Aşama 1: Analiz ve net hedefler ile temel oluşturma
Her başarılı inşaat projesi sağlam bir temelle başlar. Aynı şey yazılım uygulamaları için de geçerlidir. İlk aşamada, yeni çözüm ile neyi başarmak istediğinizi kesin olarak tanımlayın. Hedeflerinizi spesifik, ölçülebilir, çekici, gerçekçi ve belirli bir süre içerisinde olmak üzere formüle etmek için SMART yöntemini kullanın. Bir hedef şöyle olabilir: “İlk 3 ay içinde inşaat günlük raporları için manuel çabayı u azaltmak.”
Mevcut süreçlerinizin detaylı bir durum analizi yapın. Hangi süreçlerin somut olarak geliştirilmesi gerekiyor? f’ya kadar katma değer sağlamayan faaliyetlere yol açan medyadaki kopmalar nerede var? Tüm ilgili departmanlardan kilit kişileri en başından dahil edin. Son kullanıcılar, özellikle sahadaki çalışanlar taleplerini ortaya koyabildiklerinde kabul oranı P’den fazla artar. Bu adım, seçilen inşaat yazılımının gerçek sorunları çözdüğünü garanti eder. Bu aşamanın sonuçları, gereksinim belgeniz ve sonraki süreç için temel oluşturur.
Aşama 2: Gereksinimleri tanımlamak ve doğru yazılımı seçmek
Tanımlanan hedefler ve süreç analizi ile şimdi bir gereksinim belgesi hazırlayın. Bu belge, yeni yazılım için tüm işlevsel ve teknik gereksinimleri detaylı bir şekilde tanımlar. Çeşitli sağlayıcıları karşılaştırmak için nesnel bir temel olarak hizmet eder ve etkileyici sunumlara kapılmanızı önler. İyi bir piyasa genel görünümü elde etmek için en az 3 – 5 sağlayıcıdan teklif alın.
Seçerken sadece işlevselliğe dikkat etmeyin. Başarı için belirleyici bir faktör, kullanıcı dostu olmaktır. Yüzlerce işlevi olan karmaşık bir yazılım, genellikle sahadaki çalışanlar tarafından benimsenmez. Valoon gibi tanıdık uygulamalar üzerinde çalışan çözümler, neredeyse hiç eğitim gerektirmez ve 0’e yakın bir kullanım oranı garantiler. Yazılımı birkaç kilit kullanıcı ile kapsamlı bir şekilde test etmek için test erişimleri isteyin. İyi bir proj yönetim yazılımı öncelikle basit olmalıdır.
Aşama 3: Uygulama ve test aşaması planlamak
Teknik uygulama, yazılım uygulama projenizde kritik bir parçadır. BT altyapısını netleştirin: Yazılım kendi sunucularında (On-Premises) mi yoksa bulutta mı çalışacak? Bulut çözümleri genellikle dahili BT iş yükünü P’den fazla azaltır. Bir diğer merkezi nokta veri aktarımıdır. Eski sistemlerden hangi verilerin alınması gerektiğini ve aktarımın nasıl sağlanacağını tam olarak planlayın.
Yazılım şirket genelinde uygulanmadan önce, yoğun bir test aşaması gereklidir. Bunun için iki kanıtlanmış strateji vardır:
- Büyük Patlama uygulaması: Eski sistem, belirlenen bir tarihte tamamen yeni yazılım ile değiştirilir. Bu yöntem hızlıdır ancak keşfedilmemiş hatalarda yüksek riskler taşır.
- İteratif uygulama: Yazılım, belirli departmanlar veya projeler için aşamalı olarak devreye alınır. Eski ve yeni sistemler bir geçiş süresi boyunca paralel çalışır, bu da riskleri azaltır ancak koordinasyon yükünü artırır.
Tüm ana işlevleri gerçek bir pilot projede test etmek için 5-10 ana kullanıcıdan oluşan küçük bir grup seçin. Bu aşamadan gelen geri bildirim, Go-Live öncesinde son ayarlamaları yapmanız ve şantiyenin dijitalleşmesini ilerletmek için değerlidir.
Aşama 4: Go-Live ve çalışanları devreye almak
Go-Live, gerçeklerin ortaya çıktığı andır. İyi bir hazırlık başarının belirleyicisidir. Başlangıç tarihini tüm çalışanlara en az 4 hafta önceden bildirin. Yeni yazılımın her birey için sağladığı faydaları açıklayın – örneğin, belgeler için haftada 5 saate kadar zaman tasarrufu.
Başarı anahtarı, çalışanların kabulüdür. Hedef kitleye yönelik eğitimler planlayın. Ofis çalışanları, arka uçtaki tüm işlevler için detaylı bir eğitim alırken, şantiyede hızlı ve kolay bir yol izlenmelidir. Valoon burada sahadaki çalışanlar için tamamen bir uygulama kullanmaktan vazgeçerek, yerine 9/10 çalışanın her gün kullandığı WhatsApp’ı kullanır. Sözde “şampiyonları” belirleyin: Bunlar, test aşamasındaki ana kullanıcılar olup, sorular için ilk danışman olarak diğer çalışanlara yardımcı olurlar. Bu, proje yönetimini hafifletir ve yazılım ile süreç optimizasyonunu meslektaşlar arası düzeyde teşvik eder.
