Las principales ventajas de un vistazo
Una transición a procesos digitales puede aumentar la productividad hasta en un 25 %. La documentación de construcción basada en la nube es el primer y más importante paso para las empresas de construcción. Ofrece una plataforma central para todos los participantes del proyecto y los datos. Aquí están las cuatro ventajas decisivas:
- Ahorro de tiempo: La automatización de los informes diarios de construcción ahorra a los jefes de obra hasta 90 minutos de trabajo manual al día.
- Seguridad jurídica: Una documentación completa e inalterable te protege en 9 de cada 10 disputas y asegura tus reclamaciones de garantía.
- Reducción de costos: Al evitar errores y reducir el trabajo adicional, los costos del proyecto disminuyen en un 15 % de media.
- Transparencia: Todos los participantes tienen acceso en cualquier momento al estado actual del proyecto, lo que mejora la colaboración en un 50 %.
Esta base permite desbloquear los verdaderos potenciales de la digitalización.
Del caos de papeles a la documentación segura en la nube
Todavía más del 60 % de las empresas de construcción dependen de notas manuales y documentación fotográfica no estructurada. Este enfoque no solo es ineficiente, sino que conlleva riesgos significativos, ya que los registros escritos a mano a menudo son ilegibles y las fotos sin contexto carecen de valor probatorio. Una documentación digital de construcción resuelve este problema al almacenar toda la información de manera central y buscable. Con una solución basada en la nube, todos los datos son accesibles desde cualquier dispositivo, ya sea en la oficina o en el sitio de construcción. La ventaja decisiva radica en el registro automático, que hace que cada cambio sea rastreable. Esto crea una base sólida de pruebas para cualquier eventualidad. La transición a una software en la nube para la construcción no es un lujo, sino una necesidad para las empresas que miran al futuro.
Conformidad con GoBD y GDPR: Un requisito para cada empresa de construcción
Los «Principios para la correcta gestión y conservación de libros, registros y documentos en forma electrónica, así como para el acceso a los datos» (GoBD) son vinculantes para cualquier empresa en Alemania. Exigen un archivado a prueba de auditoría, donde los documentos digitales se almacenan de forma inalterable. Una documentación de construcción basada en la nube cumple con este requisito de forma estándar. Valoon garantiza que todos los datos se almacenan en servidores alemanes de acuerdo con el GDPR. Al elegir un software, es crucial optar por un proveedor que ofrezca un contrato de procesamiento de datos (AVV) conforme al GDPR. Esto asegura que estés legalmente protegido y que puedas presentar toda la documentación requerida con solo un clic durante una auditoría. Así tu software de gestión documental se convierte en un garante de cumplimiento.
Aumentar la eficiencia: Cómo puedes ahorrar tiempo y dinero con procesos automatizados
Los informes diarios de construcción manuales cuestan a un jefe de obra entre 4 y 8 horas a la semana. Una documentación de construcción basada en la nube automatiza completamente este proceso. Toda la información recopilada a lo largo del día – fotos, notas, datos meteorológicos, asistencia – se integra automáticamente en el informe. El sistema crea un documento PDF terminado que puede ser enviado de inmediato. Esta automatización reduce la carga administrativa en un 80 %. Pero los beneficios van mucho más allá del mero ahorro de tiempo:
- Reducción de errores: La recopilación automática de datos previene errores de transcripción, que ocurren en 3 de cada 10 informes manuales.
- Facturación más rápida: Gracias a la documentación exhaustiva del estado del rendimiento, se pueden crear y aprobar facturas parciales un 40 % más rápido.
- Gestión optimizada de defectos: Los defectos se registran por foto, se ubican y se asignan directamente a un responsable, lo que reduce a la mitad el tiempo de corrección.
- Planificación de recursos: La vista en tiempo real del progreso de la construcción permite una planificación del personal y los materiales un 20 % más precisa.
Con la documentación de construcción automatizada no solo ganas tiempo, sino también datos valiosos para la gestión de tus proyectos.
El sitio de construcción en el centro de atención: Aceptación a través de la simplicidad
El mejor software es inútil si no es aceptado por los empleados en el sitio de construcción. Las aplicaciones complejas con largos tiempos de entrenamiento fallan en el 95 % de los casos. La clave del éxito es una solución que se integre en el flujo de trabajo habitual. Valoon aborda precisamente esto, basándose en WhatsApp, una herramienta que ya utilizan más del 90 % de los trabajadores de la construcción. Los empleados no necesitan una nueva app ni formación. Se comunican como de costumbre, mientras Valoon en el fondo archiva de manera segura todos los datos relevantes en la documentación digital de construcción en un archivo. Esta simplicidad asegura una tasa de aceptación del 100 % desde el primer día y supera las barreras lingüísticas gracias a una traducción en vivo integrada en más de 20 idiomas. Así, la documentación móvil del sitio de construcción se convierte en una parte natural del día a día.
