Faza 1: Stabilirea fundamentului prin analiză și obiective clare
Fiecare proiect de construcție de succes începe cu un fundament solid. Același lucru este valabil și pentru implementarea software-ului. În prima fază, definiți cu precizie ce doriți să realizați cu noua soluție. Utilizați metoda SMART pentru a formula obiectivele specifice, măsurabile, atractive, realiste și definite în timp. Un obiectiv poate fi: „Reducerea efortului manual pentru rapoartele zilnice de construcție cu 75% în primele 3 luni.”
Efectuați o analiză detaliată a proceselor actuale. Ce fluxuri de lucru trebuie îmbunătățite? Unde există întreruperi media care duc la 66% activități care nu adaugă valoare? Implicați din prima fază persoanele-cheie din toate departamentele relevante. Acceptarea crește cu peste 50% atunci când utilizatorii finali, în special angajații de pe șantier, pot aduce în discuție cerințele lor. Această etapă asigură că software-ul selectat de construcție pentru companii rezolvă problemele reale. Rezultatele acestei faze formează baza pentru cerințele dumneavoastră și pentru cursul ulterior al proiectului.
Faza 2: Definirea cerințelor și alegerea software-ului potrivit
Cu obiectivele definite și analiză de proces, acum creați un document de cerințe. Acest document descrie în detaliu toate cerințele funcționale și tehnice ale noului software. Este baza obiectivă pentru compararea diferitelor oferte și împiedică să vă lăsați impresionați de prezentări atrăgătoare. Obțineți oferte de la cel puțin 3 până la 5 furnizori pentru a obține o bună imagine de ansamblu a pieței.
Atunci când alegeți, nu vă uitați doar la numărul de funcționalități. Un factor decisiv pentru succes este ușurința de utilizare. Un software complex cu sute de funcții este adesea greu de acceptat de către angajații de pe șantier. Soluțiile care se bazează pe aplicații familiari, cum ar fi Valoon, necesită aproape zero effort de formare și garantează o rată de utilizare de aproape 100%. Solicitați acces la teste pentru a verifica software-ul cu câțiva utilizatori-cheie. Software de gestionare a proiectelor pentru construcție trebuie să fie în primul rând simplu.
Faza 3: Planificarea implementării și fazei de testare
Implementarea tehnică este o parte critică a planului de proiect pentru implementarea software-ului. Clarificați infrastructura IT: Software-ul va fi operat pe servere proprii (On-Premises) sau în cloud? Soluțiile cloud reduc adesea effortul IT intern cu mai mult de 50%. Un alt punct central este migrarea datelor. Planificați exact ce date din sistemele vechi trebuie preluate și cum va fi asigurată transferul.
Înainte de a fi implementat la nivelul întregii companii, este esențială o etapă intensă de testare. Există două strategii bine confirmate:
- Implementare Big-Bang: Sistemul vechi este complet înlocuit de noul software într-o singură zi. Această metodă este rapidă, dar implică riscuri mai mari în cazul erorilor neidentificate.
- Implementare iterativă: Software-ul este activat treptat pentru diferite departamente sau proiecte. Sistemele vechi și noi funcționează împreună pentru o perioadă de tranziție, ceea ce minimizează riscurile, dar crește effortul de coordonare.
Selectați un grup mic de 5-10 utilizatori-cheie care să testeze toate funcționalitățile principale într-un proiect pilot real. Feedback-ul din această fază este extrem de valoros pentru a face ultimele ajustări înainte de lansare și pentru a avansa digitizarea șantierului .
Faza 4: Lansarea și implicarea angajaților
Lansarea este momentul adevărului. O bună pregătire decide despre succes. Comunicați data de start cu cel puțin 4 săptămâni înainte tuturor angajaților. Explicați beneficiile pe care noul software le aduce fiecărei persoane – de exemplu, o economisire de timp de până la 5 ore pe săptămână pentru documentație.
Cheia succesului constă în acceptarea angajaților. Planificați sesiuni de formare adaptate publicului țintă. În timp ce angajații de birou au nevoie de o informare detaliată despre toate funcționalitățile din backend, pentru șantier trebuie să fie rapid și fără complicații. Valoon abordează această problemă prin faptul că nu folosește o aplicație dedicată pentru angajații de pe șantier, ci utilizează WhatsApp – o aplicație pe care 9 din 10 angajați o folosesc zilnic. Denumiți așa-numiții „Campioni”: aceștia sunt utilizatori-cheie din faza de testare, care vor fi primii puncte de contact pentru colegii lor. Acest lucru reduce sarcina de lucru a echipei de proiect și promovează optimizarea proceselor prin software la nivel colegial.
