Problema: De ce caietele de sarcini tradiționale eșuează
Crearea manuală a caietelor de sarcini reprezintă o pierdere enormă de timp și una dintre cele mai frecvente surse de erori în domeniul construcțiilor. Studiile arată că caietele de sarcini neclare sau eronate sunt responsabile pentru o mare parte din riscurile proiectelor. Planificatorii trebuie adesea să lucreze fără cunoștințe tehnice detaliate despre meseriile executante, ceea ce duce la lacune în caietul de sarcini. Aceste inexactități nu doar că generează costuri mari prin modificări, dar duc și la litigii legale atunci când prestația finalizată deviază de la oferta inițială. Caietele de sarcini eronate pot duce la reduceri de onorarii pentru arhitecți și cereri costisitoare de despăgubire. Comunicația între birou și șantier prin diferite canale agravează problema și face aproape imposibilă documentarea completă. Această metodă tradițională nu mai este actuală și pune în pericol profitabilitatea proiectelor de construcție cu fiecare nouă comandă. Este nevoie de o soluție care să digitalizeze și să simplifice întregul proces.
Soluția: Funcții de bază ale software-ului modern pentru caiete de sarcini
Software-ul modern pentru construcții face față acestor provocări cu o abordare digitală și centralizată. Un software performant pentru caiete de sarcini este inima unei planificări și execuții eficiente în construcții. Acesta permite o licitație, atribuire și decontare (AVA) conform normelor și transparentă. Printre funcțiile esențiale care accelerează procesul cu peste 40%, se numără:
- Gestionarea centralizată a datelor: Toate descrierile de servicii sunt stocate într-un singur loc și sunt accesibile tuturor participanților la proiect.
- Utilizarea textelor standard de servicii: Prin integrarea de cataloage precum STLB-Bau, redactarea textelor conforme VOB este accelerată și standardizată.
- Interfața GAEB: Un schimb electronic fără probleme de caiete de sarcini între toți partenerii este asigurat prin interfața GAEB.
- Captarea mobilă a datelor: Serviciile pot fi captate și documentate direct pe șantier, ceea ce crește precizia cu cel puțin 20%.
- Integrare în software-ul de construcție pentru estimări: Conectarea fără întreruperi la instrumentele de estimare și decontare previne dublarea datelor introduse.
Aceste instrumente digitale creează baza pentru o gestionare precisă și eficientă a proiectului. Însă cel mai bun software nu își aduce aportul dacă nu este acceptat pe șantier.
Abordarea Valoon: Crearea caietului de sarcini direct din WhatsApp
Cea mai mare provocare în digitalizarea în construcții este acceptarea scăzută a software-ului nou și complex de către angajații de pe șantier. Aici intervine Valoon, oferind o soluție care nu necesită eforturi de instruire. Folosim WhatsApp, un instrument deja utilizat zilnic de 9 din 10 angajați. În loc să instalați o aplicație nouă, echipa dumneavoastră documentează servicii, defecte sau progresul lucrărilor simplu prin fotografie, video sau mesaj vocal într-o grupă de proiect. AI-ul nostru analizează aceste date nestructurate și le transformă automat în documente structurate, conforme cu legislația. Aceste informații sunt inserate direct în jurnalul de construcție și sunt imediat disponibile în birou pentru a crea un caiet de sarcini precis. Această abordare reduce efortul de documentare pe șantier cu până la 70%. Timpul câștigat poate fi investit direct în munca de valoare adăugată. Această modalitate simplă de captare a datelor pun bazele pentru o optimizare a proceselor prin software.
Securitate juridică conform VOB prin documentare completă
Un caiet de sarcini incomplet sau imprecis este una dintre principalele cauze ale conflictelor în construcții. Regulile de atribuire și contractare pentru lucrările de construcție (VOB) impun o descriere clară și cuprinzătoare a tuturor serviciilor pentru a evita neînțelegerile. Cu Valoon, fiecare serviciu realizat pe șantier este captat automat cu marcaje de timp și indicație a locației. Această documentare completă servește drept dovadă indiscutabilă în caz de dispută. Prin captarea precisă, riscul cererilor de modificare cauzate de descrieri neclare ale serviciilor este redus cu peste 50%. Respectarea VOB/C, care prevede ca și execuțiile standard să facă parte din domeniul de aplicare al serviciului, este garantată prin documentarea detaliată. Astfel, creați o bază juridică solidă pentru gestionarea întregului proiect, de la licitație până la recepție și determinarea cantităților conform VOB. Această transparență nu protejează doar împotriva disputelor legale, ci optimizează și planificarea financiară.
De la captarea mobilă a serviciilor până la decontarea precisă
Precizia caietului de sarcini are un impact direct asupra întregului control al costurilor unui proiect. O bază de date precisă este esențială pentru o estimare și decontare fiabilă. Cu Valoon, se realizează o punte între șantier și birou în timp real, ceea ce îmbunătățește precizia estimării costurilor cu cel puțin 15%. Procesul este extrem de simplu:
- Captarea serviciilor prin WhatsApp: Un angajat documentează o prestație realizată cu o fotografie și o descriere scurtă.