Conclusión: Tu ventaja con Valoon
La transición a una documentación de construcción basada en la nube es la decisión estratégica correcta para cualquier empresa de construcción orientada al futuro. No solo aumenta la eficiencia y reduce costos, sino que minimiza sobre todo tus riesgos legales. Con Valoon, este paso se realiza sin obstáculos. Obtienes una solución que es simple, eficiente y segura desde el punto de vista legal y es aceptada de inmediato por todo tu equipo. Pon fin al caos comunicativo y a la burocracia. Asegura procesos claros y documentaciones consistentes que te respalden. Así podrás concentrarte en lo que realmente importa: construir.
¿Estás listo para revolucionar tu documentación de construcción en solo un día? Reserva ahora tu demo gratuita y descubre cómo Valoon hace tus proyectos más fáciles y seguros.
Más enlaces
de.digital ofrece información sobre el índice de digitalización para Alemania, que mide el progreso de la digitalización en diversas áreas.
PwC publica un comunicado de prensa sobre su estudio de la industria de la construcción en 2023, que destaca el estado de la digitalización y la sostenibilidad.
Fraunhofer IESE ofrece en un artículo de blog un estudio sobre la digitalización en la industria de la construcción.
Oficina Federal de Estadística (Destatis) proporciona un documento PDF sobre el potencial de digitalización en la estadística de actividades de construcción.
Asociación Central de la Construcción Alemana (ZDB) presenta un documento de posición sobre el tema de la digitalización en el sector de la construcción.
Asociación Principal de la Industria de la Construcción Alemana ofrece números y datos completos sobre el estado actual de la industria de la construcción.
Statista proporciona estadísticas sobre el grado de implementación de la digitalización en la industria de la construcción en la región D-A-CH.
Telekom informa en un comunicado de prensa sobre el índice de digitalización para pequeñas y medianas empresas, con un enfoque especial en la industria de la construcción.
FAQ
¿Qué es exactamente una documentación de construcción basada en la nube?
Una documentación de construcción basada en la nube es un sistema en el que todos los datos relevantes para un proyecto de construcción, como fotos, planos, informes y registros de comunicación, se almacenan no en local, sino en un servidor central accesible a través de Internet (la nube). Esto permite que todos los participantes del proyecto autorizados accedan a la información actual en cualquier momento y desde cualquier lugar.
¿Por qué es tan importante la conformidad con GoBD?
El GoBD (Principios para la correcta gestión y conservación de libros, registros y documentos en forma electrónica, así como para el acceso a los datos) es un requisito de la administración fiscal alemana. Asegura que todos los documentos digitales relevantes para impuestos sean almacenados de manera rastreable, completa, correcta, oportuna, ordenada e inalterable. Una documentación de construcción conforme a GoBD es, por lo tanto, reconocida como prueba en auditorías fiscales y disputas legales.
¿Funciona la documentación sin conexión a Internet en el sitio de construcción?
Sí, los buenos sistemas basados en la nube ofrecen funcionalidad fuera de línea. Los empleados pueden recopilar datos incluso sin una conexión a Internet activa. Una vez que el dispositivo vuelve a estar en línea, la información se sincroniza automáticamente con el servidor central. Esto asegura una documentación exhaustiva incluso en sitios de construcción con mala cobertura de red.
¿Qué datos deben registrarse en una documentación de construcción?
Una documentación completa de construcción debe incluir al menos el diario de construcción (incluyendo clima, número de personal, servicios prestados), una documentación fotográfica del progreso de la construcción, la identificación y seguimiento de defectos, la documentación de impedimentos o incidentes especiales, así como todos los planos y correspondencia relevantes.
¿Cómo ayuda una solución basada en la nube en la colaboración con subcontratistas?
A través de una gestión de derechos y roles, puedes otorgar acceso selectivo a subcontratistas sobre áreas relevantes del proyecto. Así pueden reportar defectos directamente, documentar su estado de desempeño o acceder a planos, sin tener acceso a datos internos de la empresa. Esto mejora notablemente la coordinación y acelera los procesos.
¿Se pueden exportar los datos al final de un proyecto?
Sí, un software profesional permite la exportación completa de todos los datos del proyecto en formatos comunes como PDF o ZIP. Esto es importante para la archivación a largo plazo y la entrega de la documentación al cliente al finalizar el proyecto.
