совершенно бесплатно. Затраты тратятся только на лицензии пользователей в офисе, которые управляют и экспортируют данные. Эта ценовая модель снижает барьер для входа и способствует принятию в команде.
Безопасны ли мои данные в Valoon и соответствуют ли они нормам GDPR?
Да, абсолютно. Valoon — это немецкая компания, которая придает огромное значение безопасности данных и соответствию GDPR. Все данные размещаются на безопасных серверах в Германии и обрабатываются в соответствии с высокими стандартами безопасности, чтобы обеспечить конфиденциальность и целостность ваших проектных данных в любое время.