Faza 5: Măsurarea succesului și optimizarea continuă
Odată cu lansarea, planul de proiect pentru implementarea software-ului nu este finalizat. Cea mai importantă fază începe acum: operarea continuă. Colectați activ și regulat feedback de la toți utilizatorii. Chestionarele scurte sau discuțiile personale după primele 30 de zile pot oferi informații valoroase. Analizați dacă obiectivele definite la început au fost atinse. Măsurați indicatorii cheie stabiliți inițial, cum ar fi reducerea timpului pentru înregistrarea defectelor cu 60%.
Niciun proces nu este perfect de la început. Considerați implementarea software-ului ca un proces continuu de îmbunătățire. Ajustați fluxurile de lucru atunci când observați că software-ul permite metode noi, mai eficiente. Un bun management al construcțiilor cu software depenzează de faptul că instrumentele și procesele sunt evaluate și optimizate constant. Astfel, vă asigurați că investiția dumneavoastră aduce o utilizare maximă pentru compania dumneavoastră pe termen lung.
Concluzie: Un plan bun este jumătatea drumului
Un plan de proiect bine elaborat pentru implementarea software-ului este factorul decisiv care determină succesul sau eșecul. Acesta vă obligă să analizați obiectivele, cerințele și riscurile potențiale. Implicând angajații încă de la început, creați acceptarea necesară și asigurați-vă că noua soluție ușurează cu adevărat munca. Valoon a fost dezvoltat tocmai din acest motiv: pentru a depăși barierele digitalizării cu o maximă simplitate și eficiență și pentru a asigura o documentație legală, care este susținută de întreaga echipă. Rezervați acum demo-ul gratuit și descoperiți cum puteți revoluționa documentația dumneavoastră de construcție în mai puțin de 24 de ore.
Mai multe linkuri
Wikipedia oferă informații despre ISO 21500, un standard internațional pentru managementul proiectelor.
DIN oferă rezultate de căutare pentru standardele DIN 69901 privind managementul proiectelor.
de:hub oferă informații despre indexul digitalizării, care măsoară progresul digitalizării în Germania.
Oficiul Federal de Statistică (Destatis) oferă un document PDF despre potențialul de digitalizare în statistica activităților de construcție.
Fraunhofer IESE oferă un articol pe blog despre un studiu privind digitalizarea în industria construcțiilor.
PwC publică un comunicat de presă despre un studiu pe industria construcțiilor 2023, care evidențiază stadiul digitalizării și sustenabilității.
Asociația Centrală a Constructorilor Germani (ZDB) prezintă pozițiile sale cu privire la tema digitalizării.
Statista oferă statistici privind gradul de implementare a digitalizării în industria construcțiilor din zona D-A-CH.
FAQ
Cât durează în medie implementarea unui software?
Durata depinde în mare măsură de complexitatea software-ului și de dimensiunea companiei. Soluții simple, bazate pe cloud, cum ar fi Valoon, pot fi gata de utilizare în câteva zile. Sistemele ERP complexe pot dura între 6 și 18 luni.
Care este diferența dintre metoda Big-Bang și implementarea iterativă?
În metoda Big-Bang, software-ul vechi este complet înlocuit de cel nou într-o singură zi. În metoda iterativă, echipele sau departamentele individuale sunt transferate treptat pe noul software, în timp ce sistemul vechi funcționează inițial în paralel.
Cum îmi conving angajații de pe șantier să folosească un nou software?
Cheia este simplitatea. Alegeți o soluție care nu necesită effort de formare și se bazează pe dispozitive și aplicații pe care angajații dumneavoastră le cunosc și le folosesc deja, cum ar fi WhatsApp. Evidențiați beneficiile directe, cum ar fi mai puțin timp petrecut pentru scris și comunicare mai rapidă.
Cât costă implementarea unui nou software de construcție?
Costurile se compun din taxe de licență, efort de personalizare, instruiri și resurse interne. Valoon oferă un model de preț transparent, în care doar utilizatorii biroului au nevoie de o licență, în timp ce utilizarea pentru întregul șantier este gratuită, ceea ce reduce semnificativ barierele inițiale.
Trebuie să angajez un consultant extern pentru implementarea software-ului?
Pentru proiecte foarte mari, un consultant extern poate fi util. Cu toate acestea, pentru sisteme moderne și ușor de utilizat, cum ar fi Valoon, acest lucru nu este necesar. Furnizorul ar trebui să asigure suport complet și o implementare simplă.
