Fase 1: Establecer la base mediante análisis y objetivos claros
Cada proyecto de construcción exitoso comienza con una base sólida. Lo mismo ocurre con la implementación de software. En la primera fase, defines con precisión lo que deseas lograr con la nueva solución. Utiliza el método SMART para formular tus objetivos de manera específica, medible, atractiva, realista y con plazos definidos. Un objetivo podría ser: “Reducir el esfuerzo manual para los informes diarios de construcción en un 75 % dentro de los primeros 3 meses.”
Realiza un análisis detallado de tus procesos actuales. ¿Qué flujos de trabajo deben mejorarse concretamente? ¿Dónde hay rupturas que llevan a un 66 % de actividades que no aportan valor? Involucra desde el principio a personas clave de todos los departamentos relevantes. La aceptación aumenta en más del 50 % cuando los futuros usuarios, especialmente los trabajadores en el sitio, pueden aportar sus requisitos. Este paso asegura que el software de construcción para empresas resuelve los problemas reales. Los resultados de esta fase forman la base para tu pliego de condiciones y todo el posterior desarrollo.
Fase 2: Definir requisitos y seleccionar el software adecuado
Con los objetivos definidos y el análisis de procesos, ahora puedes crear un pliego de condiciones. Este documento describe detalladamente todos los requisitos funcionales y técnicos del nuevo software. Sirve como base objetiva para comparar diferentes proveedores y evita que te deslumbres con presentaciones impresionantes. Obtén ofertas de al menos 3 a 5 proveedores para tener una buena visión del mercado.
Al seleccionar, no solo debes fijarte en la gama de funciones. Un factor decisivo para el éxito es la facilidad de uso. Un software complejo con cientos de funciones a menudo no es aceptado por los trabajadores en el sitio. Las soluciones que, como Valoon, se basan en aplicaciones familiares como WhatsApp, prácticamente no requieren esfuerzo de capacitación y garantizan una tasa de uso de casi el 100 %. Pide accesos de prueba para evaluar el software con algunos usuarios clave a fondo. Un buen software de gestión de proyectos para la construcción debe ser, sobre todo, sencillo.
Fase 3: Planificar la implementación y la fase de pruebas
La implementación técnica es una parte crítica del plan del proyecto de tu implementación de software. Aclara la infraestructura de TI: ¿Se ejecutará el software en servidores propios (on-premises) o en la nube? Las soluciones en la nube a menudo reducen el esfuerzo de TI interno en más del 50 %. Otro punto central es la migración de datos. Planifica exactamente qué datos deben ser trasladados de los sistemas antiguos y cómo se garantizará la transferencia.
Antes de que el software se implemente a nivel empresarial, es esencial una fase de pruebas intensivas. Para esto, existen dos estrategias comprobadas:
- Implementación Big Bang: El sistema antiguo se reemplaza por completo con el nuevo software en una fecha clave. Este método es rápido, pero conlleva mayores riesgos si hay errores no detectados.
- Implementación iterativa: El software se habilita gradualmente para diferentes departamentos o proyectos. Los sistemas antiguo y nuevo funcionan en paralelo durante un tiempo de transición, lo que minimiza los riesgos, pero aumenta el esfuerzo de coordinación.
Selecciona un pequeño grupo de 5-10 usuarios clave que prueben todas las funciones centrales en un proyecto piloto real. La retroalimentación de esta fase es valiosa para hacer los últimos ajustes antes del lanzamiento y avanzar en la digitalización del sitio de construcción avanzando.
Fase 4: Lanzamiento y poner a los empleados a bordo
El lanzamiento es el momento de la verdad. Una buena preparación decide sobre el éxito. Comunica la fecha de inicio al menos 4 semanas antes a todos los empleados. Explica los beneficios que el nuevo software trae para cada uno, como por ejemplo, un ahorro de tiempo de hasta 5 horas por semana en la documentación.
La clave del éxito radica en la aceptación de los empleados. Planifica capacitaciones adaptadas a cada grupo objetivo. Mientras que los empleados de oficina necesitan una introducción detallada a todas las funciones del backend, para el sitio de construcción debe ser rápido y sin complicaciones. Valoon aborda esto al prescindir completamente de una aplicación para los empleados en el sitio y utilizar en su lugar WhatsApp, una aplicación que ya 9 de cada 10 empleados utilizan a diario. Nombra a llamados “champions”: son los usuarios clave de la fase de pruebas que estarán disponibles como primeros puntos de contacto para sus colegas en caso de preguntas. Esto alivia a la dirección del proyecto y fomenta la optimización de procesos mediante software a nivel colegial.
