Phase 1 : Établir les fondations par l’analyse et des objectifs clairs
Chaque projet de construction réussi commence par des fondations solides. Il en va de même pour l’introduction du logiciel. Au cours de la première phase, vous devez définir précisément ce que vous souhaitez réaliser avec la nouvelle solution. Utilisez la méthode SMART pour formuler vos objectifs de manière spécifique, mesurable, attractive, réaliste et temporelle. Un objectif pourrait être : « Réduire le temps de travail manuel pour les rapports de chantier de 75 % dans les 3 premiers mois. »
Réalisez une analyse détaillée de l’état de vos processus actuels. Quels procédés doivent être concrètement améliorés ? Où y a-t-il des ruptures médiatiques qui mènent à 66 % d’activités non productives ? Impliquez dès le départ des personnes clés de tous les départements concernés. L’acceptation augmente de plus de 50 % lorsque les futurs utilisateurs, en particulier les employés sur le chantier, peuvent exprimer leurs besoins. Cette étape garantit que le logiciel de construction sélectionné répond aux problèmes réels. Les résultats de cette phase constituent la base de votre cahier des charges et de l’ensemble du processus qui suit. die realen Probleme löst. Die Ergebnisse dieser Phase bilden die Grundlage für Ihr Lastenheft und den gesamten weiteren Verlauf.
Phase 2 : Définir les exigences et choisir le bon logiciel
Avec les objectifs définis et l’analyse des processus, vous établissez maintenant un cahier des charges. Ce document décrit en détail toutes les exigences fonctionnelles et techniques concernant le nouveau logiciel. Il sert de base objective pour comparer différents fournisseurs et empêche que vous soyez influencé par des présentations impressionnantes. Demandez des offres à au moins 3 à 5 fournisseurs pour obtenir une bonne vue d’ensemble du marché.
Lors de la sélection, ne vous concentrez pas seulement sur l’étendue des fonctionnalités. Un facteur décisif pour le succès est la convivialité. Un logiciel complexe avec des centaines de fonctionnalités est souvent peu accepté par les employés sur le chantier. Les solutions qui, comme Valoon, se basent sur des applications familières telles que WhatsApp nécessitent pratiquement aucune formation et garantissent un taux d’utilisation de près de 100 %. Demandez des accès de test pour évaluer le logiciel avec quelques utilisateurs clés de manière approfondie. Un bon logiciel de gestion de projet pour la construction doit surtout être simple.
Phase 3 : Planification de l’implémentation et de la phase de test
La mise en œuvre technique est une partie critique du plan de projet pour votre introduction de logiciel. Clarifiez l’infrastructure informatique : le logiciel sera-t-il exploité sur des serveurs propres (On-Premises) ou dans le cloud ? Les solutions cloud réduisent souvent l’effort informatique interne de plus de 50 %. Un autre point central est la migration des données. Planifiez exactement quelles données des anciens systèmes doivent être transférées et comment le transfert sera assuré.
Avant que le logiciel ne soit déployé à l’échelle de l’entreprise, une phase de test intensive est indispensable. Il existe deux stratégies éprouvées :
- Lancement en Big-Bang : L’ancien système est complètement remplacé par le nouveau logiciel à une date précise. Cette méthode est rapide, mais comporte des risques plus élevés en cas d’erreurs non détectées.
- Lancement itératif : Le logiciel est progressivement activé pour différents départements ou projets. Ancien et nouveau système fonctionnent en parallèle pendant une période de transition, ce qui minimise les risques mais augmente l’effort de coordination.
Sélectionnez un petit groupe de 5-10 utilisateurs clés pour tester toutes les fonctions principales dans un projet pilote réel. Les retours de cette phase sont précieuses pour apporter les dernières ajustements avant le démarrage et faire avancer la numérisation du chantier .
Phase 4 : Mise en ligne et mobilisation des employés
Le Go-Live est le moment de vérité. Une bonne préparation décide du succès. Communiquez la date de démarrage au moins 4 semaines à l’avance à tous les employés. Expliquez les avantages que le nouveau logiciel apporte à chacun – par exemple, un gain de temps allant jusqu’à 5 heures par semaine pour la documentation.
La clé du succès réside dans l’acceptation par les employés. Préparez des formations adaptées à chaque groupe cible. Alors que les employés de bureau nécessitent une formation détaillée sur toutes les fonctionnalités du backend, cela doit être rapide et simple pour le chantier. Valoon agit ici en n’utilisant pas d’application dédiée pour les employés sur le chantier et en s’appuyant plutôt sur WhatsApp – une application que 9 employés sur 10 utilisent déjà quotidiennement. Désignez des « champions » : ce sont les utilisateurs clés de la phase de test qui sont les premiers interlocuteurs de leurs collègues pour toute question. Cela décharge la direction de projet et favorise l’ optimisation des processus par le logiciel au niveau collégial.