Aşama 5: Başarıyı ölçmek ve sürekli optimize etmek
Go-Live ile yazılım uygulama projesinin planı tamamlanmamıştır. En önemli aşama şimdi başlıyor: sürekli operasyon. Tüm kullanıcılarından aktif ve düzenli geri bildirim alın. İlk 30 gün içinde kısa anketler veya bireysel görüşmeler değerli içgörüler sağlayabilir. Başlangıçta tanımlanan hedeflerin ulaşılması gerektiğini analiz edin. Başlangıçta belirlenen KPI’ları ölçün, örneğin, hata kayıt süresinin ` azaltılması.
Hiçbir süreç baştan sona mükemmel değildir. Yazılım uygulamasını sürekli bir iyileştirme süreci olarak görün. Yazılımın yeni, daha verimli yollar sağladığını gördüğünüzde iş akışlarını ayarlayın. İyi bir etkili inşaat yönetimi yazılımı araçların ve süreçlerin düzenli olarak gözden geçirilmesi ve optimize edilmesi gerektiğinden yaşar. Bu sayede yatırımınızın uzun vadede şirketiniz için maksimum fayda sağlamasını garantilemiş olursunuz.
Sonuç: İyi bir plan yarısıdır
Yazılım uygulamasına yönelik dikkatli bir proje planı, başarı ve başarısızlık arasındaki belirleyici faktördür. Hedefler, gereksinimler ve potansiyel risklerle yüzleşmenizi zorlar. Çalışanlarınızı en başından dahil ederek, gerekli kabulü sağlarsınız ve yeni çözümün işlerinizi gerçekten kolaylaştırmasını sağlarsınız. Valoon tam da bu nedenle geliştirilmiştir: Dijitalleşme engellerini maksimum basitlik ve verimlilik ile aşmak ve tüm ekibin desteklediği hukuka uygun bir belgeler sağlamak. Şimdi ücretsiz demo talep edin ve belgelerinizi 24 saatten kısa bir sürede nasıl devrim yaratabileceğinizi öğrenin.
Daha Fazla Bağlantı
Vikipedi ISO 21500 hakkında, proje yönetimi için uluslararası bir standart hakkında bilgi sağlar.
DIN projeye yönelik yönetmeliklerin DIN 69901 standart serisi hakkında arama sonuçları sunar.
de:hub Almanya’daki dijitalleşme ilerlemesini ölçen dijitalleşme indeksine ilişkin bilgiler sunar.
İstatistiksel Federal Ofis (Destatis) inşaat istatistiklerinde dijitalleşme potansiyeli hakkında bir PDF belgesi sağlar.
Fraunhofer IESE inşaat sektöründeki dijitalleşme üzerine bir çalışma ile ilgili bir blog yazısı sunar.
PwC 2023 inşaat sektörü üzerine bir çalışma ile dijitalleşme ve sürdürülebilirlik durumu üzerinde duran bir basın bülteni yayınlar.
Alman İnşaat Endüstrisi Birliği (ZDB) dijitalleşme ile ilgili olarak kendi görüşlerini sunar.
Statista D-A-CH bölgesindeki inşaat endüstrisinde dijitalleşme uygulama oranları hakkında istatistikler sunar.
FAQ
Bir yazılımın uygulanması ortalama olarak ne kadar sürer?
Süre, yazılımın karmaşıklığına ve şirket büyüklüğüne bağlı olarak önemli ölçüde değişir. Basit, bulut tabanlı çözümler olan Valoon, birkaç gün içinde kullanıma hazır hale gelebilir. Karmaşık ERP sistemleri 6 ila 18 ay arasında zaman alabilir.
Büyük Patlama yöntemi ile iteratif uygulama arasındaki fark nedir?
Büyük Patlama yöntemi, eski yazılımın tek bir günde tamamen yeni ile değiştirilmesidir. İteratif yöntemde, belirli ekipler veya departmanlar, eski sistemin başlangıçta paralel olarak çalıştığı süreçte kademeli olarak yeni yazılıma geçiş yapar.
Şantiyedeki çalışanlarımı yeni bir yazılıma nasıl ikna ederim?
Anahtar, basitliktir. Eğitim gerektirmeyen ve çalışanlarınızın zaten tanıdığı ve kullandığı cihazlar ve uygulamalar üzerine kurulu bir çözüm seçin, örneğin WhatsApp. Doğrudan faydaları gösterin, örneğin daha az yazma işi ve daha hızlı iletişim.
Yeni bir inşaat yazılımının uygulanması ne kadara mal olur?
Maliyetler lisans ücretleri, uyarlama çabası, eğitimler ve iç kaynaklardan oluşur. Valoon, sadece ofis kullanıcılarının bir lisansa ihtiyaç duyduğu, tüm şantiye kullanımının ücretsiz olduğu şeffaf bir fiyatlandırma modeli sunar; bu da giriş engelini önemli ölçüde düşürür.
Yazılım uygulaması için bir dış danışman tutmam gerekir mi?
Çok büyük projeler için dış bir danışman yararlı olabilir. Ancak modern, kullanıcı dostu sistemler olan Valoon gibi durumlarda buna gerek yoktur. Sağlayıcı, kapsamlı destek ve kolay bir uygulama garanti etmelidir.
