Que sont exactement les documents de révision selon la VOB ?
Les documents de révision, souvent appelés documents de référence, documentent l’état final et réel d’une construction achevée. Ils comprennent tous les plans, calculs, manuels d’utilisation et certificats nécessaires pour l’exploitation, l’entretien et les modifications ultérieures. Selon la VOB/C, ils sont exigés dans diverses conditions générales de contrat technique (ATV) comme prestation accessoire et font donc partie intégrante du contrat. L’objectif est de permettre à un tiers non impliqué, comme la gestion des installations, une utilisation et un entretien sans problème de tous les équipements techniques. Une documentation complète n’est donc pas un service optionnel, mais une obligation contractuelle principale. Die documentation de construction numérique facilite considérablement la compilation et la remise. Ces documents sont la base de la sécurité juridique et de la préservation de la valeur de chaque propriété pendant des décennies.
Bases juridiques : Ces règles de la VOB que vous devez connaître
L’obligation d’établir des documents de révision découle principalement du contrat VOB, en particulier de la VOB/C. Différentes normes DIN considérées comme ATV (par exemple pour les systèmes de chauffage ou de ventilation) exigent explicitement la remise de ces documents. Bien que la VOB/B ne contienne pas de règlement direct, l’obligation est contractualisée par le § 1 al. 1 VOB/B, qui renvoie à la VOB/C. L’absence de documents est considérée comme un défaut selon le § 13 al. 1 VOB/B, ce qui peut conduire à un refus de réception. Les tribunaux confirment régulièrement que les donneurs d’ordre peuvent retenir une partie de la facture finale – souvent le double des coûts estimés pour l’élaboration – en cas de documents manquants. La remise doit généralement avoir lieu avant la réception afin de garantir la vérifiabilité de la prestation. Une compréhension claire de ces règles est essentielle pour un gestion de la réception conforme à la VOB qui est indispensable et protège contre des défauts de paiement importants.
Contenu et portée : La liste de contrôle pour des documents complets
La portée exacte des documents de révision devrait idéalement être spécifiée dès le contrat de construction afin d’éviter toute ambiguïté. Une documentation incomplète peut retarder la mise en service jusqu’à 4 semaines. En fonction des exigences de la VOB et de la pratique, des documents complets comprennent généralement les éléments suivants :
- Plans de référence et de révision (plans de base, coupes, schémas) dans leur état final
- Manuels d’utilisation et d’entretien pour tous les équipements techniques
- Protocoles de vérification et certificats de réception (par exemple de la part d’experts)
- Certificats d’utilisation et approbations pour les produits installés
- Une liste détaillée des matériaux et composants utilisés avec les informations sur les fabricants
- Coordonnées des entreprises et artisans impliqués
- Certificat énergétique et autres justificatifs conformément à la loi sur l’énergie des bâtiments (GEG)
- Protocoles de formation et de briefing pour le personnel d’exploitation
Un dossier de construction numérique aide à collecter ces documents de manière structurée dès le début et à les rendre disponibles d’un simple clic.
Conséquences d’une documentation incomplète : risques pour la réception et la facture finale
Les conséquences des documents de révision incomplets sont considérables et vont bien au-delà des désagréments administratifs. Les documents manquants constituent un défaut substantiel qui donne au donneur d’ordre le droit de refuser la réception selon le § 12 VOB/B. Cela retardera non seulement le début de la période de garantie, mais aussi l’exigibilité de la facture finale de plusieurs semaines. Les donneurs d’ordre peuvent en outre retenir une majoration de prix d’au moins le double des coûts de mise en conformité, ce qui représente rapidement 5 à 10 % du montant du contrat. Sans documents complets, la preuve de l’exécution conforme au contrat fait défaut. Cela augmente considérablement le risque lors de futures réclamations pour défauts, car la charge de la preuve incombe à l’entrepreneur. Une bonne gestion des avenants et des défauts est à peine réalisable de manière juridiquement sûre sans cette base.
Le chemin numérique : augmentation de l’efficacité de 50 % lors de la création
La création traditionnelle de documents de révision sur papier est sujette aux erreurs et extrêmement chronophage. Les employés de bureau passent souvent plus de 40 heures à rassembler des informations depuis le chantier. Une solution numérique réduit cet effort de plus de 50 %. Grâce à la saisie numérique des données directement sur le chantier, les informations sont transmises en temps réel au bureau sans perte. Cela garantit l’intégrité et l’exhaustivité des données. Voici les avantages centraux :
- Gain de temps : Attribution automatique de photos, notes et plans à la bonne section du chantier.
