Le problème : Pourquoi les cahiers des charges traditionnels échouent
La création manuelle de cahiers des charges est un énorme consommateur de temps et l’une des sources d’erreurs les plus fréquentes dans le bâtiment. Des études montrent que des CCT flous ou erronés sont responsables d’une grande partie des risques de projet. Les planificateurs doivent souvent travailler sans connaissance technique détaillée des métiers exécutants, ce qui engendre des lacunes dans le cahier des charges. Ces inexactitudes entraînent non seulement des coûts élevés dus aux modifications, mais aussi des litiges juridiques lorsque les prestations fournies s’écartent de l’appel d’offres. Des cahiers des charges erronés peuvent conduire à des réductions d’honoraires pour les architectes et à des demandes d’indemnisation coûteuses. La communication entre le bureau et le chantier via différents canaux aggrave le problème et rend une documentation complète quasiment impossible. Cette méthode traditionnelle n’est plus adaptée et met en danger la rentabilité des projets de construction à chaque nouvel ordre. Il est nécessaire de trouver une solution qui digitalise et simplifie l’ensemble du processus.
La solution : Fonctions essentielles d’un logiciel moderne de cahiers des charges
Les logiciels de construction modernes répondent à ces défis avec une approche numérique et centralisée. Un logiciel puissant de cahiers des charges est le cœur d’une planification et d’une exécution de construction efficaces. Il permet un appel d’offres conforme aux normes, une attribution et un calcul transparents (AVA). Les fonctions clés qui accélèrent le processus de plus de 40 % incluent :
- Gestion centralisée des données : Toutes les descriptions de prestations sont stockées à un seul endroit et accessibles à tous les acteurs du projet.
- Utilisation de textes standardisés : Grâce à l’intégration de catalogues comme STLB-Bau, la rédaction de textes conformes à la VOB est accélérée et standardisée.
- Interface GAEB : Un échange électronique fluide de cahiers des charges entre tous les partenaires est garanti par l’interface GAEB.
- Collecte de données mobile : Les prestations peuvent être enregistrées et documentées directement sur le chantier, augmentant la précision d’au moins 20 %.
- Intégration dans le logiciel de construction pour le calcul: La connexion sans faille aux outils de calcul et de facturation évite les saisies de données en double.
Ces outils numériques posent les bases d’une exécution de projet précise et efficace. Mais le meilleur logiciel est peu utile s’il n’est pas accepté sur le chantier.
L’approche de Valoon : Créer le cahier des charges directement depuis WhatsApp
Le plus grand obstacle à la numérisation dans le bâtiment est la faible acceptation d’un nouveau logiciel complexe par les employés sur le chantier. C’est précisément là que Valoon intervient et propose une solution qui ne nécessite aucun effort de formation. Nous utilisons WhatsApp, un outil déjà utilisé quotidiennement par 9 employés sur 10. Au lieu d’installer une nouvelle application, votre équipe documente les prestations, les défauts ou l’avancement des travaux simplement par photo, vidéo ou message vocal dans un groupe de projet. Notre IA analyse ces données non structurées et les convertit automatiquement en documents structurés et juridiquement valables. Ces informations sont directement intégrées dans le journal de chantier et disponibles au bureau immédiatement pour établir un cahier des charges précis. Cette méthode réduit le temps consacré à la documentation sur le chantier jusqu’à 70 %. Le temps gagné peut être directement investi dans le travail à valeur ajoutée. Cette manière simple de collecter des données jette les bases d’une optimisation des processus grâce au logiciel.
Sécurité juridique selon la VOB grâce à une documentation complète
Un cahier des charges incomplet ou imprécis est l’une des principales causes de conflits dans la construction. Le règlement sur l’attribution et les contrats pour les travaux de construction (VOB) exige une description claire et exhaustive de toutes les prestations pour éviter les malentendus. Avec Valoon, chaque prestation réalisée sur le chantier est automatiquement enregistrée avec un horodatage et un lieu. Cette documentation complète sert de preuve incontestable en cas de litige. Une collecte précise réduit le risque de demandes de modification en raison de descriptions de prestations floues de plus de 50 %. Le respect de la VOB/C, qui stipule que les prestations standard doivent également être incluses sans mention explicite, est assuré par une documentation détaillée. Vous établissez ainsi une base juridiquement valide pour la gestion complète du projet, de l’appel d’offres à la réception et à la quantification selon la VOB. Cette transparence protège non seulement contre les litiges, mais optimise également la planification financière.
De l’enregistrement mobile des prestations à la facturation précise
La précision du cahier des charges a un impact direct sur l’ensemble du contrôle des coûts d’un projet. Une base de données précise est essentielle pour un calcul et une facturation fiables. Avec Valoon, le lien entre le chantier et le bureau est établi en temps réel, ce qui améliore la précision des estimations de coût d’au moins 15 %. Le processus est par ailleurs extrêmement simple :
- Enregistrement des prestations par WhatsApp : Un employé documente une prestation réalisée avec une photo et une brève description.
