Problem: Dlaczego ręczne tworzenie zestawień ofertowych jest nieefektywne i ryzykowne
Tradycyjne tworzenie zestawień ofertowych angażuje ogromne zasoby w firmach budowlanych. Pracownicy spędzają do 15 godzin tygodniowo na ręcznym przenoszeniu danych i porównywaniu różnych wersji zestawień ofertowych. Proces ten jest nie tylko czasochłonny, ale także niezwykle podatny na błędy. Błędna podana ilość lub pominięta pozycja mogą prowadzić do dodatkowych roszczeń, które mogą przewyższać budżet projektu o 10-15%.
Prawdziwy problem leży w braku centralnego źródła danych. Informacje są rozproszone na różnych arkuszach Excel, e-mailach i notatkach. Wynikiem jest chaos w komunikacji, który niemal uniemożliwia prawidłową dokumentację. Bez spójnego cyfrowego ciągu procesów od zestawienia ofertowego do cyfrowego rejestrowania pomiarów powstaje wysoki nakład pracy ręcznej, który może obniżyć produktywność o nawet 25%. Ta nieefektywność zagraża nie tylko marży, ale także prawnej ochronie całego projektu budowlanego.
Rozwiązanie: Kluczowe funkcje nowoczesnego oprogramowania do zestawień ofertowych
Nowoczesne oprogramowanie AVA (przetarg, przyznanie, rozliczenie) centralizuje cały proces tworzenia i zarządzania zestawieniami ofertowymi. Zamiast ręcznych danych, systemy te umożliwiają bezpośredni import danych z modeli CAD, co redukuje wskaźnik błędów o ponad 90%. Oferują centralną bazę danych dla wszystkich opisów usług i cen jednostkowych, co zapewnia spójność w całych projektach.
Oto niektóre kluczowe funkcje, które rewolucjonizują codzienną pracę:
- Centralna baza danych: Dostęp do zweryfikowanych bibliotek tekstów i wzorcowych projektów przyspiesza tworzenie o co najmniej 50%.
- Automatyczne przejmowanie ilości: Ilości i masy są importowane bezpośrednio z planów BIM lub CAD, eliminując błędy ręcznego przenoszenia.
- Zintegrowana tabela cenowa: Oferty są digitalnie wprowadzane i porównywane za naciśnięciem przycisku, co skraca fazę przyznawania o wiele dni.
- Procedury kontrolne i zgodność z normami: Oprogramowanie automatycznie sprawdza zestawienie ofertowe pod kątem zgodności z normami, takimi jak VOB i GAEB.
Największa korzyść tkwi w stworzeniu jednego, wiarygodnego źródła danych („Jedno źródło prawdy”). Ta cyfrowa podstawa jest pierwszym krokiem do optymalizacji całego oprogramowanie do planowania i realizacji budowy i stanowi fundament dla kolejnego kluczowego kroku: znormalizowanej wymiany danych.
Interfejs GAEB: Standard dla płynnej wymiany danych
Wspólny Komitet Elektroniki w Budownictwie (GAEB) opracował standardy, które standaryzują cyfrową wymianę informacji budowlanych. Interfejs GAEB w oprogramowaniu do zestawień ofertowych nie jest zatem opcjonalnym dodatkiem, lecz absolutną koniecznością dla efektywnych procesów budowlanych. Umożliwia bezstratny transfer danych zestawienia ofertowego między architektami, projektantami, firmami budowlanymi i podwykonawcami, nawet jeśli używają różnych rozwiązań programowych.
Wymiana danych przez GAEB obejmuje różne fazy:
- D81 – Zestawienie ofertowe: Projektant tworzy zestawienie ofertowe i przesyła je jako przetarg.
- D83 – Zaproszenie do składania ofert: Firma budowlana otrzymuje dane przetargowe cyfrowo.
- D84 – Składanie ofert: Wycena ofertowa jest cyfrowo i standardowo odsyłana.
- D86 – Przekazanie zamówienia: Zamawiający przyznaje zamówienie na podstawie danych ofertowych.
Dzięki tej znormalizowanej wymianie unikane są braki w mediach, które w przeciwnym razie mogłyby prowadzić do błędów przenoszenia i strat czasowych wynoszących do 8 godzin roboczych na każdy przetarg. Kompatybilność z GAEB zapewnia, że wszystkie strony projektu pracują z tymi samymi, spójnymi informacjami. Zwiększa to przejrzystość i stanowi podstawę do fakturowania zgodnego z VOB.
