Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick
Eine Umstellung auf digitale Prozesse kann die Produktivität um bis zu 25 % steigern. Die cloudbasierte Baudokumentation ist dabei der erste und wichtigste Schritt für Bauunternehmen. Sie bietet eine zentrale Plattform für alle Projektbeteiligten und Daten. Hier sind die vier entscheidenden Vorteile:
- Zeitersparnis: Die Automatisierung von Bautagesberichten spart Bauleitern täglich bis zu 90 Minuten an manueller Arbeit.
- Rechtssicherheit: Eine lückenlose und unveränderbare Dokumentation schützt Sie bei 9 von 10 Streitfällen und sichert Ihre Gewährleistungsansprüche ab.
- Kostensenkung: Durch die Vermeidung von Fehlern und die Reduzierung von Nacharbeiten sinken die Projektkosten um durchschnittlich 15 %.
- Transparenz: Alle Beteiligten haben jederzeit Zugriff auf den aktuellen Projektstand, was die Zusammenarbeit um 50 % verbessert.
Diese Grundlage ermöglicht es, die wahren Potenziale der Digitalisierung zu heben.
Vom Zettelchaos zur rechtssicheren Dokumentation in der Cloud
Noch immer verlassen sich über 60 % der Bauunternehmen auf manuelle Notizen und unstrukturierte Fotodokumentation. Dieses Vorgehen ist nicht nur ineffizient, sondern birgt erhebliche Risiken, da handschriftliche Aufzeichnungen oft unleserlich sind und Fotos ohne Kontext keinen Beweiswert haben. Eine digitale Baudokumentation löst dieses Problem, indem sie alle Informationen zentral und durchsuchbar speichert. Mit einer cloudbasierten Lösung sind alle Daten von jedem Gerät aus abrufbar, egal ob im Büro oder auf der Baustelle. Der entscheidende Vorteil liegt in der automatischen Protokollierung, die jede Änderung nachvollziehbar macht. Dies schafft eine solide Beweisgrundlage für alle Eventualitäten. Die Umstellung auf eine Cloud-Software für den Bau ist somit kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit für zukunftsfähige Unternehmen.
GoBD- und DSGVO-Konformität: Ein Muss für jedes Bauunternehmen
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sind für jedes Unternehmen in Deutschland bindend. Sie fordern eine revisionssichere Archivierung, bei der digitale Dokumente unveränderbar gespeichert werden. Eine professionelle, cloudbasierte Baudokumentation erfüllt diese Anforderung standardmäßig. Valoon gewährleistet, dass alle Daten auf deutschen Servern DSGVO-konform gespeichert werden. Bei der Auswahl einer Software ist es entscheidend, auf einen Anbieter zu setzen, der einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß DSGVO anbietet. Dies stellt sicher, dass Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind und bei einer Betriebsprüfung alle Nachweise mit nur einem Klick vorlegen können. So wird Ihre Dokumentenmanagement Software zum Garanten für Compliance.
Effizienz steigern: Wie Sie mit automatisierten Prozessen Zeit und Geld sparen
Manuelle Bautagesberichte kosten einen Bauleiter im Schnitt 4 bis 8 Stunden pro Woche. Eine cloudbasierte Baudokumentation automatisiert diesen Prozess vollständig. Alle über den Tag erfassten Informationen – Fotos, Notizen, Wetterdaten, Anwesenheiten – fließen automatisch in den Bericht ein. Das System erstellt daraus ein fertiges PDF-Dokument, das sofort versendet werden kann. Diese Automatisierung reduziert den administrativen Aufwand um bis zu 80 %. Die Vorteile gehen aber weit über die reine Zeitersparnis hinaus:
- Fehlerreduktion: Automatische Datenerfassung verhindert Übertragungsfehler, die bei 3 von 10 manuellen Berichten auftreten.
- Schnellere Abrechnung: Durch die lückenlose Dokumentation des Leistungsstands können Abschlagsrechnungen 40 % schneller erstellt und freigegeben werden.
- Optimiertes Mängelmanagement: Mängel werden per Foto erfasst, verortet und direkt einem Verantwortlichen zugewiesen, was die Behebungsdauer halbiert.
- Ressourcenplanung: Die Echtzeit-Übersicht über den Baufortschritt ermöglicht eine um 20 % präzisere Planung von Personal und Material.
Durch die automatisierte Baudokumentation gewinnen Sie nicht nur Zeit, sondern auch wertvolle Daten zur Steuerung Ihrer Projekte.
Die Baustelle im Fokus: Akzeptanz durch Einfachheit
Die beste Software ist nutzlos, wenn sie von den Mitarbeitern auf der Baustelle nicht angenommen wird. Komplexe Anwendungen mit langen Einarbeitungszeiten scheitern in 95 % der Fälle. Der Schlüssel zum Erfolg ist eine Lösung, die sich in den gewohnten Arbeitsablauf integriert. Valoon setzt genau hier an, indem es auf WhatsApp basiert – einem Tool, das bereits von über 90 % der Bauschaffenden genutzt wird. Mitarbeiter benötigen keine neue App und keine Schulung. Sie kommunizieren wie gewohnt, während Valoon im Hintergrund alle relevanten Daten rechtssicher in der digitalen Bauakte archiviert. Diese Einfachheit sorgt für eine Akzeptanzrate von 100 % ab dem ersten Tag und überwindet Sprachbarrieren durch eine integrierte Live-Übersetzung in über 20 Sprachen. So wird die mobile Baustellendokumentation zum selbstverständlichen Teil des Alltags.