- Structurare automată: AI-ul Valoon analizează datele, le asociază cu meseria corectă și cu poziția corespunzătoare din caietul de sarcini.
- Disponibilitate centralizată: Datele structurate sunt imediat disponibile în birou și pot fi utilizate pentru decontare.
- Integrare fără întreruperi: Prin interfețe, datele pot fi transferate fără probleme în software-ul dumneavoastră existent ERP pentru domeniul construcțiilor sunt transferate.
Acest flux de lucru digital simplu elimină erorile manuale de transfer și asigură un decont transparent și ușor de urmărit. Astfel, eficiența nu este doar sporită în birou, ci și direct pe șantier.
Concluzie: Avantajul dumneavoastră cu Valoon
Trecerea la un software digital pentru caietul de sarcini nu este un lux, ci o necesitate pentru companiile de construcții competitive. Valoon oferă mai mult decât un software; noi oferim o abordare practică și simplă. Folosind WhatsApp ca instrument central de captare, depășim cea mai mare barieră a digitalizării: acceptarea de către angajați. Profitați de o economisire de timp de până la 5 ore pe săptămână și de o reducere drastică a erorilor și neînțelegerilor. Valoon asigură securitate juridică, eficiență și o documentare completă de la primul excavator până la factura finală. Spuneți adio grupurilor WhatsApp nestructurate și caietelor de sarcini incomplete. Rezervați acum demonstrația gratuită și descoperiți cât de simplu poate fi începutul în documentarea digitală a construcțiilor.
Mai multe linkuri
de.digital oferă o privire de ansamblu cuprinzătoare asupra indexului de digitalizare pentru Germania.
Fraunhofer IESE publică un articol pe blog despre un studiu privind digitalizarea în domeniul construcțiilor.
Oficiul Federal de Statistică (Destatis) publică potențialul digitalizării în statistica activităților de construcție.
PwC oferă un comunicat de presă despre un studiu din 2023 privind sectorul construcțiilor, care abordează digitalizarea și durabilitatea.
Asociația Centrală a Constructorilor Germani (ZDB) publică un document de poziție privind subiectul digitalizării.
Asociația Principală a Industriei Construcțiilor Germane oferă un raport al industriei construcțiilor.
EY (Ernst & Young) explică în cadrul unui studiu trei factori de creștere a productivității în domeniul construcțiilor.
FAQ
Cum funcționează captarea serviciilor cu Valoon, de fapt?
Angajații dumneavoastră de pe șantier folosesc un grup obișnuit de WhatsApp. Fac o fotografie sau o înregistrare vocală a unei prestații realizate sau a unui defect și o trimit în grup. AI-ul nostru analizează aceste date în fundal și generează automat un set de date structurate, conforme din punct de vedere juridic, pentru caietul dumneavoastră de sarcini și jurnalul de construcție.
Este utilizarea WhatsApp pentru documentarea construcțiilor conformă cu GDPR?
Da, cu Valoon, procesul este complet conform GDPR. Datele nu sunt stocate pe dispozitive personale, ci sunt procesate și arhivate direct pe serverele noastre din Germania printr-o interfață sigură. Comunicația se desfășoară printr-un număr pus la dispoziție de noi, nu prin conturile personale ale angajaților.
Pot conecta Valoon cu software-ul meu existent pentru construcții?
Da, Valoon este conceput ca o platformă deschisă. Oferim interfețe standardizate pentru a integra fără probleme datele captate în sistemele dumneavoastră existente pentru estimare, decontare sau ERP. Astfel, evitați dublarea introducerii datelor și întreruperile între medii.
Cât costă utilizarea Valoon?
Modelul nostru de prețuri este simplu și corect. Pentru angajații de pe șantier care capturează date prin WhatsApp, utilizarea este complet gratuită. Costurile se aplică doar utilizatorilor din birou care accesează web-backend-ul pentru a gestiona și analiza datele. Acest lucru reduce barierele de intrare și încurajează acceptarea în întreaga echipă.
Trebuie să instalez un nou software pentru a folosi Valoon?
Nu. Angajații de pe șantier folosesc WhatsApp așa cum sunt obișnuiți. Managerii de proiect și de construcție din birou accesează pur și simplu platforma noastră printr-un browser web. Nu este necesară nicio instalare.
Pentru ce dimensiuni de firmă este potrivit Valoon?
Valoon este scalabil și se potrivește atât pentru mici meșteșugari cu doar câțiva angajați, cât și pentru mari companii de construcții și dezvoltatori de proiecte care gestionează mai multe proiecte simultan. Implementarea ușoară și modelul de prețuri flexibile îl fac atractiv pentru orice dimensiune de companie.
