Problema: De ce crearea manuală a listelor de oferte este ineficientă și riscantă
Crearea tradițională a listelor de oferte consumă resurse enorme în companiile de construcții. Angajații petrec până la 15 ore pe săptămână cu transferul manual al datelor și compararea diferitelor versiuni ale listelor de oferte. Acest proces nu este doar consumator de timp, ci și extrem de predispus la erori. O cantitate greșită sau o poziție uitată poate duce la cereri suplimentare care depășesc bugetul proiectului cu 10-15%.
Problema reală constă în lipsa unei surse centrale de date. Informațiile sunt dispersate pe diferite foi Excel, e-mailuri și note. Consecința este un haos de comunicare, care face aproape imposibilă o documentație conformă din punct de vedere juridic. Fără o lanț digital continuu de procese de la lista de oferte până la captura digitală a măsurătorilor se generează un efort manual ridicat, care poate reduce productivitatea cu până la 25%. Această ineficiență pune în pericol nu doar marja de profit, ci și securitatea juridică a întregului proiect de construcție.
Soluția: Funcții de bază ale software-ului modern pentru liste de oferte
Software-ul modern AVA (apel de oferte, adjudecare, contabilitate) centralizează întregul proces de creare și gestionare a listelor de oferte. În loc de introduceri manuale, aceste sisteme permit importul direct de date din modele CAD, ceea ce reduce rata de erori cu peste 90%. Ele oferă o bază de date centralizată pentru toate descrierile de servicii și prețurile unitare, asigurând consistența în toate proiectele.
Iată câteva funcții esențiale care revoluționează activitatea zilnică:
- Bază de date centralizată: Accesul la biblioteci de texte și proiecte șablon verificate accelerează crearea cu cel puțin 50%.
- Preluare automată a cantităților: Cantitățile și masele sunt importate direct din planurile BIM sau CAD, eliminând erorile de transfer manual.
- Panou de prețuri integrat: Ofertele sunt citite digital și comparate cu un singur clic, ceea ce scurtează faza de adjudecare cu zile.
- Rutini de verificare și conformitate cu normele: Software-ul verifică automat lista de oferte pentru conformitate cu norme precum VOB și GAEB.
Cel mai mare avantaj constă în crearea unei singure surse de date fiabile („Single Source of Truth”). Această bază digitală este primul pas către optimizarea întregii software pentru planificarea și execuția construcțiilor și pune bazele pentru următorul pas esențial: schimbul standardizat de date.
Interfața GAEB: Standardul pentru un schimb de date fără probleme
Comitetul Comun pentru Electronică în Construcții (GAEB) a dezvoltat standarde pentru a uniformiza schimbul digital de informații de construcție. O interfață GAEB în software-ul dumneavoastră pentru liste de oferte nu este așadar un extras opțional, ci o necesitate absolută pentru procesele de construcție eficiente. Aceasta permite transferul fără pierderi al datelor listei de oferte între arhitecți, planificatori, antreprenori și subcontractori, chiar și atunci când acestea folosesc soluții software diferite.
Schimbul de date prin GAEB acoperă diverse faze:
- D81 – Lista de oferte: Planificatorul creează lista de oferte și o trimite ca apel de oferte.
- D83 – Cererea de oferte: Antreprenorul primește datele apelului de oferte digital.
- D84 – Depunerea ofertei: Oferta evaluată este trimisă digital și standardizat înapoi.
- D86 – Atribuirea contractului: Beneficiarul atribuie contractul pe baza datelor ofertei.
Prin acest schimb standardizat se evită defecțiunile media, care altfel ar putea conduce la erori de transfer și o pierdere de timp de până la 8 ore de muncă pe apelul de oferte. Compatibilitatea GAEB asigură că toți participanții la proiect lucrează cu aceleași informații consistente. Acest lucru crește transparența și formează baza pentru o contabilitate conformă cu VOB.
De la teorie la practică: Contabilitate și documentație conformă cu VOB
O listă de oferte creată digital este baza pentru o contabilitate transparentă și conformă cu VOB. Pozițiile și cantitățile înregistrate în software constituie baza exactă pentru facturile intermediare și finale. Conform VOB/B § 14, o factură finală trebuie să fie verificabilă, ceea ce necesită o atribuire clară a serviciilor efectuate la pozițiile contractuale. Un software AVA stabilește automat această atribuire și reduce efortul pentru verificarea facturii cu până la 40%.
Însă cea mai bună documentație a planului din birou este inutilă dacă implementarea pe șantier nu este dovedită fără lacune. Aici Valoon acoperă golul: În timp ce Software-ul de calcul al construcțiilor oferă cifrele, Valoon asigură dovada legală. Fiecare pas de lucru, fiecare livrare de materiale și fiecare măsurătoare pot fi legate direct de poziția corespunzătoare din lista de oferte printr-o fotografie din chat-ul WhatsApp de pe șantier. Așa se creează automat un jurnal de șantier, care compară starea planificată din lista de oferte cu starea reală de pe șantier. Această panglică digitală fără lacune, de la apelul de oferte până la recepție, este esențială pentru optimizarea procesului.
Valoon: Podul între lista de oferte și realitatea de pe șantier
Software-ul tradițional pentru liste de oferte optimizează procesele din birou. Însă adevărata creare de valoare și cele mai mari riscuri se află pe șantier. Valoon acționează exact aici și leagă lumea de planificare a listei de oferte de lumea de execuție de pe șantier – și acest lucru prin canalul familiar WhatsApp, fără ca angajații să învețe o nouă aplicație.
