Преодоление специфических проблем в бухгалтерии строительства
Бухгалтерия в строительной отрасли кардинально отличается от других секторов. Проекты часто продолжаются более 12 месяцев, что усложняет составление отчета о прибылях и убытках. Правильная регистрация авансовых, промежуточных и окончательных счетов — частая причина ошибок. Кроме того, необходимо точно распределять затраты по отдельным строительным площадкам в качестве центров затрат, чтобы оценивать рентабельность каждого проекта. Без точной базы данных с места строительства сложно получить последующий расчет практически невозможно. Еще одна проблема — это резервирование средств на гарантии, которые должны числиться в балансе в течение многих лет. Эта сложность приводит к тому, что ручная обработка бумажных документов и неструктурированных цифровых записей может занимать до 15 часов в неделю для каждого руководителя проекта. Цифровизация этих процессов — это не роскошь, а необходимость для обеспечения конкурентоспособности.
GoBD: правовая основа для ваших цифровых процессов
«Принципы ведения и хранения книг, записей и документов в электронной форме и доступа к данным» (GoBD) обязательны для каждой компании в Германии. Это административное предписание финансовых органов определяет, как должны обрабатываться цифровые данные, связанные с налогами. 10 основных требований можно обобщить под термином «ревизионная безопасность». Сюда входят в числе прочего:
- Отслеживаемость: Каждой записи должен соответствовать документ.
- Полнота: Все бизнес-события должны фиксироваться полностью.
- Неизменяемость: Однажды зарегистрированные данные не могут быть изменены без протоколирования.
- Своевременная регистрация: Записи и регистрации должны выполняться оперативно.
Многие руководители недооценивают, что GoBD распространяется далеко за пределы простой финансовой бухгалтерии. Также данные из предшествующих систем, таких как цифровая регистрация рабочего времени, фотодокументации недостатков или строительных дневников затрагиваются, если они служат основой для фактур. Отсутствие или недостаточная документация процесса может привести к значительным оценкам со стороны налоговых органов во время налоговой проверки, что может повысить прибыль до 10%.
Цифровое строительство моста между строительной площадкой и бухгалтерией
Ключ к соответствующей GoBD и эффективной финансовой бухгалтерии заключается в бесшовной цифровой документации непосредственно на строительной площадке. С ноября 2020 года электронный счет (XRechnung) обязательный для государственных заказов, что еще больше увеличивает давление на цифровизацию. Но как реализовать это в часто хаотичном строительном процессе? Процесс начинается не в офисе, а на смартфоне ваших сотрудников. Вместо того чтобы отправлять информацию и фотографии неструктурированно через WhatsApp, их можно правомерно фиксировать через простую интерфейса. Это сокращает административные затраты в офисе на 80%. Такая цифровая фиксация гарантирует, что вся необходимая информация — такая как погода, присутствующие сотрудники, выполненные работы и фотодоказательства — автоматически снабжается временной меткой и относится к проекту, и архивация производится неизменяемо. Это создает надежную основу для всех других коммерческих процессов и чистую оптимизацию процессов.
Автоматизация учета затрат и выставления счетов
Точный учет затрат — это сердцевина управления компанией в строительстве. Вам нужны актуальные данные, чтобы знать, каковы финансовые показатели ваших строительных площадок. Ручной ввод табелей рабочего времени, накладных и спецификаций в бухгалтерское программное обеспечение не только медленный, но и является огромным источником ошибок. Благодаря цифровой фиксации на строительной площадке эти данные структурировано и в реальном времени передаются в офис. Так вы сможете напрямую соотнести часы и стоимость материалов с правильными центрами затрат (строительными площадками). Это позволяет осуществлять своевременный и точный последующий расчет, который моментально отображает отклонения от планового состояния. На этой основе предварительные и окончательные счета могут быть созданы на 50% быстрее, что напрямую улучшает денежный поток вашей компании и обеспечивает финансирование строительного этапа обеспечивается.