Fazit: Ihr Vorteil mit Valoon
Die Umstellung auf eine cloudbasierte Baudokumentation ist die strategisch richtige Entscheidung für jedes zukunftsorientierte Bauunternehmen. Sie steigert nicht nur die Effizienz und senkt die Kosten, sondern minimiert vor allem Ihre rechtlichen Risiken. Mit Valoon gelingt dieser Schritt ohne Hürden. Sie erhalten eine Lösung, die einfach, effizient und rechtssicher ist und von Ihrem gesamten Team sofort akzeptiert wird. Machen Sie Schluss mit dem Kommunikationschaos und der Zettelwirtschaft. Sorgen Sie für klare, nachvollziehbare Prozesse und eine lückenlose Dokumentation, die Ihnen den Rücken freihält. So können Sie sich wieder auf das konzentrieren, was wirklich zählt: das Bauen.
Sind Sie bereit, Ihre Baudokumentation in nur einem Tag zu revolutionieren? Buchen Sie jetzt Ihre kostenlose Demo und erfahren Sie, wie Valoon Ihre Projekte einfacher und sicherer macht.
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de.digital bietet Einblicke in den Digitalisierungsindex für Deutschland, der den Fortschritt der Digitalisierung in verschiedenen Bereichen misst.
PwC veröffentlicht eine Pressemitteilung zu ihrer Studie über die Baubranche 2023, die den Stand der Digitalisierung und Nachhaltigkeit beleuchtet.
Fraunhofer IESE bietet in einem Blog-Artikel eine Studie zur Digitalisierung in der Baubranche an.
Statistisches Bundesamt (Destatis) stellt ein PDF-Dokument zum Digitalisierungspotenzial in der Bautätigkeitsstatistik bereit.
Zentralverband Deutsches Baugewerbe (ZDB) präsentiert ein Positionspapier zum Thema Digitalisierung in der Bauwirtschaft.
Hauptverband der Deutschen Bauindustrie bietet umfassende Zahlen und Fakten zur aktuellen Lage der Bauindustrie.
Statista liefert eine Statistik zum Umsetzungsgrad der Digitalisierung in der Bauindustrie in der D-A-CH-Region.
Telekom informiert in einer Medieninformation über den Digitalisierungsindex Mittelstand, mit einem speziellen Fokus auf das Baugewerbe.
FAQ
Was genau ist eine cloudbasierte Baudokumentation?
Eine cloudbasierte Baudokumentation ist ein System, bei dem alle für ein Bauprojekt relevanten Daten wie Fotos, Pläne, Berichte und Kommunikationsverläufe nicht lokal, sondern auf einem zentralen, über das Internet erreichbaren Server (der Cloud) gespeichert werden. Dies ermöglicht allen berechtigten Projektbeteiligten jederzeit und von überall den Zugriff auf aktuelle Informationen.
Warum ist die GoBD-Konformität so wichtig?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist eine Anforderung der deutschen Finanzverwaltung. Sie stellt sicher, dass alle steuerrelevanten digitalen Unterlagen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar aufbewahrt werden. Eine GoBD-konforme Baudokumentation ist somit bei Betriebsprüfungen und in Rechtsstreitigkeiten als Beweismittel anerkannt.
Funktioniert die Dokumentation auch ohne Internetverbindung auf der Baustelle?
Ja, gute cloudbasierte Systeme bieten eine Offline-Funktionalität. Mitarbeiter können Daten auch ohne aktive Internetverbindung erfassen. Sobald das Gerät wieder online ist, werden die Informationen automatisch mit dem zentralen Server synchronisiert. Dies gewährleistet eine lückenlose Dokumentation auch auf Baustellen mit schlechter Netzabdeckung.
Welche Daten sollten in einer Baudokumentation erfasst werden?
Eine vollständige Baudokumentation sollte mindestens das Bautagebuch (inkl. Wetter, Personalstärke, erbrachte Leistungen), eine Fotodokumentation des Baufortschritts, die Mängelerfassung und -verfolgung, die Dokumentation von Behinderungen oder besonderen Vorkommnissen sowie alle relevanten Pläne und Schriftwechsel umfassen.
Wie hilft eine cloudbasierte Lösung bei der Zusammenarbeit mit Subunternehmern?
Über ein Rechte- und Rollenmanagement können Sie Subunternehmern gezielten Zugriff auf relevante Projektbereiche geben. Sie können so Mängel direkt melden, ihren Leistungsstand dokumentieren oder auf Pläne zugreifen, ohne Zugriff auf interne Unternehmensdaten zu erhalten. Das verbessert die Koordination und beschleunigt die Prozesse erheblich.
Können die Daten am Ende eines Projekts exportiert werden?
Ja, eine professionelle Software ermöglicht den vollständigen Export aller Projektdaten in gängigen Formaten wie PDF oder ZIP. Dies ist wichtig für die langfristige Archivierung und die Übergabe der Dokumentation an den Bauherrn nach Projektabschluss.
