¿Qué son exactamente los documentos de revisión según VOB?
Los documentos de revisión, a menudo denominados documentos de estado, documentan la condición final y real de una construcción terminada. Incluyen todos los planos, cálculos, manuales de funcionamiento y certificados necesarios para la operación posterior, el mantenimiento y las modificaciones. Según VOB/C, se exigen en diversas Condiciones Generales de Contratación Técnicas (ATV) como prestación secundaria y, por lo tanto, son parte integral del contrato. El objetivo es permitir a un tercero no involucrado, como la gestión de instalaciones, un uso y mantenimiento sin problemas de todos los sistemas técnicos. Por lo tanto, una documentación completa no es un servicio opcional, sino una obligación contractual principal. Die documentación de construcción digital facilita en gran medida la recopilación y entrega de estos documentos. Esta documentación es la base para la seguridad jurídica y la preservación del valor de cada propiedad durante décadas.
Fundamentos jurídicos: Estas reglas de VOB que debes conocer
La obligación de elaborar documentos de revisión surge principalmente del contrato VOB, en particular de la VOB/C. Diversas normas DIN, que se consideran ATV (por ejemplo, para sistemas de calefacción o ventilación), exigen explícitamente la entrega de estos documentos. Aunque la VOB/B no contiene una regulación directa, la obligación se ancla contractualmente a través del § 1 párrafo 1 de la VOB/B, que hace referencia a la VOB/C. Los documentos faltantes se consideran, según el § 13 párrafo 1 de la VOB/B, un defecto que puede llevar a la negativa de la aceptación. Los tribunales confirman regularmente que los clientes pueden retener una parte del último pago – a menudo el doble de los costos estimados para la creación – si faltan documentos. La entrega debe realizarse generalmente antes de la aceptación para asegurar la capacidad de comprobación del servicio. Una comprensión clara de estas reglas es esencial para una gestión de la aceptación según VOB y protege contra pérdidas significativas de pagos.
Contenido y alcance: La lista de verificación para documentos completos
El alcance exacto de los documentos de revisión debería especificarse idealmente ya en el contrato de construcción para evitar ambigüedades. Una documentación incompleta puede demorar la puesta en marcha hasta 4 semanas. Basado en los requisitos de la VOB y la práctica, la documentación completa generalmente incluye los siguientes componentes:
- Planes de estado y revisión (plano, secciones, esquemas) en estado final
- Manuales de operación y mantenimiento para todos los sistemas técnicos
- Protocolos de prueba y certificados de aceptación (por ejemplo, de expertos)
- Certificados de utilidad y homologaciones para productos instalados
- Una lista detallada de los materiales y componentes instalados con datos del fabricante
- Datos de contacto de las empresas especializadas y trabajadores involucrados
- Certificado de eficiencia energética y otros documentos según la Ley de Energía de Edificios (GEG)
- Protocolos de formación y capacitación para el personal operativo
Una carpeta digital de construcción ayuda a recopilar estos documentos de manera estructurada desde el principio y a proporcionarlos con un solo clic.
Consecuencias de la documentación incompleta: riesgos para la aceptación y el último pago
Las consecuencias de los documentos de revisión incompletos son significativas y van más allá de las molestias administrativas. La falta de documentos representa un defecto esencial que permite al cliente negar la aceptación de acuerdo con el § 12 VOB/B. Esto no solo retrasa el inicio del período de garantía, sino también la fecha de vencimiento del último pago por varias semanas. Además, los clientes pueden retener un recargo correspondiente a al menos el doble de los costos de subsanación de defectos, lo que puede rápidamente representar entre el 5% y el 10% del monto del contrato. Sin documentos completos, falta la prueba de la prestación de los servicios contractuales. Esto aumenta significativamente el riesgo en futuras reclamaciones por defectos, ya que la carga de la prueba recae en el contratista. Una gestión limpia de adiciones y defectos es difícilmente segura sin esta base.
El camino digital: aumento de la eficiencia del 50% en la creación
La creación tradicional de documentos de revisión en papel es propensa a errores y extremadamente lenta. Los empleados de oficina a menudo pasan más de 40 horas buscando información del sitio de construcción. Una solución digital reduce este esfuerzo en más del 50%. La captura digital de datos directamente en el sitio de construcción transfiere la información de manera confiable y en tiempo real a la oficina. Esto asegura la integridad y completitud de los datos. Aquí están las principales ventajas:
- Ahorro de tiempo: Asignación automática de fotos, notas y planos al segmento de construcción correcto.
