Depășirea provocărilor specifice în contabilitatea construcțiilor
Contabilitatea în domeniul construcțiilor se deosebește fundamental de celelalte industrii. Proiectele se întind adesea pe mai mult de 12 luni, ceea ce complică contabilitatea profiturilor și pierderilor. Corecta înregistrare a facturilor parțiale, a avansurilor și a facturilor finale este o sursă frecventă de erori. În plus, există necesitatea de a aloca costurile precis pe fiecare șantier ca centre de cost, pentru a putea evalua rentabilitatea fiecărui proiect. Fără o bază de date exactă de pe șantier, reevaluarea ulterioară devine practic imposibilă. O altă problemă sunt rezervele de garanție și acoperire, care trebuie să fie înregistrate în bilanț pe parcursul mai multor ani. Această complexitate duce la faptul că procesarea manuală a documentelor pe hârtie și notelor digitale neorganizate poate consuma până la 15 ore pe săptămână pentru fiecare manager de proiect. Digitalizarea acestor procese nu este un lux, ci o necesitate pentru a asigura competitivitatea.
GoBD: Fundamentul legal pentru procesele tale digitale
„Principiile pentru modul corect de gestionare și păstrare a cărților, înregistrărilor și documentelor în formă electronică, precum și pentru accesul la date” (GoBD) sunt obligatorii pentru orice companie din Germania. Această directivă administrativă a autorităților fiscale stabilește modul în care datele digitale relevante din punct de vedere fiscal trebuie tratate. Cele 10 cerințe centrale pot fi rezumate prin termenul de securitate în revizie. Acestea includ, printre altele:
- Trasabilitate: Fiecare înregistrare trebuie să fie susținută de un document.
- Completitudine: Toate tranzacțiile trebuie să fie înregistrate fără lacune.
- Imuabilitate: Datele odată înregistrate nu pot fi modificate fără documentare.
- Înregistrare în timp util: Înregistrările și documentele trebuie să fie efectuate prompt.
Mulți directori subestimează faptul că GoBD depășește cu mult contabilitatea financiară de bază. De asemenea, datele din sistemele anterioare, cum ar fi înregistrarea digitală a timpului, documentația foto a defectelor sau jurnalul de construcție sunt afectate, dacă servesc drept bază pentru facturi. O documentație procedurală absentă sau defectuoasă poate conduce la estimări severe din partea autorităților fiscale în timpul unei inspecții, care pot crește profitul cu până la 10%.
Construiește digital puntea între șantier și contabilitate
Cheia pentru contabilitatea financiară conformă GoBD și eficientă stă în documentarea digitală complete, direct pe șantier. Din noiembrie 2020, factura electronică (XInvoice) este obligatorie pentru contractele publice, ceea ce amplifică presiunea pentru digitalizare. Dar cum se realizează implementarea în cadrul adesea haotic al construcțiilor? Procesul nu începe în birou, ci pe smartphone-ul angajaților tăi. În loc să trimiți informații și fotografii neorganizate prin WhatsApp, acestea pot fi înregistrate direct, în mod legal, printr-o interfață simplă. Aceasta reduce sarcinile administrative în birou cu până la 80%. O astfel de înregistrare digitală asigură că toate informațiile relevante – cum ar fi vremea, angajații prezenți, serviciile prestate și dovezile foto – sunt archiviate automat cu un marcaj temporal și o referință la proiect și sunt imuabile. Astfel creezi o bază solidă pentru toate procesele comerciale ulterioare și o optimizare clară a procesului.
Automatizarea contabilității de costuri și facturării
O contabilitate precisă a costurilor este inima managementului unei companii în construcții. Ai nevoie de cifre actualizate zilnic pentru a ști unde se află financiar șantierele tale. Transferul manual al fișelor de timp, avizelor de livrare și măsurătorilor într-un software de contabilitate nu este doar lent, ci și o sursă imensă de erori. Prin înregistrarea digitală pe șantier, aceste date sunt transmise structurativ și în timp real biroului. Astfel poți aloca orele și costurile materialelor direct centrelor de cost corecte (șantiere). Aceasta permite o reevaluare punctuală și precisă, care face imediat vizibile abaterile de la starea preconizată. Pe această bază, facturile intermediare și finale pot fi create cu până la 50% mai repede, ceea ce îmbunătățește direct fluxul de numerar al companiei tale și asigură finanțarea fazei de construcție. Concluzie: Avantajul tău cu Valoon
Complexitatea contabilității financiare în companiile de construcții necesită o abandonare a proceselor manuale și a soluțiilor insulare neorganizate. Digitalizarea este singura cale pentru a asigura conformitatea legală în conformitate cu GoBD, eficiența și rentabilitatea într-un mod sustenabil. Valoon abordează exact acest aspect, simplificând radical colectarea datelor pe șantier. În loc să îți încarci angajații cu o aplicație suplimentară, Valoon folosește WhatsApp-ul deja consacrat pentru o documentare structurată și legală.