Od teorii do praktyki: Faktura i dokumentacja zgodna z VOB
Cyfrowo utworzone zestawienie ofertowe stanowi podstawę dla przejrzystego i zgodnego z VOB fakturowania. Pozycje i ilości w oprogramowaniu stanowią dokładną podstawę do faktur częściowych i końcowych. Zgodnie z VOB/B § 14 faktura końcowa musi być możliwa do zweryfikowania, co wymaga wyraźnego przypisania świadczonych usług do pozycji umownych. Oprogramowanie AVA automatycznie przypisuje te pozycje, redukując nakład pracy przy weryfikacji faktur o nawet 40%.
Jednak najlepsza dokumentacja planów w biurze jest bezwartościowa, jeśli realizacja na placu budowy nie jest bezproblemowo dokumentowana. Tutaj Valoon wypełnia lukę: Podczas gdy oprogramowanie budowlane do kalkulacji dostarcza dane, Valoon zapewnia prawny dowód. Każdy krok pracy, każda dostawa materiałów i każdy pomiar mogą być połączone z odpowiednią pozycją zestawienia ofertowego za pomocą zdjęcia przesłanego bezpośrednio z czatu WhatsApp na placu budowy. W ten sposób automatycznie powstaje dziennik budowy, który porównuje stan planowany z zestawienia ofertowego ze stanem rzeczywistym na placu budowy. Ten nieprzerwany cyfrowy wątek od przetargu do odbioru jest kluczowy dla optymalizacji procesów.
Valoon: Most między zestawieniem ofertowym a rzeczywistością na budowie
Tradycyjne oprogramowanie do zestawień ofertowych optymalizuje procesy w biurze. Jednak kluczowe tworzenie wartości i największe ryzyka leżą na placu budowy. Valoon działa dokładnie w tym miejscu, łącząc świat planowania zestawienia ofertowego z działającym światem placu budowy – i to za pośrednictwem znanego kanału WhatsApp, bez potrzeby uczenia się nowej aplikacji przez pracowników na miejscu.
Wyobraź sobie, że usługa z zestawienia ofertowego jest realizowana. Pracownik robi zdjęcie, dodaje krótki komentarz głosowy i wysyła je do grupy projektowej. Valoon zajmuje się resztą:
- Automatyczna dokumentacja: Obraz jest oznaczany datą i godziną oraz archiwizowany zgodnie z prawem.
- Zorganizowane archiwum: Informacja jest automatycznie przypisywana do odpowiedniego projektu i branży.
- Tłumaczenie na żywo: Bariera językowa jest pokonywana dzięki tłumaczeniu w ponad 20 językach w czasie rzeczywistym.
- Podrobione raporty: Na naciśnięcie przycisku tworzone są dzienniki budowy lub zgłoszenia wad, które opierają się bezpośrednio na pozycjach zestawienia ofertowego.
Dzięki Valoon przestrzeganie zestawienia ofertowego staje się codzienną praktyką, a nie tylko teoretycznym dokumentem. Platforma redukuje administracyjne obciążenie dla kierowników budowy o nawet 5 godzin tygodniowo oraz tworzy niepodważalny dowód dla każdej świadczonej usługi. Dzięki temu luka między biurem a placem budowy jest w końcu zlikwidowana.
Podsumowanie: Procesy cyfrowe jako klucz do sukcesu
Cyfryzacja tworzenia zestawienia ofertowego za pomocą wyspecjalizowanego oprogramowania jest pierwszym, logicznym krokiem w kierunku zwiększenia efektywności w projekcie budowlanym. Redukuje manualny nakład pracy o ponad 50% i minimalizuje kosztowne błędy. Jednak prawdziwa przewaga konkurencyjna pojawia się dopiero wtedy, gdy ten poziom planowania jest bezproblemowo połączony z realizacją na placu budowy. Tutaj tkwi prosty i praktyczny sposób działania Valoon.
Valoon sprawia, że Twoje zestawienie ofertowe staje się żywym, zarządzanym narzędziem. Dzięki prostej, opartej na WhatsApp komunikacji i automatycznej, prawnie wiążącej dokumentacji zapewniasz, że to, co zaplanowano, również zostanie prawidłowo wykonane i udokumentowane. Zyskujesz nie tylko czas i efektywność, ale przede wszystkim jedno: Prawna pewność dla całego Twojego projektu.