- Structuration automatique : L’IA de Valoon analyse les données et les attribue au bon métier et à la bonne position du cahier des charges.
- Disponibilité centrale : Les données structurées sont immédiatement disponibles au bureau et peuvent être utilisées pour la facturation.
- Intégration sans faille : Grâce aux interfaces, les données peuvent être facilement transférées à votre existant logiciel ERP pour le secteur de la construction .
Ce flux de travail numérique complet élimine les erreurs de transfert manuel et assure une facturation transparente et traçable. Cela améliore l’efficacité non seulement au bureau, mais également directement sur le chantier.
Conclusion : Votre avantage avec Valoon
Le passage à un logiciel numérique de cahiers des charges n’est pas un luxe, mais une nécessité pour des entreprises de construction compétitives. Valoon offre plus qu’un simple logiciel ; nous proposons une approche pratique et adaptée à la réalité. En utilisant WhatsApp comme outil d’enregistrement central, nous surmontons le plus grand obstacle à la numérisation : l’acceptation par les employés. Vous bénéficiez d’une économie de temps allant jusqu’à 5 heures par semaine et d’une réduction drastique des erreurs et des malentendus. Valoon garantit la sécurité juridique, l’efficacité et une documentation complète du premier coup de pelle à la facture finale. Dites adieu aux groupes WhatsApp non structurés et aux cahiers des charges incomplets. Réservez dès maintenant votre démo gratuite et découvrez à quel point il peut être facile de commencer la documentation numérique de chantier.
Plus de liens
de.digital offre un aperçu complet de l’indice de numérisation pour l’Allemagne.
Fraunhofer IESE propose un article de blog sur une étude sur la numérisation dans le secteur de la construction.
Institut fédéral de la statistique (Destatis) publie le potentiel de numérisation dans la statistique de l’activité de construction.
PwC propose un communiqué de presse sur une étude concernant le secteur de la construction en 2023, abordant la numérisation et la durabilité.
Fédération centrale de l’industrie de la construction allemande (ZDB) met à disposition un document de position sur le thème de la numérisation.
Association principale de l’industrie de la construction allemande propose un avis d’expert de l’industrie de la construction.
EY (Ernst & Young) explique dans une étude trois leviers de productivité dans le secteur de la construction.
FAQ
Comment fonctionne précisément l’enregistrement des prestations avec Valoon ?
Vos employés sur le chantier utilisent un groupe WhatsApp classique. Ils prennent une photo ou envoient un message vocal d’une prestation réalisée ou d’un défaut et l’envoient dans le groupe. Notre IA analyse ces données en arrière-plan et crée automatiquement un ensemble de données structuré et juridiquement valable pour votre cahier des charges et votre journal de chantier.
L’utilisation de WhatsApp pour la documentation de chantier est-elle conforme au RGPD ?
Oui, avec Valoon, le processus est entièrement conforme au RGPD. Les données ne sont pas stockées sur des appareils personnels, mais sont traitées et archivées via une interface sécurisée directement sur nos serveurs en Allemagne. La communication se fait via un numéro que nous fournissons, et non via les comptes personnels des employés.
Puis-je connecter Valoon à mon logiciel de construction existant ?
Oui, Valoon est conçu comme une plateforme ouverte. Nous proposons des interfaces standardisées pour intégrer les données collectées sans heurts dans vos systèmes existants pour le calcul, la facturation ou l’ERP. Vous évitez ainsi les doubles saisies de données et les ruptures médiatiques.
Combien ça coûte d’utiliser Valoon ?
Notre modèle tarifaire est simple et équitable. Pour les employés sur le chantier qui enregistrent des données par WhatsApp, l’utilisation est entièrement gratuite. Des frais ne s’appliquent qu’aux utilisateurs au bureau qui accèdent au backend web pour gérer et analyser les données. Cela réduit la barrière d’entrée et favorise l’acceptation au sein de l’équipe.
Dois-je installer un nouveau logiciel pour utiliser Valoon ?
Non. Les employés sur le chantier utilisent WhatsApp comme d’habitude. Les chefs de projet et de chantier au bureau accèdent simplement à notre plateforme via n’importe quel navigateur web. Aucune installation n’est requise.
Pour quelles tailles d’entreprises Valoon est-il adapté ?
Valoon est évolutif et convient aux petites entreprises artisanales avec seulement quelques employés, tout comme aux grandes entreprises de construction et aux promoteurs qui gèrent plusieurs projets simultanément. La mise en œuvre simple et le modèle tarifaire flexible le rendent attractif pour toutes les tailles d’entreprise.