Imaginează-ți că o prestație din lista de oferte este efectuată. Angajatul face o fotografie, îi adaugă un comentariu scurt prin recunoaștere vocală și o trimite în grupul de proiect. Valoon se ocupă de rest:
- Documentație automată: Imaginea este marcată cu dată și oră și arhivată conform legii.
- Arhivare structurată: Informația este asociată automat cu proiectul corect și mestesugul.
- Traducere în direct: Barierele lingvistice sunt depășite prin traducerea în peste 20 de limbi în timp real.
- Rapoarte de dovadă: Cu un singur clic se creează rapoarte de șantier sau notificări de defecte, care se bazează direct pe pozițiile din lista de oferte.
Cu Valoon, respectarea listei de oferte devine o practică trăită, nu doar un document teoretic. Platforma reduce efortul administrativ pentru antreprenorii de șantier cu până la 5 ore pe săptămână și creează o situație de dovadă de necontestat pentru fiecare prestație efectuată. Astfel, golul dintre birou și șantier este în sfârșit acoperit.
Concluzie: Procese digitale ca cheia successului
Digitalizarea creării listelor de oferte cu un software specializat este primul pas logic către creșterea eficienței în proiectele de construcție. Aceasta reduce efortul manual cu peste 50% și minimizează erorile costisitoare. Însă adevăratul avantaj competitiv apare abia când acest nivel de planificare este conectat fără cusur cu execuția de pe șantier. Exact aici se află abordarea simplă și orientată spre practică a Valoon.
Valoon transformă lista dumneavoastră de oferte într-un instrument viu și controlabil. Prin comunicarea simplă, bazată pe WhatsApp și documentația automată, conformă cu legea, vă asigurați că ceea ce a fost planificat este implementat corect și dovedit. Nu câștigați doar timp și eficiență, ci mai ales un singur lucru: Securitate juridică pentru întregul dumneavoastră proiect.
Ești pregătit să optimizezi procesele din lista de oferte până la documentația de construcție și să te asiguri că acceptanța pe șantier este garantată? Atunci, acum este momentul potrivit.
Programează acum demonstrația ta gratuită și află cum Valoon face proiectele tale de construcție mai simple, mai eficiente și mai conforme din punct de vedere juridic.
Mai multe linkuri
Wikipedia oferă un articol cuprinzător despre listele de oferte, care sunt prezentări detaliate ale serviciilor de construcție.
de.digital informează despre indicele de digitalizare, care măsoară progresul digitalizării în Germania.
Das Fraunhofer IESE a publicat un articol pe blog despre un studiu privind digitalizarea în domeniul construcțiilor.
PwC oferă un comunicat de presă despre un studiu privind sectorul construcțiilor în 2023, care subliniază digitalizarea și durabilitatea.
Destatis (Oficiul Federal de Statistică) oferă un document PDF despre potențialul de digitalizare în statisticile activităților de construcție.
Der Asociația Centrală a Constructorilor Germani (ZDB) prezintă un document de poziție privind digitalizarea în domeniul construcțiilor.
Statista oferă o statistică cu privire la gradul de implementare a digitalizării în industria construcțiilor din regiunea DACH.
STLB-Bau Online este site-ul pentru cartea standard a serviciilor de construcție.
VOB.de oferă un articol de revistă despre elaborarea listelor de oferte.
FAQ
Cum ajută Valoon la gestionarea listei de oferte?
Valoon leagă sarcinile definite în lista de oferte de comunicarea de pe șantier. Prin WhatsApp, progresele, deficiențele sau măsurătorile pot fi documentate prin fotografii. Aceste informații sunt arhivate automat conform legii și asociate cu poziția corespunzătoare din lista de oferte, ceea ce creează o documentație completă și concludentă.
Trebuie angajații mei de pe șantier să învețe un nou software?
Nu. Acesta este avantajul decisiv al Valoon. Angajații dumneavoastră de pe șantier comunică ca de obicei prin WhatsApp. Nu este necesară instalarea unei noi aplicații și nu este nevoie de ore de instruire. Toată prelucrarea inteligentă și documentația se desfășoară în fundal.
Este comunicarea prin WhatsApp pentru documentația de construcție sigură din punct de vedere juridic?
Utilizarea exclusivă a WhatsApp standard nu este sigură din punct de vedere juridic. Valoon rezolvă această problemă, procesând comunicarea printr-o interfață sigură. Toate datele, fotografiile și mesajele sunt arhivate conform DSGVO cu marcaje de timp și locație pe servere din Germania și, prin urmare, pot fi utilizate ca dovezi în instanță.
Software-ul susține standardul GAEB?
Valoon nu este un software AVA și nu creează liste de oferte. Acesta intervine după crearea listei de oferte. Cu toate acestea, platforma noastră poate fi combinată cu orice software pentru liste de oferte care suportă exporturi GAEB. Datele din lista de oferte constituie baza pentru documentația structurată în Valoon.
Ce costuri implică utilizarea Valoon pentru angajații de pe șantier?
Pentru angajații de pe șantier, care comunică prin WhatsApp, utilizarea Valoon este complet gratuită. Costurile apar doar pentru utilizatorii din birou (de exemplu, manageri de construcții și proiecte), care folosesc aplicația web pentru gestionarea, evaluarea și administrarea proiectelor.
Pot testa Valoon?
Da, desigur. Oferim o demonstrație gratuită și fără obligații, în care vă arătăm cum Valoon poate rezolva problemele dumneavoastră specifice în activitatea de construcție. Programează pur și simplu o întâlnire pe site-ul nostru.