Итог: ваше преимущество с Valoon
Сложность бухгалтерии в строительных компаниях требует отказа от ручных процессов и неструктурированных изолированных решений. Цифровизация — это единственный способ обеспечить правовую безопасность согласно GoBD, эффективность и рентабельность на длительный срок. Valoon именно здесь и работает, радикально упрощая сбор данных на строительной площадке. Вместо того чтобы нагружать ваших сотрудников еще одним приложением, Valoon использует уже установленный WhatsApp для структурированной и правомерной документации. Основное преимущество заключается в простоте и высокой степени принятия на строительной площадке. Вы получаете бесшовную, соответствующую GoBD базу данных без необходимости обучения, которая ускоряет ваши бухгалтерские процессы, сокращает ошибки и возвращает вам контроль над вашими проектными затратами. Сделайте первый шаг к оптимизации ваших бизнес-процессов.
Готовы ли вы упростить бухгалтерию и сделать ее юридически безопасной? Запишитесь на бесплатную демонстрацию и узнайте, как Valoon строит мост между вашей строительной площадкой и вашим офисом.
Еще ссылки
Das Федеральное статистическое управление (Destatis) предоставляет исчерпывающий обзор темы строительства в Германии.
На странице Федерального статистического управления (Destatis) вы найдете подробные таблицы и данные о строительной отрасли.
Der Главная ассоциация немецкой строительной индустрии предоставляет в PDF-документе важные цифры и факты о строительной отрасли.
Глава у Springer покрывает специфическую тему в контексте строительной отрасли.
Die Университет Оснабрюка информирует о модуле, посвященном актуальным темам строительной инженерии.
Das Журнал Trialog освещает в статье цифровую трансформацию в строительной отрасли.
FAQ
Должны ли мы хранить наши бумажные документы после сканирования?
Нет, при условии «замещающего сканирования» бумажные документы могут быть уничтожены. Для этого процесс сканирования должен быть полноценно описан в документации процесса, которая обеспечивает читабельность, полноту и неизменяемость цифрового документа.
Наши сотрудники уже используют WhatsApp для фотографий со строительной площадки. Разве этого недостаточно?
Нет, неструктурированное использование WhatsApp не соответствует требованиям GoBD. Фотографии не архивируются с учетом возможной проверки, контекст часто теряется, и отсутствует систематическая привязка к проектам и процессам. Valoon использует простоту WhatsApp, но направляет данные в структурированную, юридически безопасную систему.
Какие данные на строительной площадке имеют значение для бухгалтерии?
Релевантны все данные, которые служат основой для записей или счетов. Сюда входят отработанные часы (регистрация рабочего времени), использованные материалы (накладные), выполненные работы (спецификации, строительные дневники), фотодокументация недостатков или хода строительства, а также вся переписка, которая приводит к заказу.
Что произойдет, если мы не будем соблюдать GoBD?
При налоговой проверке налоговые органы могут отклонить бухгалтерский учет как ненадлежащий. Это может привести к дополнительным оценкам доходов и прибылей, что вызовет значительные налоговые доначисления и, возможно, штрафы.
Нужна ли нам дорогая комплексная программа для цифровизации?
Не обязательно. Самый важный шаг — это цифровизация и структурирование сбора данных на источнике — строительной площадке. Простое, хорошо воспринятое решение, такое как Valoon, может служить мостом к вашему существующему бухгалтерскому программному обеспечению и предоставит необходимые чистые данные без высоких инвестиционных затрат.
Как убедить моих сотрудников в новом цифровом процессе?
Ключевым моментом является простота и ясная выгода для сотрудников. Вместо внедрения сложного нового приложения такие решения, как Valoon, используют знакомые инструменты, такие как WhatsApp. Когда сотрудник понимает, что цифровой процесс облегчает его работу (например, нет больше бумажной волокиты), уровень принятия обычно очень высокий.
