Maîtriser les défis spécifiques de la comptabilité dans le secteur de la construction
La comptabilité dans le secteur de la construction se distingue fondamentalement des autres secteurs. Les projets s’étendent souvent sur plus de 12 mois, ce qui complique le compte de résultat. La comptabilisation correcte des acomptes, des factures intermédiaires et finales est une source fréquente d’erreurs. De plus, il est nécessaire de répartir avec précision les coûts sur les chantiers individuels en tant que centres de coûts afin de pouvoir évaluer la rentabilité de chaque projet. Sans une base de données précise provenant du chantier, une évaluation significative est impossible. Un autre problème concerne les provisions pour garanties qui doivent figurer dans le bilan pendant des années. Cette complexité fait que le traitement manuel des documents papiers et des notes numériques non structurées peut prendre jusqu’à 15 heures par semaine et par chef de projet. La numérisation de ces processus n’est pas un luxe, mais une nécessité pour garantir la compétitivité. GoBD : Le cadre légal pour vos processus numériques
Les « principes de tenue et de conservation des livres, des enregistrements et des documents sous forme électronique ainsi que l’accès aux données » (GoBD) sont contraignants pour toutes les entreprises en Allemagne. Cette directive administrative des autorités fiscales précise comment traiter les données numériques pertinentes pour l’impôt. Les 10 exigences centrales peuvent être résumées sous le terme de sécurité de révision. Celles-ci incluent notamment :
Traçabilité :
- Nachvollziehbarkeit: Chaque écriture doit être justifiée par un document.
- Exhaustivité : Tous les événements commerciaux doivent être enregistrés sans lacune.
- Inaltérabilité : Les données une fois enregistrées ne doivent pas être modifiées sans traçabilité.
- Enregistrement en temps voulu : Les écritures et enregistrements doivent être réalisés rapidement.
De nombreux dirigeants sous-estiment que les GoBD vont bien au-delà de la simple comptabilité financière. Les données provenant de systèmes en amont tels que le système de pointage numérique, des documentations photo des défauts ou des journaux de construction sont également concernés lorsqu’ils servent de base pour les factures. L’absence ou la mauvaise qualité de la documentation procédurale peut entraîner, lors d’un audit fiscal, de sévères estimations par l’administration fiscale, augmentant les bénéfices jusqu’à 10%.
Construire numériquement le pont entre le chantier et la comptabilité
La clé pour une comptabilité financière conforme aux GoBD et efficace réside dans la documentation numérique sans faille directement sur le chantier. Depuis novembre 2020, la facturation électronique (XRechnung) est obligatoire pour les commandes publiques, ce qui augmente encore la pression pour la numérisation. Mais comment réussir la mise en œuvre dans le quotidien souvent chaotique du chantier? Le processus ne commence pas au bureau, mais sur le smartphone de vos employés. Au lieu d’envoyer des informations et des photos de manière non structurée via WhatsApp, celles-ci peuvent être enregistrées directement de manière juridiquement sécurisée via une interface guidée et simple. Cela réduit la charge administrative au bureau de jusqu’à 80%. Une telle saisie numérique garantit que toutes les informations pertinentes – telles que la météo, les employés présents, les prestations fournies et les justificatifs photo – sont automatiquement archivées avec un horodatage et un lien au projet, et ne peuvent plus être modifiées. Vous établissez ainsi une base solide pour tous les autres processus commerciaux et une bonne optimisation des processus.
Automatisation de la comptabilité des coûts et de la facturation
Une comptabilité des coûts précise est le cœur de la gestion d’entreprise dans le secteur de la construction. Vous avez besoin de chiffres à jour pour savoir où se trouvent financièrement vos chantiers. La saisie manuelle des heures de travail, des bons de livraison et des mesures dans un logiciel de comptabilité est non seulement lente, mais aussi une source d’erreurs énorme. Grâce à la saisie numérique sur le chantier, ces données affluent de manière structurée et en temps réel au bureau. Vous pouvez ainsi attribuer directement les heures et les coûts des matériaux aux bons centres de coûts (chantiers). Cela permet une recalcule rapide et précise, rendant immédiatement visibles les écarts par rapport à l’état prévu. Sur cette base, les factures intermédiaires et finales peuvent être créées jusqu’à 50% plus rapidement, ce qui améliore directement le flux de trésorerie de votre entreprise et sécurise la financement de la phase de construction. Conclusion : Votre avantage avec Valoon
La complexité de la comptabilité financière dans les entreprises de construction nécessite une sortie des processus manuels et des solutions insulaires non structurées. La numérisation est le seul moyen d’assurer de manière durable la sécurité juridique selon les GoBD, l’efficacité et la rentabilité. Valoon agit précisément ici en simplifiant radicalement la collecte de données sur le chantier. Au lieu de submerger vos employés avec une autre application, Valoon utilise WhatsApp déjà établi pour une documentation structurée et juridiquement sécurisée.
