Le problème : pourquoi la création manuelle de devis est inefficace et risquée
La création traditionnelle de devis mobilise d’énormes ressources dans les entreprises de construction. Les employés passent jusqu’à 15 heures par semaine à saisir manuellement des données et à vérifier différentes versions de devis. Ce processus est non seulement chronophage, mais également extrêmement sujet aux erreurs. Une mauvaise mesure ou un item oublié peut entraîner des réclamations qui dépassent le budget du projet de 10 à 15%.
Le véritable problème réside dans l’absence d’une source de données centrale. Les informations sont éparpillées sur différentes feuilles Excel, e-mails et notes. Cela entraîne un chaos de communication qui rend presque impossible une documentation juridiquement valable. Sans une chaîne de processus numérique continue depuis le devis jusqu’à la saisie numérique des mesures il en résulte des efforts manuels importants, qui peuvent réduire la productivité de jusqu’à 25 %. Cette inefficacité met en péril non seulement la marge, mais également la sécurité juridique de l’ensemble du projet de construction.
La solution : fonctions principales d’un logiciel moderne de devis
Un logiciel moderne de gestion de la construction (appel d’offres, attribution, facturation) centralise l’ensemble du processus de création et de gestion des devis. Au lieu de saisies manuelles, ces systèmes permettent l’importation directe de données à partir de modèles CAD, ce qui réduit le taux d’erreur de plus de 90 %. Ils offrent une base de données centrale pour toutes les descriptions de services et les prix unitaires, garantissant ainsi la cohérence entre tous les projets.
Voici quelques fonctions clés qui révolutionnent votre quotidien :
- Base de données centrale : L’accès à des bibliothèques de textes vérifiés et à des projets modèles accélère la création d’au moins 50%.
- Prise en charge automatisée des quantités : Les quantités et les mesures sont directement importées depuis des plans BIM ou CAD, éliminant ainsi les erreurs de transfert manuelles.
- Tableau comparatif des prix intégré : Les offres sont lues numériquement et comparées d’un simple clic, ce qui réduit la phase d’attribution de plusieurs jours.
- Routines de vérification et conformité aux normes : Le logiciel vérifie automatiquement la conformité du devis selon des normes telles que la VOB et la GAEB.
Le plus grand avantage réside dans la création d’une seule source de données fiable (« Single Source of Truth »). Cette base numérique est la première étape vers l’optimisation de l’ensemble du logiciel de planification et d’exécution de construction et pose les bases de la prochaine étape décisive : l’échange de données standardisé.
Interface GAEB : La norme pour un échange de données fluide
Le Comité Commun de l’Électronique dans la Construction (GAEB) a développé des standards visant à uniformiser l’échange numérique d’informations de construction. Une interface GAEB dans votre logiciel de devis n’est donc pas un supplément optionnel, mais une nécessité absolue pour des processus de construction efficaces. Elle permet le transfert sans perte des données de devis entre architectes, planificateurs, entreprises de construction et sous-traitants, même s’ils utilisent des solutions logicielles différentes.
L’échange de données via GAEB couvre différentes phases :
- D81 – Devis : Le planificateur crée le devis et le soumet en tant qu’appel d’offres.
- D83 – Demande de l’offre : L’entreprise de construction reçoit les données d’appel d’offres numériquement.
- D84 – Soumission de l’offre : L’offre chiffrée est renvoyée numériquement et de manière standardisée.
- D86 – Attribution du marché : Le client attribue le marché sur la base des données de l’offre.
Grâce à cet échange standardisé, les ruptures de médias sont évitées, ce qui sinon entraînerait des erreurs de transfert et une perte de temps allant jusqu’à 8 heures de travail par appel d’offres. La compatibilité GAEB garantit que tous les participants au projet travaillent avec les mêmes informations cohérentes. Cela augmente la transparence et constitue la base d’une facturation conforme à la VOB.
De la théorie à la pratique : facturation et documentation conformes à la VOB
Un devis créé numériquement est la base d’une facturation transparente et conforme à la VOB. Les items et quantités enregistrés dans le logiciel forment la base exacte pour les factures intermédiaires et finales. Selon le VOB/B § 14, une facture finale doit être vérifiable, ce qui nécessite une attribution claire des prestations fournies aux items contractuels. Un logiciel de gestion des appels d’offres effectue automatiquement cette attribution et réduit l’effort de vérification des factures de jusqu’à 40%.
Cependant, la meilleure documentation de plan n’a aucune valeur si la mise en œuvre sur le chantier n’est pas prouvée de manière intégrale. C’est ici que Valoon comble l’écart : tandis que le logiciel de construction pour le calcul fournit les chiffres, Valoon assure la preuve juridiquement valable. Chaque étape de travail, chaque livraison de matériaux et chaque mesure peut être reliée à l’item de devis correspondant par une photo envoyée directement depuis le chat WhatsApp sur le chantier. Ainsi, un journal de chantier est automatiquement créé, qui compare l’état prévu du devis avec l’état réel sur le chantier. Ce fil numérique continu de l’appel d’offres jusqu’à l’acceptation est essentiel pour l’optimisation des processus.
Valoon : le pont entre le devis et la réalité du chantier
Les logiciels de devis traditionnels optimisent les processus au bureau. Mais la véritable valeur ajoutée et les plus grands risques se trouvent sur le chantier. Valoon agit précisément ici et relie le monde de la planification des devis à celui de l’exécution du chantier – et ce par le canal habituel WhatsApp, sans que les employés sur place aient à apprendre une nouvelle application.