Phase 5 : Mesurer le succès et optimiser en continu
Avec le Go-Live, le plan de projet pour l’introduction du logiciel n’est pas terminé. La phase la plus importante commence maintenant : l’exploitation courante. Obtenez activement et régulièrement des retours de tous les utilisateurs. De courtes enquêtes ou des conversations personnelles après les 30 premiers jours peuvent fournir des insights précieux. Analysez si les objectifs définis au départ ont été atteints. Mesurez les KPI initialement fixés, comme la réduction du temps pour collecter les défauts de 60 %.
Aucun processus n’est parfait dès le départ. Considérez l’introduction du logiciel comme un processus d’amélioration continue. Ajustez les flux de travail si vous constatez que le logiciel permet de nouvelles voies plus efficaces. Une bonne gestion de construction efficace avec des logiciels dépend du fait que les outils et les processus soient régulièrement remis en question et optimisés. Ainsi, vous garantissez que votre investissement apporte également un maximum de bénéfices à long terme pour votre entreprise.
Conclusion : Un bon plan est la moitié de la bataille
Un plan de projet soigneusement élaboré pour l’introduction du logiciel est le facteur décisif entre succès et échec. Il vous oblige à vous pencher sur les objectifs, les exigences et les risques potentiels. En impliquant vos employés dès le départ, vous créez l’acceptation nécessaire et garantissez que la nouvelle solution facilite réellement le travail. Valoon a été conçu exactement pour cette raison : pour surmonter les obstacles à la numérisation de manière maximale simplicité et efficacité et garantir une documentation juridiquement valide portée par toute l’équipe. Réservez dès maintenant votre démo gratuite et découvrez comment vous pouvez révolutionner votre documentation de chantier en moins de 24 heures.
Plus de liens
Wikipédia offre des informations sur l’ISO 21500, une norme internationale pour la gestion de projet.
DIN propose des résultats de recherche pour la série de normes DIN 69901 sur la gestion de projet.
de:hub fournit des informations sur l’indice de numérisation, qui mesure les progrès de la numérisation en Allemagne.
Institut fédéral de la statistique (Destatis) met à disposition un document PDF sur le potentiel de numérisation dans les statistiques sur l’activité de construction.
Fraunhofer IESE propose un article de blog sur une étude relative à la numérisation dans le secteur de la construction.
PwC publie un communiqué de presse sur une étude concernant le secteur de la construction en 2023, qui met en lumière l’état de la numérisation et de la durabilité.
Fédération centrale de l’industrie de la construction allemande (ZDB) présente ses positions sur le sujet de la numérisation.
Statista fournit des statistiques sur le taux de réalisation de la numérisation dans l’industrie de la construction de la région D-A-CH.
FAQ
Combien de temps dure en moyenne l’introduction d’un logiciel ?
La durée dépend fortement de la complexité du logiciel et de la taille de l’entreprise. Des solutions simples basées sur le cloud comme Valoon peuvent être prêtes à l’emploi en quelques jours. Les systèmes ERP complexes peuvent prendre entre 6 et 18 mois.
Quelle est la différence entre la méthode du Big-Bang et le lancement itératif ?
Avec la méthode du Big-Bang, l’ancien logiciel est complètement remplacé par le nouveau en un seul jour. Avec la méthode itérative, des équipes ou des départements individuels sont progressivement transférés vers le nouveau logiciel, tandis que l’ancien système continue de fonctionner en parallèle au début.
Comment convaincre mes employés sur le chantier d’adopter un nouveau logiciel ?
La clé est la simplicité. Choisissez une solution qui ne nécessite aucune formation et qui se base sur des appareils et des applications que vos employés connaissent déjà et utilisent, comme par exemple WhatsApp. Mettez en avant les bénéfices immédiats, comme moins de travail rédactionnel et une communication plus rapide.
Combien coûte l’introduction d’un nouveau logiciel de construction ?
Les coûts se composent des frais de licence, des frais d’adaptation, des formations et des ressources internes. Valoon propose un modèle de prix transparent, où seules les utilisateurs en bureau ont besoin d’une licence, alors que l’utilisation est gratuite pour l’ensemble du chantier, ce qui réduit considérablement le seuil d’entrée.
Dois-je engager un consultant externe pour l’introduction du logiciel ?
Pour des projets très grands, un consultant externe peut être judicieux. Cependant, pour des systèmes modernes et conviviaux comme Valoon, cela n’est pas nécessaire. Le fournisseur doit garantir un support complet et une mise en œuvre facile.
