Pokonywanie specyficznych wyzwań w rachunkowości budowlanej
Rachunkowość w branży budowlanej różni się zasadniczo od innych sektorów. Projekty często trwają dłużej niż 12 miesięcy, co komplikuje rachunek zysków i strat. Poprawne księgowanie zaliczek, faktur częściowych i końcowych jest częstym źródłem błędów. Ponadto, istnieje potrzeba precyzyjnego rozdziału kosztów na poszczególne place budowy jako centra kosztowe, aby móc ocenić rentowność każdego projektu. Bez dokładnej bazy danych z placu budowy, jakiekolwiek sensowne powtórne kalkulacje są praktycznie niemożliwe. Innym problemem są rezerwy na gwarancję i pokrycie, które muszą być prowadzone w bilansie przez wiele lat. Ta złożoność skutkuje tym, że ręczne przetwarzanie dokumentów papierowych i niestrukturalnych notatek cyfrowych może zajmować do 15 godzin tygodniowo i projektantów. Cyfryzacja tych procesów to nie luksus, lecz konieczność, aby zapewnić konkurencyjność.
GoBD: Podstawy prawne dla Twoich procesów cyfrowych
„Zasady prawidłowego prowadzenia i przechowywania książek, zapisów i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych” (GoBD) są wiążące dla każdego przedsiębiorstwa w Niemczech. Ten przepis administracyjny władz skarbowych określa, jak należy traktować dane istotne dla podatków. 10 kluczowych wymagań można podsumować pod terminem bezpieczeństwa rewizyjnego. Obejmuje to między innymi:
- Przejrzystość: Każde zapisanie musi mieć odpowiedni dowód.
- Pełność: Wszystkie transakcje muszą być rejestrowane bez luk.
- Nieodwracalność: Dane raz wprowadzone nie mogą być zmieniane bez protokołowania.
- Terminowe rejestrowanie: Zapisy i notatki muszą być dokonywane na bieżąco.
Wielu dyrektorów nie docenia faktu, że GoBD wykracza znacznie poza samą rachunkowość finansową. Również dane z systemów poprzedzających, takich jak cyfrowe rejestrowanie czasu pracy, dokumentacje fotograficzne usterek lub dzienniki budowlane są dotknięte, jeśli są one podstawą do faktur. Brak lub wadliwa dokumentacja procedury może prowadzić do dotkliwych oszacowań przez urząd skarbowy podczas kontroli, co może zwiększyć zysk o nawet 10%.
Tworzenie cyfrowego mostu między placem budowy a rachunkowością
Kluczem do zgodnej z GoBD i efektywnej rachunkowości finansowej jest bezbłędna cyfrowa dokumentacja bezpośrednio na placu budowy. Od listopada 2020 roku elektroniczna faktura (XRechnung) jest obowiązkowa dla zamówień publicznych, co dodatkowo zwiększa nacisk na cyfryzację. Ale jak udać się do wdrożenia w często chaotycznej rzeczywistości budowlanej? Proces nie zaczyna się w biurze, ale na smartfonie Twoich pracowników. Zamiast przesyłać informacje i zdjęcia w sposób niestrukturalny przez WhatsApp, można je wprowadzać za pomocą prostego, prowadzonego interfejsu w sposób prawnie uzasadniony. To zmniejsza obciążenie administracyjne w biurze o nawet 80%. Taki sposób cyfrowego zbierania danych zapewnia, że wszystkie istotne informacje – takie jak pogoda, obecni pracownicy, wykonane usługi i zdjęcia – są automatycznie rejestrowane z znakiem czasu i odniesieniem do projektu i archiwizowane w sposób niezmienny. Dzięki temu tworzysz solidną podstawę do wszystkich pozostałych procesów handlowych i do optymalizacji procesów.
Automatyzacja kosztów i fakturowania
Dokładne obliczenie kosztów stanowi podstawę zarządzania przedsiębiorstwem w branży budowlanej. Potrzebujesz aktualnych danych, aby wiedzieć, jak sytuacja finansowa Twoich placów budowy się przedstawia. Ręczne przenoszenie kart pracy, listów przewozowych i pomiarów do oprogramowania rachunkowego nie tylko zajmuje dużo czasu, ale również stanowi ogromne źródło błędów. Dzięki cyfrowemu gromadzeniu danych na placu budowy, te informacje są strukturalnie i w czasie rzeczywistym przekazywane do biura. Możesz przypisać godziny i koszty materiałów bezpośrednio do właściwych nośników kosztów (placów budowy). To umożliwia szybkie i dokładne powtórne kalkulacje, które natychmiast ujawniają odchylenia od stanu docelowego. Na tej podstawie do 50% szybciej można sporządzać faktury częściowe i końcowe, co bezpośrednio poprawia przepływ gotówki w Twoim przedsiębiorstwie oraz zapewnia finansowanie budowy .
