Fase 1: Lançamento da fundação através de análise e metas claras
Todo projeto de construção bem-sucedido começa com uma fundação sólida. O mesmo vale para a implementação de software. Na primeira fase, você define com precisão o que deseja alcançar com a nova solução. Utilize o método SMART para formular suas metas de forma específica, mensurável, atraente, realista e com prazo determinado. Um objetivo pode ser: “Reduzir o esforço manual para relatórios diários de obra em 75% nos primeiros 3 meses.”
Realize uma análise detalhada de seus processos atuais. Quais fluxos específicos precisam ser melhorados? Onde há falhas de comunicação que levam a 66% de atividades que não geram valor? Envolva desde o início pessoas-chave de todos os departamentos relevantes. A aceitação aumenta em mais de 50% quando os futuros usuários, especialmente os trabalhadores da obra, podem apresentar suas necessidades. Esta etapa garante que o software escolhido para empresas da construção resolva problemas reais. Os resultados desta fase formam a base para seu documento de requisitos e para todo o andamento Subsequent.
Fase 2: Definir requisitos e escolher o software certo
Com as metas definidas e a análise de processos, você agora cria um documento de requisitos. Este documento descreve detalhadamente todos os requisitos funcionais e técnicos para o novo software. Serve como base objetiva para comparação entre diferentes fornecedores e evita que você se deixe levar por apresentações impressionantes. Solicite propostas de pelo menos 3 a 5 fornecedores para ter uma boa visão de mercado.
Ao escolher, não preste atenção apenas ao conjunto de funcionalidades. Um fator crucial para o sucesso é a usabilidade. Um software complexo com centenas de funções frequentemente não é aceito pelos trabalhadores da obra. Soluções que, como o Valoon, se baseiam em aplicativos familiares como o WhatsApp, praticamente não requerem treinamento e garantem uma taxa de uso de quase 100%. Peça acessos de teste para verificar o software com alguns usuários-chave de forma rigorosa. Um bom software de gerenciamento de projetos para construção deve ser, acima de tudo, simples.
Fase 3: Planejar a implementação e a fase de testes
A implementação técnica é uma parte crítica do plano do projeto para a sua introdução de software. Esclareça a infraestrutura de TI: o software será operado em servidores próprios (On-Premises) ou na nuvem? Soluções em nuvem geralmente reduzem o esforço interno de TI em mais de 50%. Outro ponto central é a migração de dados. Planeje exatamente quais dados dos sistemas legados precisam ser transferidos e como a transferência será assegurada.
Antes que o software seja lançado em toda a empresa, uma fase de testes intensiva é imprescindível. Existem duas estratégias testadas para isso:
- Implementação Big-Bang: O sistema legado é completamente substituído pelo novo software em uma data estipulada. Este método é rápido, mas apresenta riscos elevados em caso de erros não detectados.
- Implementação Iterativa: O software é liberado gradualmente para departamentos ou projetos individuais. O sistema antigo e o novo funcionam em paralelo durante um período de transição, minimizando os riscos, mas aumentando o esforço de coordenação.
Escolha um pequeno grupo de 5 a 10 usuários-chave que testarão todas as funções principais em um projeto piloto real. O feedback dessa fase é valioso para realizar os últimos ajustes antes do Go-Live e para impulsionar a digitalização da obra .
Fase 4: Go-Live e engajar colaboradores
O Go-Live é o momento da verdade. Uma boa preparação decide o sucesso. Comunique a data de início com pelo menos 4 semanas de antecedência a todos os funcionários. Explique os benefícios que o novo software traz para cada um – como, por exemplo, uma economia de até 5 horas por semana na documentação.
A chave para o sucesso está na aceitação dos colaboradores. Planeje treinamentos que sejam adaptados ao público-alvo. Enquanto os funcionários do escritório precisam de uma imersão detalhada em todas as funções do backend, a obra precisa ser abordada de forma rápida e descomplicada. O Valoon atua aqui, evitando totalmente um aplicativo para os trabalhadores da obra e, em vez disso, utiliza o WhatsApp – um aplicativo que já é utilizado diariamente por 9 em cada 10 colaboradores. Nomeie os chamados “Champions”: são os usuários-chave da fase de testes, que estarão à disposição para os colegas como primeiros contatos para dúvidas. Isso alivia a equipe de projeto e promove a otimização de processos através do software em nível colaborativo.