Le plus grand avantage réside dans la simplicité et l’acceptation élevée qui en résulte sur le chantier. Vous obtenez sans effort de formation une base de données complète et conforme aux GoBD, qui accélère vos processus comptables, réduit les erreurs et vous redonne le contrôle sur vos coûts de projet. Faites le premier pas vers l’optimisation de vos Sie erhalten ohne Schulungsaufwand eine lückenlose, GoBD-konforme Datengrundlage, die Ihre Buchhaltungsprozesse beschleunigt, Fehler reduziert und Ihnen die Kontrolle über Ihre Projektkosten zurückgibt. Machen Sie den ersten Schritt zur Optimierung Ihrer processus d’entreprise..
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Plus de liens
Das Office fédéral de la statistique (Destatis) offre un aperçu complet sur le thème de la construction en Allemagne.
Sur la page de l’ Office fédéral de la statistique (Destatis) vous trouverez des tableaux et des données détaillées sur le secteur de la construction.
Der Fédération principale de l’industrie de la construction allemande fournit dans un document PDF des chiffres et des faits importants concernant l’économie de la construction.
Un chapitre chez Springer traite d’un sujet spécifique dans le contexte de l’économie de la construction.
Die Hochschule Osnabrück informe sur un module abordant des thèmes pertinents de l’ingénierie civil.
Das Trialog-Magazin met en lumière dans un article la transformation numérique dans le secteur de la construction.
FAQ
Devrons-nous conserver nos justificatifs papier après numérisation?
Non, sous réserve de « numérisation substitutive », les justificatifs papier peuvent être détruits. Pour cela, le processus de numérisation doit être décrit de manière exhaustive dans une documentation procédurale, garantissant la lisibilité, l’exhaustivité et l’inaltérabilité du document numérique.
Nos employés utilisent déjà WhatsApp pour des photos du chantier. N’est-ce pas suffisant?
Non, l’utilisation non structurée de WhatsApp ne répond pas aux exigences des GoBD. Les images ne sont pas archivées de manière révisable, le contexte est souvent perdu et il manque une attribution systématique aux projets et aux opérations. Valoon utilise la simplicité de WhatsApp, mais canalise les données dans un système structuré et juridiquement sécurisé.
Quelles données sur le chantier sont pertinentes pour la comptabilité?
Toutes les données qui servent de base à des écritures ou des factures sont pertinentes. Cela inclut les heures de travail effectuées (suivi du temps), le matériel consommé (bons de livraison), les prestations fournies (mesures, journal de chantier), les documentations photo des défauts ou de l’avancement du chantier, ainsi que toute correspondance menant à une commande.
Que se passe-t-il si nous ne respectons pas les GoBD?
Lors d’un audit, l’administration fiscale peut rejeter la comptabilité comme non conforme. Cela peut entraîner une réévaluation des revenus et des bénéfices, ce qui pourrait être suivi de lourdes arriérés d’impôts et éventuellement d’amendes.
Avons-nous besoin d’un logiciel complet coûteux pour la numérisation?
Pas nécessairement. La première étape consiste à numériser et structurer la collecte de données à la source – le chantier. Une solution simple et acceptée comme Valoon peut servir de pont vers votre logiciel de comptabilité existant et fournit les données propres nécessaires sans coûts d’investissement élevés.
Comment convaincre mes employés d’un nouveau processus numérique?
La clé est la simplicité et un bénéfice clair pour l’employé. Au lieu d’introduire une nouvelle application complexe, des solutions comme Valoon s’appuient sur des outils connus comme WhatsApp. Lorsque l’employé réalise que le processus numérique facilite son travail (par exemple, plus de paperasse), l’acceptation est généralement très élevée.