Podsumowanie: Twoja korzyść z Valoon
Złożoność rachunkowości finansowej w firmach budowlanych wymaga odejścia od procesów ręcznych i niestrukturalnych rozwiązań wyspowych. Cyfryzacja jest jedynym sposobem, aby trwale zapewnić pewność prawa zgodnie z GoBD, efektywność i rentowność. Valoon dokładnie w tym miejscu interweniuje, radykalnie upraszczając gromadzenie danych na placu budowy. Zamiast obciążać pracowników kolejną aplikacją, Valoon wykorzystuje już ustalone WhatsApp do strukturalnej i prawnie uzasadnionej dokumentacji. Największą zaletą jest prostota i wynikająca z niej wysoka akceptacja na placu budowy. Otrzymujesz bez dodatkowego szkolenia bezbłędną, zgodną z GoBD bazę danych, co przyspiesza procesy rachunkowe, redukuje błędy i przywraca Ci kontrolę nad kosztami Twojego projektu. Zrób pierwszy krok w kierunku usprawnienia Twoich procesów przedsiębiorstwa.
Czy jesteś gotowy, aby uprościć swoją rachunkowość finansową i uczynić ją zgodną z prawem? Zarezerwuj teraz swoją darmową wersję demonstracyjną i dowiedz się, jak Valoon buduje most między Twoim placem budowy a biurem.
Więcej linków
Das Federalny Urząd Statystyczny (Destatis) oferuje kompleksowy przegląd tematu budownictwa w Niemczech.
Na stronie Federalnego Urzędu Statystycznego (Destatis) znajdziesz szczegółowe dane i wykresy dotyczące branży budowlanej.
Der Główny Związek Przemysłu Budowlanego Niemiec w PDF zawiera ważne liczby i fakty dotyczące gospodarki budowlanej.
Rozdział u Springera porusza specyficzny temat w kontekście branży budowlanej.
Die Wyższa Szkoła Zawodowa w Osnabrück informuje o module, który dotyczy istotnych tematów inżynierii budowlanej.
Das Magazyn Trialog w artykule przybliża cyfrową transformację w branży budowlanej.
FAQ
Czy musimy przechowywać nasze dokumenty papierowe po zeskanowaniu?
Nie, pod warunkiem „zastępującego skanowania” dokumenty papierowe mogą być zniszczone. Proces skanowania musi być dokładnie opisany w dokumentacji procedur, która zapewnia czytelność, pełność i niezmienność skanu.
Nasi pracownicy już korzystają z WhatsApp do zdjęć z placu budowy. Czy to nie wystarczy?
Nie, niestrukturalne korzystanie z WhatsApp nie spełnia wymogów GoBD. Zdjęcia nie są archiwizowane w sposób rewizyjny, kontekst często ginie, a brak jest systematycznego przypisania do projektów i procesów. Valoon wykorzystuje prostotę WhatsApp, ale kieruje dane do strukturalnego, prawnie uzasadnionego systemu.
Jakie dane na placu budowy są istotne dla rachunkowości?
Istotne są wszystkie dane, które są podstawą dla zapisów lub faktur. Należą do nich przepracowane godziny (rejestrowanie czasu), zużyty materiał (listy przewozowe), wykonane usługi (pomiar, dziennik budowlany), dokumentacje fotograficzne usterek lub postępów budowy oraz wszelka korespondencja prowadząca do zamówienia.
Co się stanie, jeśli nie przestrzegamy GoBD?
Podczas kontroli przedsiębiorstwa urząd skarbowy może odrzucić księgowość jako nieprawidłową. Może to prowadzić do oszacowania przychodów i zysków, co skutkuje poważnymi zaległościami podatkowymi oraz potencjalnymi karami.
Czy potrzebujemy drogiego oprogramowania kompletnego do cyfryzacji?
Nie koniecznie. Najważniejszym krokiem jest cyfryzacja i strukturyzacja zbierania danych u źródła – na placu budowy. Proste, akceptowalne rozwiązanie, takie jak Valoon, może służyć jako most do istniejącego oprogramowania księgowego i dostarcza niezbędnych czystych danych bez dużych nakładów inwestycyjnych.
Jak przekonać moich pracowników do nowego cyfrowego procesu?
Kluczem jest prostota i klarowna korzyść dla pracownika. Zamiast wprowadzać skomplikowaną nową aplikację, rozwiązania takie jak Valoon opierają się na znanych narzędziach, takich jak WhatsApp. Gdy pracownik zauważy, że cyfrowy proces ułatwia mu pracę (np. brak zgrzytania papierami), zazwyczaj akceptacja jest bardzo wysoka.