Cel mai mare avantaj constă în simplitatea sa și în rata mare de acceptare pe șantier. Der größte Vorteil liegt in der Einfachheit und der daraus resultierenden hohen Akzeptanz auf der Baustelle. Primești o bază de date completă, conformă cu GoBD, fără costuri de instruire, care accelerează procesele tale contabile, reduce erorile și îți redă controlul asupra costurilor proiectului tău. Fă primul pas pentru optimizarea proceselor companiei tale..
Ești pregătit să simplifici contabilitatea ta financiară și să o faci conformă din punct de vedere legal? Programează acum demo-ul tău gratuit și află cum Valoon construiește puntea între șantierul tău și biroul tău.
Mai multe linkuri
Das Oficiul Federal de Statistică (Destatis) oferă o imagine de ansamblu cuprinzătoare asupra subiectului construcțiilor în Germania.
Pe pagina Oficiului Federal de Statistică (Destatis) găsești tabele și date detaliate despre industria construcțiilor.
Der Asociația Principală a Industriei Construcțiilor din Germania oferă într-un document PDF date și fapte importante despre economia construcțiilor.
Un capitol la Springer abordează o temă specifică în contextul industriei construcțiilor.
Die Universitatea Osnabrück informează despre un modul care abordează subiecte relevante din ingineria civilă.
Das Revista Trialog analizează într-un articol transformarea digitală în domeniul construcțiilor.
FAQ
Trebuie să păstrăm documentele noastre pe hârtie după scanare?
Nu, cu condiția „scanării de înlocuire”, documentele pe hârtie pot fi distruse. Procesul de scanare trebuie să fie descris în detaliu într-o documentație procedurală, care asigură lizibilitatea, completitudinea și imuabilitatea documentului digital.
Angajații noștri folosesc deja WhatsApp pentru fotografii de pe șantier. Nu este suficient?
Nu, utilizarea neorganizată a WhatsApp nu îndeplinește cerințele GoBD. Imaginile nu sunt arhivate în mod legal, contextul se pierde adesea și lipsește o atribuire sistematică la proiecte și proceduri. Valoon folosește simplitatea WhatsApp, dar canalizează datele într-un sistem structurat și sigur din punct de vedere legal.
Ce date de pe șantier sunt relevante pentru contabilitate?
Relevante sunt toate datele care servesc drept bază pentru înregistrări sau facturi. Acestea includ orele lucrate (înregistrarea timpului), materialul consumat (avizele de livrare), serviciile prestate (măsurători, jurnalul de construcție), documentațiile foto ale defectelor sau ale stadiului construcției, precum și orice corespondență care duce la un contract.
Ce se întâmplă dacă nu respectăm GoBD?
În timpul unei inspecții, autoritățile fiscale pot respinge contabilitatea ca fiind necorespunzătoare. Acest lucru poate duce la o estimare suplimentară a veniturilor și profiturilor, ceea ce va rezulta în plăți de taxe severe și posibilități de amenzi.
Avem nevoie de un software complet costisitor pentru digitalizare?
Nu neapărat. Pasul cel mai important este digitalizarea și structurarea colectării datelor la sursă – șantier. O soluție simplă și acceptată precum Valoon poate servi ca punte către software-ul tău contabil existent și furnizează datele necesare, curate, fără investigații mari.
Cum îmi conving angajații de un nou proces digital?
Cheia este simplitatea și un beneficiu clar pentru angajat. În loc să introduci o aplicație nouă complexă, soluțiile precum Valoon se bazează pe unelte cunoscute precum WhatsApp. Când angajatul observă că procesul digital îi facilitează munca (de exemplu, fără hârtii), acceptanța este de obicei foarte ridicată.
