Superar desafios específicos na contabilidade de construção
A contabilidade no setor da construção difere fundamentalmente de outros setores. Os projetos muitas vezes se estendem por mais de 12 meses, o que dificulta a demonstração de resultados. O registro correto de faturas de adiantamento, parciais e finais é uma fonte comum de erro. Além disso, há a necessidade de distribuir custos de forma precisa entre os diferentes canteiros de obras como centros de custo, para poder avaliar a rentabilidade de cada projeto. Sem uma base de dados exata do canteiro de obras, uma reavaliação é praticamente impossível. Outro problema são as provisões e retornos de garantia que precisam ser mantidos no balanço por anos. Essa complexidade resulta em que o processamento manual de documentos em papel e notas digitais não estruturadas pode levar até 15 horas por semana para cada gerente de projeto. A digitalização desses processos não é um luxo, mas uma necessidade para garantir a competitividade.
GoBD: A base legal para seus processos digitais
Os “Princípios para a correta gestão e retenção de livros, registros e documentos em forma eletrônica, bem como para o acesso a dados” (GoBD) são vinculativos para todas as empresas na Alemanha. Esta diretriz administrativa das autoridades fiscais estabelece como os dados relevantes para impostos devem ser tratados. Os 10 requisitos centrais podem ser resumidos sob o termo segurança de auditoria. Isso inclui, entre outros:
- Rastreabilidade: Cada registro deve ser fundamentado em um documento.
- Completude: Todas as transações comerciais devem ser registradas de forma contínua.
- Imutabilidade: Uma vez registrados, os dados não podem ser alterados sem registro.
- Registro oportuno: Os lançamentos e registros devem ser feitos de forma tempestiva.
Muitos gerentes subestimam que a GoBD vai muito além da contabilidade financeira. Dados de sistemas anteriores, como a captura de tempo digital, documentações fotográficas de defeitos ou diários de obra também são afetados se servirem como base para faturas. Uma documentação de procedimentos ausente ou inadequada pode levar a estimativas severas pelo fisco durante uma auditoria, o que pode aumentar o lucro em até 10%.
Construindo a ponte digital entre o canteiro de obras e a contabilidade
A chave para uma contabilidade financeira eficiente e conforme à GoBD está na documentação digital contínua diretamente no canteiro de obras. Desde novembro de 2020, a fatura eletrônica (XRechnung) é obrigatória para contratos públicos, aumentando a pressão para a digitalização. Mas como implementar isso na rotina muitas vezes caótica da construção? O processo começa não no escritório, mas no smartphone de seus funcionários. Em vez de enviar informações e fotos de forma não estruturada por WhatsApp, elas podem ser capturadas de forma legal através de uma interface simples e guiada. Isso reduz o esforço administrativo no escritório em até 80%. Esse tipo de captura digital garante que todas as informações relevantes – como clima, funcionários presentes, serviços prestados e registros fotográficos – sejam automaticamente arquivadas de forma imutável e com um carimbo de data/hora e referência ao projeto. Assim, você cria uma base sólida para todos os processos comerciais subsequentes e uma otimização de processos.
Automação da contabilidade de custos e faturamento
Uma contabilidade precisa de custos é o cerne da gestão empresarial na construção. Você precisa de números atualizados diariamente para saber onde suas obras estão financeiramente. A transferência manual de boletins de horas, notas de entrega e medições para um software de contabilidade não é apenas lenta, mas também uma enorme fonte de erros. Através da captura digital no canteiro de obras, esses dados fluem para o escritório de forma estruturada e em tempo real. Assim, você pode alocar as horas e custos de materiais diretamente aos centros de custo (canteiros de obras) corretos. Isso possibilita uma reavaliação oportuna e precisa, que torna desvios em relação ao estado desejado imediatamente visíveis. Com base nisso, faturas parciais e finais podem ser emitidas até 50% mais rápido, melhorando diretamente o fluxo de caixa da sua empresa e garantindo a financiamento da fase de construção .