Fase 5: Mensurar o sucesso e otimizar continuamente
Com o Go-Live, o plano do projeto para a implementação do software não está concluído. A fase mais importante começa agora: a operação contínua. Busque ativamente e regularmente feedback de todos os usuários. Pesquisas curtas ou conversas pessoais após os primeiros 30 dias podem fornecer insights valiosos. Analise se as metas definidas no início foram alcançadas. Meça os KPIs inicialmente estabelecidos, como a redução do tempo para a captura de defeitos em 60%.
Nenhum processo é perfeito desde o início. Considere a implementação do software como um processo contínuo de melhoria. Ajuste os fluxos de trabalho se você perceber que o software permite novos caminhos mais eficientes. Um bom gerenciamento eficaz de construção com software depende de ferramentas e processos que são regularmente revisados e otimizados. Assim, você garante que seu investimento traga o máximo de benefícios para sua empresa a longo prazo.
Conclusão: Um bom plano é metade do caminho
Um plano de projeto bem elaborado para a implementação do software é o fator decisivo que determina o sucessoou o fracasso. Ele força você a se envolver com metas, requisitos e riscos potenciais. Ao envolver seus colaboradores desde o início, você cria a aceitação necessária e garante que a nova solução realmente facilite o trabalho. O Valoon foi desenvolvido exatamente por este motivo: para superar os obstáculos da digitalização com máxima simplicidade e eficiência, garantindo uma documentação legalmente segura que seja suportada por todos na equipe. Agende agora sua demonstração gratuita e descubra como você pode revolucionar sua documentação de construção em menos de 24 horas.
Mais Links
Wikipedia fornece informações sobre a ISO 21500, um padrão internacional para gerenciamento de projetos.
DIN apresenta resultados de pesquisa para a série de normas DIN 69901 sobre gerenciamento de projetos.
de:hub oferece informações sobre o índice de digitalização, que mede o progresso da digitalização na Alemanha.
Departamento Federal de Estatísticas (Destatis) disponibiliza um documento PDF sobre o potencial de digitalização nas estatísticas de atividade de construção.
Fraunhofer IESE oferece um post de blog sobre um estudo sobre digitalização na indústria da construção.
PwC publica um comunicado à imprensa sobre um estudo sobre a indústria da construção em 2023, que analisa o estado da digitalização e sustentabilidade.
Associação Central da Indústria da Construção Alemã (ZDB) apresenta suas posições sobre o tema da digitalização.
Statista fornece estatísticas sobre o nível de implementação da digitalização na indústria da construção da região D-A-CH.
FAQ
Quanto tempo leva, em média, para implementar um software?
A duração depende muito da complexidade do software e do tamanho da empresa. Soluções simples baseadas em nuvem como o Valoon podem estar prontas para uso em poucos dias. Sistemas ERP complexos podem levar de 6 a 18 meses.
Qual é a diferença entre o método Big-Bang e a implementação iterativa?
No método Big-Bang, o software antigo é completamente substituído pelo novo em um único dia. No método iterativo, equipes ou departamentos individuais são progressivamente transferidos para o novo software, enquanto o sistema antigo continua a funcionar em paralelo inicialmente.
Como convenço meus colaboradores na obra a adotarem um novo software?
A chave é a simplicidade. Escolha uma solução que não exija esforço de treinamento e que se baseie em dispositivos e aplicativos que seus colaboradores já conhecem e utilizam, como o WhatsApp. Demonstre os benefícios diretos, como menos trabalho de escritório e comunicação mais rápida.
Quanto custa a implementação de um novo software de construção?
Os custos são compostos por taxas de licença, esforços de personalização, treinamentos e recursos internos. O Valoon oferece um modelo de preços transparente, onde apenas os usuários de escritório precisam de uma licença, enquanto o uso para toda a obra é gratuito, o que reduz significativamente a barreira de entrada.
Preciso contratar um consultor externo para a implementação do software?
Para projetos muito grandes, pode ser sensato contratar um consultor externo. No entanto, para sistemas modernos e amigáveis como o Valoon, isso não é necessário. O fornecedor deve garantir suporte abrangente e uma implementação simples.
