Superar desafíos específicos en la contabilidad de la construcción
La contabilidad en la industria de la construcción difiere fundamentalmente de otras industrias. Los proyectos a menudo se extienden por más de 12 meses, lo que complica el estado de resultados. La correcta contabilización de facturas de anticipos, parciales y finales es una fuente común de errores. Además, existe la necesidad de distribuir con precisión los costos a diferentes obras como centros de costos para poder evaluar la rentabilidad de cada proyecto. Sin una base de datos exacta desde la obra, es difícil realizar una reestimación prácticamente imposible. Otro problema son las provisiones para garantías, que deben mantenerse en el balance durante años. Esta complejidad da lugar a que el manejo manual de documentos en papel y notas digitales no estructuradas puede consumir hasta 15 horas por semana y por gerente de proyecto. La digitalización de estos procesos no es un lujo, sino una necesidad para asegurar la competitividad.
GoBD: La base legal para tus procesos digitales
Los «principios para la correcta gestión y conservación de libros, registros y documentos en forma electrónica, así como para el acceso a los datos» (GoBD) son vinculantes para todas las empresas en Alemania. Esta directiva administrativa de las autoridades fiscales establece cómo deben manejarse los datos digitales relevantes para impuestos. Los 10 requisitos centrales pueden resumirse bajo el término de seguridad de auditoría. Estos incluyen, entre otros:
- Trazabilidad: Cada asiento contable debe tener un respaldo.
- Integridad: Todos los eventos comerciales deben ser registrados sin lagunas.
- Inalterabilidad: Los datos registrados no pueden ser modificados sin registro.
- Registro oportuno: Los asientos y registros deben hacerse de forma puntual.
Muchos directores subestiman que el GoBD va más allá de la simple contabilidad financiera. También los datos de sistemas anteriores, como el registro de tiempo digital, documentación fotográfica de defectos o diarios de obra se ven afectados si sirven como base para las facturas. La falta o deficiencia en la documentación del procedimiento puede llevar a estimaciones severas por parte de la oficina de impuestos durante una auditoría, que pueden aumentar las ganancias hasta en un 10%.
Construir digitalmente el puente entre la obra y la contabilidad
La clave para una contabilidad financiera eficiente y conforme con GoBD radica en la documentación digital continua directamente en la obra. Desde noviembre de 2020, la factura electrónica (XRechnung) es obligatoria para contratos públicos, lo que aumenta aún más la presión para la digitalización. Pero, ¿cómo se logra su implementación en el a menudo caótico día a día de la construcción? El proceso no comienza en la oficina, sino en el smartphone de tus empleados. En lugar de enviar información y fotos de forma no estructurada por WhatsApp, estos pueden ser capturados de manera legal y sencilla a través de una interfaz guiada. Esto reduce la carga administrativa en la oficina hasta en un 80%. Una captura digital de este tipo asegura que toda la información relevante – como el clima, los empleados presentes, los servicios prestados y comprobantes fotográficos – se archiven automáticamente con un sello de tiempo y referencia al proyecto, y que sean inalterables. Así, creas una base sólida para todos los demás procesos comerciales y una optimización de procesos.
Automatización de la contabilidad de costos y la facturación
Un cálculo de costos preciso es el corazón de la gestión empresarial en la construcción. Necesitas cifras actualizadas a diario para saber en qué situación financiera se encuentran tus obras. La transferencia manual de hojas de horas, albaranes y mediciones a un software de contabilidad no solo es lenta, sino también una enorme fuente de errores. A través de la captura digital en la obra, estos datos fluyen de forma estructurada y en tiempo real a la oficina. Así puedes asignar las horas y los costos de materiales directamente a los centros de costos correctos (obras). Esto permite una reestimación oportuna y precisa, que hace visibles de inmediato las desviaciones del estado previsto. Sobre esta base, se pueden generar facturas parciales y finales hasta un 50% más rápido, lo que mejora directamente el flujo de caja de tu empresa y asegura la financiación de la fase de construcción .