Fase 5: Medir el éxito y optimizar continuamente
Con el lanzamiento, el plan del proyecto para la implementación de software no está completo. La fase más importante comienza ahora: la operación continua. Obtén retroalimentación activa y regular de todos los usuarios. Encuestas breves o conversaciones personales después de los primeros 30 días pueden ofrecer valiosas perspectivas. Analiza si los objetivos definidos al principio se han alcanzado. Mide los KPIs determinados al principio, como la reducción del tiempo para la captura de deficiencias en un 60 %.
Ningún proceso es perfecto desde el principio. Considera la implementación de software como un proceso de mejora continua. Adapta los flujos de trabajo si descubres que el software permite nuevas formas más eficientes. Un buen gestión efectiva de la construcción con software se basa en que las herramientas y procesos se evalúan y optimizan regularmente. De este modo, te aseguras de que tu inversión aporte el máximo beneficio a tu empresa a largo plazo.
Conclusión: Un buen plan es la mitad del camino
Un plan de proyecto bien elaborado para la implementación de software es el factor decisivo que determina el éxito o el fracaso. Te obliga a reflexionar sobre objetivos, requisitos y riesgos potenciales. Al involucrar a tus empleados desde el inicio, generas la aceptación necesaria y te aseguras de que la nueva solución realmente facilite el trabajo. Valoon fue desarrollado precisamente por este motivo: para superar las barreras de la digitalización con la máxima simplicidad y eficiencia, y garantizar una documentación legalmente válida que sea respaldada por todo el equipo. Reserva ahora tu demostración gratuita y descubre cómo puedes revolucionar tu documentación de construcción en menos de 24 horas.
Más enlaces
Wikipedia ofrece información sobre la ISO 21500, un estándar internacional para la gestión de proyectos.
DIN proporciona resultados de búsqueda sobre la serie de normas DIN 69901 para la gestión de proyectos.
de:hub ofrece información sobre el índice de digitalización, que mide el progreso de la digitalización en Alemania.
Oficina Federal de Estadística (Destatis) proporciona un documento PDF sobre el potencial de digitalización en la estadística de actividades de construcción.
Fraunhofer IESE ofrece un artículo de blog sobre un estudio de digitalización en la industria de la construcción.
PwC publica un comunicado de prensa sobre un estudio de la industria de la construcción 2023 que destaca el estado de la digitalización y la sostenibilidad.
Asociación Central de la Construcción Alemana (ZDB) presenta sus posiciones sobre el tema de la digitalización.
Statista ofrece estadísticas sobre el grado de implementación de la digitalización en la industria de la construcción de la región D-A-CH.
FAQ
¿Cuánto tiempo dura en promedio una implementación de software?
La duración depende en gran medida de la complejidad del software y del tamaño de la empresa. Soluciones simples basadas en la nube como Valoon pueden estar listas para usar en pocos días. Sistemas ERP complejos pueden llevar de 6 a 18 meses.
¿Cuál es la diferencia entre el método Big Bang y la implementación iterativa?
Con el método Big Bang, el software antiguo se reemplaza por completo en un solo día. Con el método iterativo, los equipos o departamentos individuales se trasladan gradualmente al nuevo software, mientras que el sistema antiguo continúa funcionando en paralelo inicialmente.
¿Cómo convenzo a mis empleados en el sitio de construcción de un nuevo software?
La clave es la simplicidad. Elige una solución que no requiera esfuerzo de capacitación y que se base en dispositivos y aplicaciones que tus empleados ya conocen y utilizan, como WhatsApp. Muestra su beneficio inmediato, como menos trabajo de escritura y comunicación más rápida.
¿Cuánto cuesta la implementación de un nuevo software de construcción?
Los costos se componen de tasas de licencia, gastos de personalización, formación y recursos internos. Valoon ofrece un modelo de precios transparente en el que solo los usuarios de oficina necesitan una licencia, mientras que el uso para todo el sitio de construcción es gratuito, lo que reduce significativamente la barrera de entrada.
¿Debo contratar a un consultor externo para la implementación del software?
Para proyectos muy grandes, puede ser útil contar con un consultor externo. Sin embargo, en sistemas modernos y amigables como Valoon, esto no es necesario. El proveedor debe garantizar un soporte integral y una implementación sencilla.