- Seguridad jurídica: Documentación completa e inalterable de todos los procesos en caso de disputas.
- Transparencia: Todos los participantes del proyecto tienen acceso en cualquier momento al estado actual de la documentación.
- Entrega sencilla: Los documentos completos de revisión se pueden exportar y entregar como un informe PDF con solo un clic.
Una gestión de documentos bien pensada con software ya no es un lujo, sino una ventaja competitiva decisiva. Conclusión: así cumples con tus obligaciones de documentación con Valoon
Fazit: So meistern Sie Ihre Dokumentationspflichten mit Valoon
La elaboración de los documentos de revisión según VOB es una tarea crítica que determina el éxito económico de un proyecto de construcción. Los errores o negligencias pueden conducir a retrasos en las aceptaciones, retenciones de pagos significativas y mayores riesgos de responsabilidad. Una forma de trabajo manual y en papel está apenas a la altura de estas exigencias y causa un esfuerzo manual de más de 10 horas por semana. Valoon resuelve este problema integrando la documentación de construcción directamente en la comunicación diaria a través de WhatsApp. Toda la información relevante – desde fotos hasta planos y reportes de defectos – se guarda automáticamente y de manera legal en una carpeta de construcción central. Así, tus documentos de revisión se generan casi de manera automática, están siempre completos y disponibles con solo pulsar un botón. Aumenta tu eficiencia en más del 50% y asegura tus proyectos de manera legal. Evita el caos y los riesgos de la documentación no estructurada. Reserva ahora tu demostración gratuita y descubre lo fácil que puede ser la elaboración de documentos de revisión .
Más enlaces
Wikipedia ofrece información completa sobre la normativa de adjudicación y contratación de obras (VOB).
Der Asociación Principal de la Industria de la Construcción Alemana informa sobre desarrollos actuales y posiciones de la industria de la construcción alemana.
Das Instituto Alemán de Tecnología de Construcción (DIBt) proporciona información sobre productos de construcción, tipos de construcción y normativas técnicas de construcción.
Der Boletín Oficial es la plataforma central para anuncios oficiales y el registro de empresas en Alemania.
Das Oficina Federal de Construcción y Ordenación del Territorio (BBR) ofrece una visión de los proyectos de construcción federales y el desarrollo territorial.
Der Asociación de Ingenieros Alemanes (VDI) proporciona información técnica, directrices y oportunidades de networking para ingenieros.
Die Cámara Federal de Arquitectos (BAK) informa sobre temas profesionales, marcos legales y desarrollos actuales en el campo de la arquitectura.
FAQ
¿Cuánto cuestan los documentos de revisión?
Los costos por la elaboración de los documentos de revisión deben incluirse como un servicio secundario en los precios unitarios y no se remuneran por separado. El esfuerzo varía según la complejidad del proyecto, pero puede representar entre el 1% y el 2% del monto de la construcción.
¿También son obligatorios los documentos de revisión en un contrato BGB?
Incluso en un contrato de construcción según BGB, existe una obligación de entregar los documentos necesarios si esto es necesario para el funcionamiento o mantenimiento (§ 650n BGB). Sin embargo, el alcance a menudo está menos claro que en un contrato de VOB, por lo que es aún más importante tener una regulación contractual precisa.
¿Cómo ayuda Valoon concretamente en la elaboración de los documentos?
Valoon captura toda la comunicación y documentación (fotos, mensajes de voz, planos) del sitio de construcción directamente desde WhatsApp y las estructura automáticamente en una carpeta digital de construcción. Con un solo clic, puedes generar informes de obra completos y los documentos de revisión finales como PDF, lo que reduce el esfuerzo manual en más del 50%.
¿Qué documentos deben incluirse obligatoriamente en los documentos de revisión?
Son obligatorios los planos de estado, manuales de operación y mantenimiento, protocolos de prueba y aceptación, certificados de idoneidad para materiales de construcción, así como una lista de los productos instalados y de las empresas que los ejecutaron. El alcance exacto depende del oficio respectivo.
¿Puede el cliente negar completamente el pago final?
No, en general no. Sin embargo, el cliente puede retener una parte razonable del pago final. El OLG de Brandeburgo dictaminó que es adecuado retener una cantidad equivalente al doble del costo de elaboración de los documentos.