- Sécurité juridique : Documentation complète et immuable de tous les événements en cas de litige.
- Transparence : Tous les participants au projet ont accès à tout moment à l’état actuel de la documentation.
- Remise facile : Les documents de révision complets peuvent être exportés et remis en un clic sous forme de rapport PDF.
Une gestion documentée réfléchie avec un logiciel n’est plus un luxe aujourd’hui, mais un avantage concurrentiel décisif. Conclusion : Comment maîtriser vos obligations documentaires avec Valoon
Fazit: So meistern Sie Ihre Dokumentationspflichten mit Valoon
L’élaboration des documents de révision selon la VOB est une tâche critique qui décide du succès économique d’un projet de construction. Les erreurs ou négligences entraînent des réceptions retardées, des retenues de paiement importantes et des risques accrus de responsabilité. Une méthode de travail manuelle basée sur le papier ne peut plus faire face à ces exigences et entraîne un effort manuel de plus de 10 heures par semaine. Valoon résout ce problème en intégrant la documentation de construction directement dans la communication quotidienne via WhatsApp. Toutes les informations pertinentes – des photos aux plans en passant par les rapports de défauts – sont enregistrées automatiquement et juridiquement valides dans un dossier de construction central. Ainsi, vos documents de révision sont créés presque sans effort et toujours complets, disponibles d’un simple clic. Augmentez votre efficacité de plus de 50 % et sécurisez vos projets de manière juridiquement sure. Évitez le chaos et les risques d’une documentation non structurée. Réservez maintenant votre démonstration gratuite et découvrez à quel point la création de documents de révision peut être simple.
Plus de liens
Wikipedia offre des informations complètes sur l’organisation des appels d’offres et des contrats pour les travaux de construction (VOB).
Der Fédération principale de l’industrie de la construction allemande informe sur les développements actuels et les positions de l’industrie de la construction allemande.
Das Institut allemand pour la technologie de la construction (DIBt) met à disposition des informations sur les produits de construction, les méthodes de construction et les réglementations techniques de construction.
Der Journal fédéral est la plateforme centrale pour les annonces officielles et le registre des entreprises en Allemagne.
Das Office fédéral de la construction et de l’aménagement du territoire (BBR) offre un aperçu des projets de construction fédéraux et du développement spatial.
Der Association des ingénieurs allemands (VDI) met à disposition des informations spécialisées, des directives et des opportunités de réseautage pour les ingénieurs.
Die Chambre fédérale des architectes (BAK) informe sur les questions professionnelles, les cadres juridiques et les évolutions actuelles dans le domaine de l’architecture.
FAQ
Combien coûtent les documents de révision ?
Les coûts de création des documents de révision doivent être inclus dans le prix unitaire comme prestation accessoire et ne sont pas rémunérés séparément. L’effort varie en fonction de la complexité du projet, mais peut représenter 1 à 2 % du montant total des travaux.
Les documents de révision sont-ils également obligatoires dans le cadre d’un contrat BGB ?
Même dans le cadre d’un contrat de construction BGB, il existe une obligation de remise des documents nécessaires, si cela est nécessaire pour l’exploitation ou l’entretien (§ 650n BGB). La portée est toutefois souvent moins clairement définie que dans le cadre d’un contrat VOB, ce qui rend une règlementation contractuelle précise d’autant plus importante.
Comment Valoon aide-t-il concrètement à la création des documents ?
Valoon enregistre toute la communication et la documentation (photos, messages vocaux, plans) du chantier directement depuis WhatsApp et les structure automatiquement dans un dossier de construction numérique. D’un simple clic, vous pouvez exporter des rapports de chantier complets et les documents de révision finaux au format PDF, ce qui réduit l’effort manuel de plus de 50 %.
Quels documents doivent absolument figurer dans les documents de révision ?
Sont absolument nécessaires : plans de référence, manuels d’utilisation et d’entretien, protocoles de vérification et de réception, certificats d’utilisation pour les matériaux de construction ainsi qu’une liste des produits installés et des entreprises exécutantes. La portée exacte dépend du métier concerné.
Le donneur d’ordre peut-il refuser complètement le paiement final ?
Non, en général pas. Cependant, le donneur d’ordre peut retenir une partie raisonnable du paiement final. Le OLG de Brandebourg a jugé qu’une retenue équivalente au double des coûts de création des documents est raisonnable.