Czy jesteś gotowy, aby zoptymalizować swoje procesy od zestawienia ofertowego do dokumentacji budowlanej, a jednocześnie zapewnić akceptację na placu budowy? Teraz jest właściwy czas.
Zarezerwuj teraz swoją darmową demonstrację i dowiedz się, jak Valoon uczyni Twoje projekty budowlane prostszymi, bardziej efektywnymi i bezpiecznymi prawnie.
Więcej linków
Wikipedia oferuje obszerny artykuł o zestawieniach ofertowych, które są szczegółowymi zestawieniami usług budowlanych.
de.digital informuje o indeksie cyfryzacji, który mierzy postęp cyfryzacji w Niemczech.
Das Fraunhofer IESE opublikował artykuł na blogu na temat badania dotyczącego cyfryzacji w branży budowlanej.
PwC oferuje komunikat prasowy dotyczący badania na temat branży budowlanej w 2023 roku, które porusza temat cyfryzacji i zrównoważonego rozwoju.
Destatis (Federalne Biuro Statystyczne) udostępnia dokument PDF na temat potencjału cyfryzacji w statystyce działalności budowlanej.
Der Zentralverband Deutsches Baugewerbe (ZDB) przedstawia dokument stanowiskowy na temat cyfryzacji w budownictwie.
Statista dostarcza statystyk dotyczących stopnia realizacji cyfryzacji w branży budowlanej w regionie DACH.
STLB-Bau Online to strona internetowa dla standardowego opracowania kosztów dla budownictwa.
VOB.de oferuje artykuł magazynowy dotyczący tworzenia zestawień ofertowych.
FAQ
Jak Valoon pomaga w realizacji zestawienia ofertowego?
Valoon łączy zadania zdefiniowane w zestawieniu ofertowym z komunikacją na placu budowy. Przez WhatsApp można dokumentować postępy, wady lub pomiary za pomocą zdjęcia. Informacje te są automatycznie archiwizowane prawnie i przypisywane do odpowiedniej pozycji zestawienia ofertowego, co tworzy spójną i wiarygodną dokumentację.
Czy muszą moje pracownicy na placu budowy uczyć się nowego oprogramowania?
Nie. To jest kluczowa zaleta Valoon. Twoi pracownicy na placu budowy komunikują się jak zwykle przez WhatsApp. Nie ma potrzeby instalowania nowej aplikacji ani szkoleń. Cała inteligentna obróbka i dokumentacja odbywa się w tle.
Czy komunikacja przez WhatsApp jest prawnie wiarygodna dla dokumentacji budowlanej?
Same standardowe WhatsApp nie jest prawnie wiarygodne. Valoon rozwiązuje ten problem, przetwarzając komunikację przez bezpieczny interfejs. Wszystkie dane, zdjęcia i wiadomości są archiwizowane zgodnie z rozporządzeniem o ochronie danych na niemieckich serwerach z oznaczeniem daty i czasu, co czyni je dowodami przed sądem.
Czy oprogramowanie wspiera standard GAEB?
Valoon sam w sobie nie jest oprogramowaniem AVA i nie tworzy zestawień ofertowych. Działa po utworzeniu zestawienia ofertowego. Nasza platforma może być jednak łączona z każdym powszechnie stosowanym oprogramowaniem do zestawień ofertowych, które obsługuje eksport GAEB. Dane z zestawienia ofertowego stanowią podstawę dla strukturalnej dokumentacji w Valoon.
Ile kosztuje korzystanie z Valoon dla pracowników na placu budowy?
Dla pracowników na placu budowy, którzy komunikują się przez WhatsApp, korzystanie z Valoon jest całkowicie darmowe. Koszty ponoszą tylko użytkownicy w biurze (np. kierownicy budowy i projektów), którzy korzystają z aplikacji webowej do zarządzania, analizy i administrowania projektami.
Czy mogę przetestować Valoon?
Tak, oczywiście. Oferujemy bezpłatną i niezobowiązująca demonstrację, w trakcie której pokażemy, jak Valoon może rozwiązać Twoje konkretne problemy w codziennej pracy budowlanej. Wystarczy, że umówisz się na termin na naszej stronie internetowej.