Conclusión: Tu ventaja con Valoon
La complejidad de la contabilidad financiera en las empresas de construcción requiere abandonar los procesos manuales y soluciones aisladas no estructuradas. La digitalización es el único camino para asegurar la legalidad conforme al GoBD, la eficiencia y la rentabilidad de manera sostenible. Valoon aborda precisamente este tema simplificando drásticamente la captura de datos en la obra. En lugar de sobrecargar a tus empleados con otra aplicación, Valoon utiliza WhatsApp, ya establecido, para una documentación estructurada y legal. La mayor ventaja radica en la simplicidad y la alta aceptación que resulta de ello en la obra. Obtienes, sin necesidad de capacitación, una base de datos continua y conforme con GoBD que acelera tus procesos contables, reduce errores y te devuelve el control sobre tus costos de proyecto. Da el primer paso para optimizar tus procesos empresariales.
¿Estás listo para simplificar y asegurar tu contabilidad financiera? Reserva ahora tu demo gratuita y descubre cómo Valoon construye el puente entre tu obra y tu oficina.
Más enlaces
Das Oficina Federal de Estadística (Destatis) ofrece una visión completa sobre el tema de la construcción en Alemania.
En la página de la Oficina Federal de Estadística (Destatis) encontrarás tablas y datos detallados sobre la industria de la construcción.
Der Asociación Principal de la Industria de la Construcción Alemana proporciona en un documento PDF cifras y datos importantes sobre la economía de la construcción.
Un capítulo de Springer trata un tema específico en el contexto de la industria de la construcción.
Die Universidad de Osnabrück informa sobre un módulo que trata temas relevantes de la ingeniería civil.
Das Revista Trialog destaca en un artículo la transformación digital en la industria de la construcción.
FAQ
¿Debemos conservar nuestros documentos en papel después de escanearlos?
No, con la condición del «escaneo sustitutivo», los documentos en papel pueden ser destruidos. Para ello, el proceso de escaneo debe estar descrito de manera exhaustiva en una documentación del procedimiento que garantice la legibilidad, integridad e inalterabilidad del documento digital.
Nuestros empleados ya utilizan WhatsApp para fotos de la obra. ¿Eso no es suficiente?
No, el uso no estructurado de WhatsApp no cumple con los requisitos del GoBD. Las imágenes no están archivadas de manera legal, a menudo se pierde el contexto y falta una asignación sistemática a proyectos y procesos. Valoon utiliza la simplicidad de WhatsApp, pero canaliza los datos en un sistema estructurado y legal.
¿Qué datos en la obra son relevantes para la contabilidad?
Son relevantes todos los datos que sirvan como base para asientos o facturas. Esto incluye horas trabajadas (registro de tiempo), material consumido (albaranes), servicios prestados (medición, diario de obra), documentación fotográfica de defectos o del progreso de la construcción, así como cualquier correspondencia que conduzca a un pedido.
¿Qué sucede si no cumplimos con el GoBD?
Durante una auditoría, la oficina de impuestos puede considerar que la contabilidad no es adecuada. Esto puede llevar a una estimación de ingresos y ganancias, lo que puede resultar en pagos de impuestos significativos y, posiblemente, multas.
¿Necesitamos un software completo costoso para la digitalización?
No necesariamente. El paso más importante es digitalizar y estructurar la captura de datos en la fuente – la obra. Una solución simple y aceptada como Valoon puede servir como puente a tu software de contabilidad existente y proporciona los datos limpios necesarios sin altos costos de inversión.
¿Cómo convenzo a mis empleados de un nuevo proceso digital?
La clave es la simplicidad y un claro beneficio para el empleado. En lugar de introducir una nueva app compleja, soluciones como Valoon utilizan herramientas conocidas como WhatsApp. Cuando el empleado se da cuenta de que el proceso digital facilita su trabajo (por ejemplo, ya no tiene que lidiar con papeles), la aceptación suele ser muy alta.