Conclusão: Sua vantagem com a Valoon
A complexidade da contabilidade financeira em empresas de construção exige uma mudança de processos manuais e soluções isoladas não estruturadas. A digitalização é o único caminho para garantir de forma sustentável a segurança jurídica segundo a GoBD, eficiência e rentabilidade. A Valoon atua exatamente aqui, simplificando radicalmente a coleta de dados no canteiro de obras. Em vez de sobrecarregar seus funcionários com mais um aplicativo, a Valoon utiliza o WhatsApp já estabelecido para uma documentação estruturada e legal. A maior vantagem está na simplicidade e na alta aceitação resultante no canteiro de obras. Você obtém uma base de dados ininterrupta, conforme à GoBD, sem a necessidade de treinamento, que acelera seus processos de contabilidade, reduz erros e devolve o controle sobre os custos do seu projeto. Dê o primeiro passo para a otimização dos seus processos empresariais.
Está pronto para simplificar sua contabilidade e torná-la legal? Agende agora sua demonstração gratuita e descubra como a Valoon constrói a ponte entre seu canteiro de obras e seu escritório.
Mais links
Das Instituto Federal de Estatística (Destatis) oferece uma visão abrangente sobre o tema da construção na Alemanha.
Na página do Instituto Federal de Estatística (Destatis) você encontrará tabelas e dados detalhados sobre o setor da construção.
Der Associação Principal da Indústria da Construção Alemã disponibiliza em um documento PDF números e fatos importantes sobre a economia da construção.
Um capítulo em Springer trata de um tema específico no contexto da economia da construção.
Die Universidade de Osnabrück informa sobre um módulo que aborda temas relevantes de engenharia civil.
Das Revista Trialog destaca em um artigo a transformação digital no setor da construção.
FAQ
Devemos manter nossos documentos em papel após a digitalização?
Não, sob a condição da “digitalização substitutiva”, os documentos em papel podem ser destruídos. Para isso, o processo de digitalização deve ser descrito de forma detalhada na documentação do procedimento, garantindo a legibilidade, completude e imutabilidade do documento digital.
Nossos funcionários já usam o WhatsApp para fotos do canteiro de obras. Isso não é suficiente?
Não, o uso não estruturado do WhatsApp não atende aos requisitos da GoBD. As imagens não são arquivadas de forma segura para auditoria, o contexto muitas vezes se perde e falta uma associação sistemática a projetos e processos. A Valoon aproveita a facilidade do WhatsApp, mas canaliza os dados em um sistema estruturado e legal.
Quais dados no canteiro de obras são relevantes para a contabilidade?
São relevantes todos os dados que servem de base para lançamentos ou faturas. Isso inclui horas trabalhadas (registro de tempo), material consumido (notas de entrega), serviços prestados (medições, diário de obra), documentações fotográficas de defeitos ou do andamento da obra, bem como qualquer correspondência que conduza a um contrato.
O que acontece se não cumprirmos a GoBD?
Durante uma auditoria, a Receita Federal pode rejeitar a contabilidade como não conforme. Isso pode resultar em uma reavaliação de receitas e lucros, levando a multas e possivelmente a pagamentos de impostos significativos.
Precisamos de um software completo caro para a digitalização?
Não necessariamente. O passo mais importante é digitalizar e estruturar a coleta de dados na fonte – o canteiro de obras. Uma solução simples e aceita como a Valoon pode servir como uma ponte para seu software de contabilidade existente, fornecendo os dados limpos necessários sem altos custos de investimento.
Como convenço meus funcionários a adotarem um novo processo digital?
A chave é a simplicidade e um benefício claro para o funcionário. Em vez de introduzir um novo aplicativo complexo, soluções como a Valoon utilizam ferramentas conhecidas, como o WhatsApp. Quando o funcionário percebe que o processo digital facilita seu trabalho (por exemplo, sem mais papelada), a aceitação geralmente é muito alta.