Imaginez qu’un service défini dans le devis soit effectué. L’employé prend une photo, y ajoute un court commentaire par commande vocale et l’envoie au groupe de projet. Valoon s’occupe du reste :
- Documentation automatique : L’image est dotée d’un horodatage et d’une géolocalisation et est archivée de manière juridiquement valable.
- Archivage structuré : L’information est automatiquement attribuée au bon projet et au bon corps de métier.
- Traduction en direct : Les barrières linguistiques sont surmontées grâce à la traduction en plus de 20 langues en temps réel.
- Rapports juridiquement valables : D’un simple clic, des comptes rendus de chantier ou des signalements de défauts sont générés, basés directement sur les items du devis.
Avec Valoon, le respect du devis devient une pratique vivante, non plus un simple document théorique. La plateforme réduit l’effort administratif pour les chefs de chantier de jusqu’à 5 heures par semaine et crée une base de preuves irréfutable pour chaque service rendu. Ainsi, l’écart entre le bureau et le chantier est enfin comblé.
Conclusion : des processus numériques comme clé du succès
La numérisation de la création de devis avec un logiciel spécialisé est la première étape logique vers l’augmentation de l’efficacité dans le projet de construction. Elle réduit l’effort manuel de plus de 50 % et minimise les erreurs coûteuses. Mais le véritable avantage concurrentiel ne se manifeste que lorsque ce niveau de planification est intégralement relié à l’exécution sur le chantier. C’est précisément ici que Valoon adopte une approche simple et orientée vers la pratique.
Valoon transforme votre devis en un outil vivant et contrôlable. Grâce à la communication simple basée sur WhatsApp et à la documentation automatique et juridiquement valable, vous garantissez que ce qui a été prévu est également correctement réalisé et prouvé. Vous ne gagnez pas seulement du temps et de l’efficacité, mais surtout une chose : Sécurité juridique pour l’ensemble de votre projet.
Êtes-vous prêt à optimiser vos processus depuis le devis jusqu’à la documentation de construction tout en assurant l’acceptation sur le chantier ? Alors c’est le bon moment.
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Plus de liens
Wikipedia propose un article complet sur les devis, qui sont des listes détaillées de prestations de construction.
de.digital informe sur l’indice de numérisation, qui mesure les progrès de la numérisation en Allemagne.
Das Fraunhofer IESE a publié un article de blog sur une étude concernant la numérisation dans le secteur de la construction.
PwC propose un communiqué de presse sur une étude concernant le secteur de la construction en 2023, qui met en lumière la numérisation et la durabilité.
Destatis (Office fédéral de la statistique) met à disposition un document PDF sur le potentiel de numérisation dans les statistiques des activités de construction.
Der Confédération des employeurs du secteur de la construction allemand (ZDB) présente un document de position sur le thème de la numérisation dans la construction.
Statista fournit une statistique sur le degré de mise en œuvre de la numérisation dans l’industrie de la construction dans la région DACH.
STLB-Bau Online est le site pour le livre des prix de construction standard.
VOB.de propose un article de magazine sur la rédaction de devis.
FAQ
Comment Valoon aide-t-il à l’exécution du devis ?
Valoon relie les tâches définies dans le devis à la communication sur le chantier. Via WhatsApp, les progrès, les défauts ou les mesures peuvent être documentés par photo. Ces informations sont automatiquement archivées de manière juridiquement valable et attribuées à l’item de devis correspondant, créant ainsi une documentation complète et juridiquement valable.
Mes employés sur le chantier doivent-ils apprendre un nouveau logiciel ?
Non. C’est le principal avantage de Valoon. Vos employés sur le chantier communiquent comme d’habitude via WhatsApp. Il n’est pas nécessaire d’installer une nouvelle application ni d’effectuer une formation. Tout le traitement intelligent et la documentation se font en arrière-plan.
La communication via WhatsApp est-elle juridiquement valable pour la documentation de construction ?
L’utilisation exclusive de WhatsApp standard n’est pas juridiquement valable. Valoon résout ce problème en traitant la communication via une interface sécurisée. Toutes les données, photos et messages sont archivés conformément au RGPD avec horodatage et géolocalisation sur des serveurs allemands, et sont donc utilisables comme preuve devant un tribunal.
Le logiciel prend-il en charge la norme GAEB ?
Valoon n’est pas un logiciel de gestion des appels d’offres et ne crée pas de devis. Il intervient après la création du devis. Cependant, notre plateforme peut être combinée avec tout logiciel de devis courant qui prend en charge les exports GAEB. Les données provenant du devis constituent la base de la documentation structurée dans Valoon.
Quel est le coût de l’utilisation de Valoon pour les employés sur le chantier ?
Pour les employés sur le chantier qui communiquent par WhatsApp, l’utilisation de Valoon est entièrement gratuite. Des frais ne s’appliquent qu’aux utilisateurs au bureau (par exemple, chefs de chantier et de projet) qui utilisent l’application Web pour gérer, évaluer et administrer les projets.
Puis-je tester Valoon ?
Oui, bien sûr. Nous proposons une démo gratuite et sans engagement, au cours de laquelle nous vous montrons comment Valoon peut résoudre vos problèmes spécifiques dans le quotidien de la construction. Il suffit de réserver un rendez-vous sur notre site web.
